ARHIVSKI VJESNIK 11-12. (ZAGREB, 1968-1969.)

Strana - 335

12. Inventar u obliku kartoteke ima prednost pred knjigom jer je spretniji za rukovanje, a kartice s podacima lakše se premještaju i nadopunjuju. Opravdan je prigovor da takav inventar nema dovoljno izražen karakter dokumentarnosti. Za potrebe istraživača svakako je bolje stâviti na raspolaganje kartoteku nego knjigu. Zato ćemo najbolje učiniti ako za službene potrebe izradimo inventar u obliku knjige, a za potrebe istraživača u obliku kartoteke. Kartotečni listići slažu se u tri niza: 1. prema naslovima fondova svrstanih u Skupine prema njihovoj prirodnoj srodnosti, odnosno povezanosti, 2. prema redu signatura i 3. prema smještaju u spremištu. 13. Štampani inventar. Poželjno je da se inventari štampaju ako imaju veliku važnost za nauku i javni život uopće. Štampaju se inventari samo potpuno završenih fondova i kada smo uvjereni da više neće biti nikakvih izmjena u sistemu klasifikacije. Obično se publicira skraćena redakcija osnovnog arhivskog inventara, dok se podaci sekundarnog značenja ispuštaju. Format štampanog inventara nameće vrsta materijala, a najpogodniji je format in quarto. Takav inventar svakako mora da sadrži uvod ispred samog tekstualnog dijela popisa. On u bitnim crtama treba da obuhvati historijat ustanove, sasma kratko, leksikografski. Zatim dolazi historijat samog fonda, napose smještaj i radovi na njemu prije preuzimanja u arhiv, zajedno s kratkom informacijom što je na njemu rađeno u arhivu (sređivanje, škartiranje), upozorenje na arhivska pomagala kojima se istraživači mogu koristiti i na pojedine vrednije serije. Pri tome treba imati u vidu ne samo historičare u užem smislu riječi nego i ostale stručnjake, kao što su pravnici, ekonomisti, kulturni historičari itd., ili pak one službe kojima su arhivski podaci potrebni za rješavanje različitih aktuelnih pitanja. Bibliografske podatke, kao i indeks (kazalo), bolje je dati posebno na kraju općeg inventara za sve fondove zajedno, nego li na kraju svakog pojedinog fonda. Kazalo se sastoji od tri niza: 1. predmetno kazalo (index rerum), 2. kazalo imena (index nominorurn) i kazalo mjesta (index locorum). Bibliografija obuhvaća popis stručne i naučne literature koja se odnosi na rad i djelovanje ustanove ili ličnosti čijim je radom arhiv nastao. Unošenje biliografije u inventar upravo mu daje stvarni značaj pomagala u naučnoistraživačkom radu. B. Vodiči Vodiči su veoma važna pomagala u radu. Po svom obliku i sadržaju veoma su različiti. Često sadrže samo kratke bilješke o historijatu i sadržaju jednog arhivskog fonda, ili pak predstavljaju opise fondova jedne ili više arhivskih ustanova. Nekada se približavaju inventarima čineći prijelaz prema njima. Sad zalaze manje, sad više u pojedinosti, a obično donose i bibliografske podatke. Mogu se izraditi i vodiči za svu arhivsku građu svih arhivskih ustanova u zemlji, ili za pojedine regije, a mogu se razraditi u odnosu na neku određenu temu. 335