ARHIVSKI VJESNIK 1. (ZAGREB, 1958.)

Strana - 422

rubrika poslovnog broja 296-1907, pa se prelazi na novi poslovni broj. U tom se slučaju, ovaj novi poslovni broj, označuje na prethodnom poslovnom broju kao podbroj. Nepraktičnost ovog sistema bila je upravo u ograničenosti rubrika u upisniku za svaki poslovni broj. Osnovno, što se željelo postići, jedinstvo predmeta, ne samo u registraturi, nego već u samom upisniku, nije ovim sistemom postignuto. Iako se u praksi češće mijenjao način bilježenja ili upisivanja, ipak je u svim godinama bio u praksi sistem, koji je poštivao prednost čuvanja spisa po predmetima. Zato uvijek kod Zemaljske vlade nailazimo na takvo vođenje registrature, da postoji korjeniti ili glavni broj za jedan predmet u jednom registraturnom razdoblju, a za svaki spis opet poslovni broj, te ponekiput i redni broj. Ako se u idućoj kalendarskoj godini predmet nastavljao, postupalo se jednako kao u prethodnoj godini: predmet je dobio najprije novi poslovni broj, a onda je označen sa korjenitim brojem iz prošle godine. Ako je predmet prelazio u novi registraturni period, onda je prvi broj tog predmeta u novom periodu postao korjeniti broj predmeta za ovaj novi registraturni period. Ponekad se obavljalo i presigniranje starog korjenitog broja, a svi su onda spisi odloženi na najmlađi korjeniti broj. Događalo se, da je tokom poslovanja došlo do promjene karaktera nekog predmeta. Tada se otvarao za taj predmet novi korjeniti broj, a nazivan je »srodni« broj. U zapisniku i spisovniku se to posebno ubilježavalo, to je t. zv. oznaka veze. Prvotni pak korjeniti broj, iz kojeg je novi predmet proizašao, nazvan je »matični« broj u odnosu na srodni broj. Prema izloženom, poslovni broj imao je razne nazive, već prema svom funkcionalnom značenju. Ukratko se to može rezimirati: 1) Poslovni broj je onaj broj, pod kojim je akt proveden u upisniku. 2) Glavni ili korjeniti broj je prvi poslovni broj, kojim je predmet započet. 3) Podbroj je poslovni broj, na kojeg je prenijeto upisivanje akata korjenitog broja, odnosno, predbroja. 4) Predbroj je poslovni broj, koji je prethodio, odnosno, od kojeg je nastavljeno s evidentiranjem na podbroj. (To je kod prvog podbroja korjeniti ili glavni broj). 5) Srodni broj je novi poslovni odnosno korjeniti broj, kad je predmet tokom poslovanja promjenio karakter, te zahtijeva zasebno rješavanje. 6) Matični broj je raniji glavni ili korjeniti broj s obzirom na srodni broj, ili broj, iz kojeg je proistekao srodni broj. 7) Redni broj (nije poslovni broj!) pokazuje mjesto nekog spisa unutar jednog korjenitog broja ili unutar neke registraturne oznake. Poznavanje ovih funkcija poslovnog broja bilo je važno za pisarnicu kao i za registraturu. Za brzo snalaženje trebalo je voditi urudžbeni zapisnik uredno i pedantno, a još pažljivije se moralo obavljati signiranje spisa. Cijeli sistem obilovao je zato velikim brojem knjiga, koje su služile kao pomagala za registraturu, odnosno za samu pisarnicu. U upisnik se pored navedenih oznaka brojeva unosila i oznaka ili šifra registrature prema određenom sistemu (vidi III. dio). Ta šifra sadržavala je »oznaku« ili »skupinu« ili »razdjel« i »podoznaku« ili »svezak«. Izvjestitelj se označavao najčešće inicijalima pojedinih referenata. — 422 —