ARHIVSKI VJESNIK 6. (ZAGREB, 1963.)

Strana - 251

STRUČNE UPUTE ZA IZRADU I VOĐENJE EVIDENCIJA U ARHIVIMA 1. KNJIGA PRIMLJENE ARHIVSKE GRADE (Obrazac 1) U knjigu primljene arhivske građe upisuje se sva arhivska i registraturna građa koju arhiv preuzima u svoja spremišta na čuvanje bez uvjeta, a predavatelju, u pravilu, nakon predaje prestaju u pogledu predane građe dotadašnja vlasnička, posjednička i druga prava. Preuzeta građa upisuje se u knjigu na osnovu primopredajnog zapisnika ili drugog dokumenta o preuzimanju, odmah nakon preuzimanja i onim redom kako ulazi u arhivska spremišta. Sva građa preuzeta na osnovu jednog primopredajnog zapisnika odnosno drugog dokumenta upisuje se pod jedan redni broj. Naknadno preuzeti dijelovi istoga fonda ili zbirke upisuju se pod novim rednim brojem, a brojevi se međusobno vežu. U knjigu se unose oni podaci i onako kako se u času preuzimanja moglo utvrditi i navesti u primopredajni zapisnik, odnosno kako je navedeno u nekom drugom dokumentu. Stranice knjige se numeriraju. U rubriku 2 knjige (»Osnovni podaci o građi«) upisuju se pojedinačno ili skupno (po serijama): a) diplome (povelje) i slobodni spisi: naziv, tko ih je i komu izdao, kratki »sadržaj, datum (ili vremenski raspon) original ili kopija, pergamena, ako je pisano na pergameni, (broj komada), b) kodeksi: naslov, vrsta (protokol, registar itd.) autor, godina ili vremenski raspon, pergamena ako su kodeksi iz pergamene, broj svezaka, c) ostale arhivalije (planovi, karte, fotografije i dr.) s podacima analognim kao pod a) i b), d) fondovi i zbirke: napiše se naslov fonda, zbirke, a zatim se unese popis primljene građe: aa) serije uredskih knjiga (npr: djelovodnici, registri-kazala, računovodstvene knjige itd.) godina ili vremenski raspon, broj svezaka, kutija, svežnjeva i slično, bb) serije spisa (npr.: opći spisi, spisi tajništva, financijski spisi itd.) r godina ili vremenski raspon, broj svežnjeva, kutija i dr. U kolonu 3 (»Bilješke«) ubilježuje se po redu: a) naziv predavatelja i naslov predaje (dar, otkup...), b) datum preuzimanja, c) registraturni broj pod kojim je zaprimljen primopredajni zapisnik ili drugi dokumenti o preuzimanju, d) eventualne napomene o stanju preuzete građe, e) naznaka rednog broja s kojim se dotični redni broj eventualno povezuje, f) smještaj građe u spremištu (olovkom ako je smještaj privremen). PRIMJERI ZA ISPUNJAVANJE Rubrika 2 Rubrika 3 1) Isprava kojom Kaptol zagrebački potvrđuje ugovor kojim grof Auersperg prodaje dobro Bosiljevo grofu Nugentu, 18. X 1825, original s visećim pečatom, pergamena. 2) Diploma kojom Leopold I podjeljuje plemstvo Grguru Severn (Szever) 10. I 1667. original na pergameni. Darovao dr. D. Milosevic 7. n 1946. vidi br. 54/1946. Pečat oštećen, tekst djelomično nečitljiv. U Acta varia. Otkupljeno od N. Babica 12. X 1948. vidi br. 592/1948. Pečat otpao. U zbirci diploma. 251