ARHIVSKI VJESNIK 3. (ZAGREB, 1960.)

Strana - 500

IV. Kartoteku arhivske i registraturne građe izvan arhiva V. Vodič kroz arhiv VI. Inventar I. Opći provizorni inventar Opći provizorni inventar predstavlja sumarni, popis svih arhivskih fondova i zbirki jedne arhivske ustanove i zamjenjuje' takav pravi inventar do njegove konačne izrade. Ima svrhu da omogući prvo orijentaciono snalaženje u arhivskoj građi, a istovremeno da posluži kao službeni dokumenat o ovoj vrsti narodne imovine, što je u ostalom i zakonom predviđeno. Primjerak izrađen u obliku knjige — sveska mora biti propisano prošiven i pečaćan. Za praktične potrebe i s obzirom da se radi najvećim dijelom o novijem registraturnom materijalu, koji će kao sirovi materijal u toku sređivanja biti podvrgnut škartiranju, tj. izlučivanju za historijsku nauku bezvrijednih i nevažnih spiïsa i drugih predmeta, razradit će se ovaj inventarni popis još i u obliku kartoteke. Uz ovaj provizorni inventar potrebno je napraviti također i popis inventara, odnosno pregiedni popis fondova i zbirki obuhvaćenih u općem provizornom inventaru. Vidi obrazac br. 1. II. Knjiga primljene arhivske građe (ulazni inventar) Ovaj očevidnik mora voditi svaki arhiv počevši od i. siječnja 1960. U načelu kao osnova za njezinu izradu služi primopredajna dokumentacija, a ukoliko ova ne postoji, potrebno je učiniti grubi popis prilikom preuzimanja građe u spremište. Ta evidencija ima službeni karakter i ne može služiti za redovitu tekuću upotrebu. Uz tu knjigu vodi se također abecedno kazalo, a po izvršenom upisu unose se podaci o građi u opći provizorni inventar. Vidi obrazac br. 2. III. Knjiga depozita S obzirom na posebnu narav depozita i na pravni odnos između depozitara i u:tanove svaka ustanova, ukoliko, naravno, za to postoji potreba, mora uz knjigu primljene građe voditi taikođer i knjigu depozita, koja će uz opće podatke sadržavati još i klauzulu o utvrđenom pravnom odnosu. Vidi obrazac br. 3. IV. Kartoteka registraturne i arhivske građe izvan arhiva Na bazi anketnog materijala prikupljenog evidencijom registratura u toku 1959. godine svaka arhivska ustanova će izraditi za svoje područje specijalnu kartoteku sve one građe koja se nalazi izvan njezinih spremišta. Vidi obrazac br. 4. V. Vodič kroz arhiv Da bi se zadovoljile prijeke potrebe naše historijske nauke te da bi se istraživačima pružila mo

;

gućnost da se ubuduće u većoj mjeri koriste arhivskom građom nego što je to do sada bio slučaj, Arhivski savjet donio je zaključak da se izrade vodiči kroz arhiv, koji će istraživačima pružiti, prema mogućnostima, što iscrpnije podatke o sadržaju pojedinih fondova i zbirki, bez obzira da li su konačno sređeni ili ne. Vidi obrazac br. 5. VI. Inventar Tek pošto arhivi ustroje sva napred navedena pomagala i evidencije, koja sva imaju službeni značaj, pa su prema tome obavezna za sve arhivske ustanove na području NR Hrvatske, pristupit će sređivanju arhivske građe i izradi inventara, i to za svaki pojedini fond, odnosno zbirku, posebno. Pod inventarom u strogom smislu riječi treba shvatiti metodički popis arhivskih jedinica sistematizi— 500 —