ARHIVSKI VJESNIK 11-12. (ZAGREB, 1968-1969.)
Strana - 332
9. Razrada sumarnog inventara općeg tipa. Sumarni inventari predstavljaju jednostavno numeričko nabrajanje arhivskih jedinica, tj. pojedinih uredskih knjiga u formi svezaka, svežnjeva spisa, kutija, mapa itd., u okviru određenih organskih cjelina. Označuju sadržaj svezaka ili svežnjeva u općim obrisima zajedno s početnim i završnim datumima; k tomu i njihovu količinu, katkada i oznaku mjesta u spremištu. Pretpostavljajući da smo izvršili opis svih arhivskih jedinica i da smo obavili kontrolu dobivenih podataka, pristupit ćemo razradi samog inventara. Glavni zadatak bit će raspored serija, pri čemu postoje različite mogućnosti s obzirom na razlike u strukturi pojedinih fondova. Postoje uglavnom dva sistema: inventar arhivskog fonda mora da odrazi ili organizacionu strukturu ustanove čijim je radom arhivska dokumentacija nastala ili da iskaže materiju prema njezinim funkcijama Kod suvremenog arhivskog fonda proizišlog iz moderne administracije, u inventaru će se ogledati struktura ustanove, a nju u najvećem broju slučajeva neće biti teško ustanoviti. Prema tome ćemo serije rasporediti u inventaru unutar pojedinih odjela, odsjeka, referada itd., a ako se ovi ne daju utvrditi onda po vrstama poslova (opći poslovi, personalni poslovi, gospodarsko poslovanje, građevni poslovi itd.). Ovaj posljednji sistem osobito odgovara prirodi privrednih arhiva, dok će prvi bolje odgovarati arhivima registraturne provenijencije. Unutar odsjeka, odjela raspored će zavisiti od same materije, njezine vrste, važnosti i karaktera. Najčešće će serije biti raspoređene prema njihovoj uzajamnoj povezanosti. U osnovi uvijek leži raspored po kronologiji ili po materiji. Korespondencija će biti raspoređena abecednim redom, a starija građa prema njezinim formalnim karakteristikama (isprave, protokoli, spisi). Stanovitu poteškoću čini to što kod nas ne postoje čvrsti klasifikacioni sistemi i što se sitemi odlaganje spisa u registraturi ne poklapaju s organizacionom strukturom ustanova u potpunosti. Dati neku shemu koja bi mogla poslužiti uzorom jedva je moguće zbog raznovrsnosti u sastavu i karakteru arhivske građe pojedinih fondova. Dovoljno je ukazati na razlike između fondova upravnopolitičkih organa, sudova, privrednih ustanova i poduzeća. Upravo ovdje dolazi do izražaja znanje i snalažljivost arhivskog radnika. Svakomu će dobro doći proučavanje i analiziranje dobrih, gotovih inventara. 2 2 Na ovome mjestu moram upozoriti na primjer iz Arhivskog vjesnika VI, 1963, str. 256—257, koji nikako ne bi mogao poslužiti kao primjer. Prije svega, on nije u skladu s uvodnom napomenom da se »arhivska i registraturna građa u ovom inventaru popisuje redom prema pojedinim grupama, a unutar grupa prema fondovima i zbirkama . . .«. Logično je da bi »Zbirka najstarijih povelja« (red. br. 9) morala doći na prvo mjesto, već zato što su to povelje i što su najstarije. Za inventar je bitna struktura, a te u razrađenom obrascu nema! Pojedinačne povelje, pisma, planove, karte — ako ne pripadaju nekoj organskoj cjelini — trebalo je uvrstiti u odgovarajuće zbirke povelja, pisama, planova, karata, a iz danog primjera se razabire da takve zbirke postoje. Stare registrature čine u arhivu skupinu za sebe, u rasporedu ne mogu doći nikako iza zbirki. Sistema mora biti i u rasporedu serija. Blagajničke knjige ne mogu doći ispred urudžbenih zapisnika. Računske knjige uopće treba razlikovati od administrativnih, pa ih tako treba grupirati i u inventaru. Teško bi bilo u naše vrijeme, kad u administraciju sve više prodiru razna mehanografska sredstva, preporučati »špalte« svojstvene administraciji prošloga i pretprošloga stoljeća. Uostalom, umjesto fiktivnog inventara, kakav je tamo prikazan kao obrazac, bilo bi korisnije da su se za razne vrste arhivske građe iznijeli izvodi iz stvarnih inventara, naravno ukoliko se temelje na određenim principima. 332
