ARHIVSKI VJESNIK 13. (ZAGREB, 1970.)
Strana - 542
plastičnih dijelova i indigo-papira, a zatim se opremaju propisanim zaštitnim omotima koji su tiskani kao formulari. Registratura je dužna da predane spise upiše u popis o predaji, koji sadrži ulazni broj, registraturnu oznaku po planu odlaganja, sadržaj ili naslov svežnjića, vremenski raspon, rok čuvanja i konačnu arhivsku signaturu ili bilješku o kasaciji, odnosno predaji državnom arhivu. Registratura ispunjava oznaku, sadržaj, vremenski raspon i rok čuvanja, te predaje popis u tri kopije upravnom arhivu. Arhivar dotičnog arhiva kontrolira popis i predanu građu i ispunjava pri primanju građe ulazni broj u popisu i na svakom svežnjiću. Taj broj teče redom za cjelokupnu građu bez obzira na ustanove koje predaju građu, odnosno da li ustanova koja predaje građu to čini istovremeno za više svojih odjela. To znači da ni ustanove ni odjeli nisu odvojeni ulaznim brojem. Ulazni broj svežnjića je u isto vrijeme i broj njihova uskladišten ja, odnosno smještaja na policama. Konačnu arhivsku signaturu i spomenute bilješke arhivar ispunjava kad se o građi donese konačna odluka. I ovaj popis u posljednje se vrijeme mijenja. Sada je na prvom mjestu tekući broj koji se odnosi samo na broj svežnjića jednog popisa predane građe, tako da se lako može utvrditi broj predanih svežnjića. Ulazni broj je sada u četvrtoj rubrici, i on je u isto vrijeme i skladišni broj. Taj podatak kao i prije ispunjava arhivar. Šesta tačka je također izmijenjena. Izbačena je »konačna arhivska signatura«, budući da se sređivanje fondova uvijek vrši u »krajnjem« arhivu. Jedan primjerak popisa predane građe vraća se registraturi, a ostala dva ostaju arhivu. Jedan služi kao pomoćno sredstvo, a drugi se slaže kronološki prema redoslijedu predaje upravnom arhivu, po redu ulaznih brojeva, tako da služi kao popis uskladištenja. Predaja spisa državnim arhivima Postupak predaje građe državnim arhivima sličan je postupku preuzimanja u upravni arhiv. Preduvjet za preuzimanje građe jest njena sređenost. Sređenost predanog fonda mora biti u skladu s planom važećim u tom trenutku odlaganja spisa, a ukoliko on nije uveden, treba se osloniti na strukturni plan sređivanja. Državni arhivi preuzimaju u pravilu samo svežnjiće na čijim su omotima pravilno ispunjeni podaci. Pri predaji ti se svežnjići povezuju po redoslijedu u svežnjeve čija debljina ne smije prijeći 20 cm. Svaki svežanj mora imati cedulju koja sadrži njegov redni broj i naziv registrature. I za predaju državnim arhivima služe isti popisi predane građe koji se upotrebljavaju u upravnim arhivima, samo što se njima prilaže jedna dodatna lista na kojoj su oznake svežnjeva. Popisi se rade u dva primjerka. Jedan ostaje u državnom arhivu a drugi se vraća radnoj jedinici kojoj građa pripada, a ona u pravilu snosi i troškove transporta. Državni arhivi vode u vezi s preuzimanjem i planiranjem preuzimanja građe dvije evidencije registratura, kako je to predviđeno smjernicama Državne arhivske uprave iz 1966 12 . Prva evidencija (Registraturbildnerkartei) daje pregled 12 Richtlinie für die Führung von Registraturbildnerkartein und Registraturbildnerakten in den staatlichen Archiven (Staav 1966). Literatura Pored već spomenute stručne literature koristio sam se pri pisanju ovog članka radovima dra F. Bečka, G. Dohmea, dra Liselotte Enders, dra G. Falka, dra U. Hessa i dra H. J. Schreckenbacha. Posebno moram spomenuti knjigu dra G. Endersa: Archivverwaltungslehre, i posebni otisak iz Uvoda u studij povijesti, IV poglavlje — Die Archive — dra H. Lötzkea. Od istog pisca spominjem i poseban otisak iz: Ubersicht über die Bestände des Deutschen Zentralarchivs Potsdam. 542
