ARHIVSKI VJESNIK 4-5. (ZAGREB, 1962.)
Strana - 401
b) Zavođenje akata u djelovodnik: Upozoriti kako treba voditi djelovcdnik (da li u povezanim ili nepovezanim arcima); razjasniti pojam pravne i fizičke osobe iu vezi sa zavođenjem akata u djelovodnik na primjerima; upozoriti da li ima slučajeva angažovanja osnovnih brojeva od strane referanata pojedinih organizacionih jedinica koji ostaju nepopunjeni uslijed čega ima pojava da razni predmeti dobivaju isti osnovni broj; upozoriti na okolnost da isti predmet u istoj kalendarskoj godini može imati samo 1 osnovni broj bez obzira da li ga rješava upravni organ, kolegijalno tijelo ili predstavničko tijelo; ukazati na nepravilno korištenje ili uopće nekorištenje podbrojeva (pravilno sastavljanje podbrojeva — nepotrebno angažovanje podbrojeva umjesto popisa akata i slično); upozoriti da se u opći djelovodnik ne unose akti koji se odnose na matične upise ili državljanstvo jer se uz matične knjige i knjigu državljana vode po postojećim propisima posebni djevovodnici; upisivanje u registar (upisivanje po predmetu i ažurnost) ; c) Upotreba omota (kada upotrebiti košuljicu) d) Popis akata: Razjasniti upotrebu popisa akata i za Kûju vrstu akata se oni osnivaju; tko određuje za koje će predmete se voditi popisi akata i kada se to u pravilu određuje (Popisi akata se na primjer osnivaju kod podnesaka za izdavanje raznih ali istovrsnih uvjerenja; o plaćenom porezu, imovnom stanju, biračkom pravu i sl.j; kako se eviduntira osnivanje popisa akata u djelovooniku, njihovo zaključivanje i povezivanje uz djelovodnik; e) Rokovnici: osnivanje i način upotrebe, f) Interna dostavna knjiga. g) Otpremanje pošte: Na koji način se evidentira utrošak poštarine (dostavna knjiga za poštu i kontrolnik poštarine): h) Razvođenje pošte: 4 načina razvođenja pošte (na primjerima), i) Arbiviranje predmeta: da li starješina organa uprave na početku svake godine utvrđuje plan arhivskih znakova; da li su iz Naredbe o planu jedinstvenih arhivskih znakova za sve organe uprave na teritoriju NRH (Nar. nov. 7/58) uzeti samo oni znakovi i za one vrste poslova, koji mogu doći do primjene kod dotičnog organa ili je u cijelosti prepisana citirana naredba (na primjer ima pojava da su u plan ušli znakovi za poslove pravosudne uprave ili geodetsko-katastarske službe). Nadalje, kod manjih narodnih odbora i ustanova nije potrebno uvoditi znakove za podvrste poslova kao na primjer,, da se za građevinske poslove ustanovi arhivski znak 38,1, za urbanizam arhivski znak 38,2 i za komunalne poslove arhiv, znak 38,3, nego je dovoljno uzeti samo arhiv, znak 38 s oznakom: »građevinarstvo, urbanizam i komunalno-stambeni poslovi«.) j) Podnošenje izvještaja o stanju primljenih, rješenih i nerješenih predmeta: da li šef pisarnice podnosi svakog mjeseca neposrednom starješini naprijed navedeni izvještaj, toč. 126 Uputstva. Na kraju upozoriti na osnivanje novih evidencija za iduću godinu i to: djelovodnika, registra, popisa akata, referentskih knjiga, dostavnu knjigu za mjesto, kontrolnika poštarine; uredske knjige voditi samo na propisanim obrascima. Dalje krajem godine: donijeti plan arhivskih znakova za narednu godinu, donijeti rješenje o vođenju popisa akata, izvršiti zaključivanje knijga i evidencija i njihovo uvezivanje, (kod popisa akata prethodno izvršiti unošenje broja upisa iz popisa akata u djelovodnik, a zatim ih uvezati sa djelovodnikom). Paziti da se na prvoj strani djelovodnika poveže i plan arhiv, znakova. — 401
