Ruszoly József: Szeged szabad királyi város törvényhatósága 1872–1944. Tanulmányok és forrásközlés - Tanulmányok Csongrád megye történetéből 35. (Szeged, 2004)
XX. Rész. Intézetek, intézmények és üzemek - XXI. Rész. Ügyrend
479. § A kiadó útján vagy postai úton kézbesített ügyiratok átadó vevényeit (vétíveit) rendszerint nem kell iktatni, hanem jegyzék mellett kell az irattárnak átadni. Ezeket a kézbesítési íveket külön kell kezelni 5000 számot magában foglaló iratnyalábban és csak akkor kell az iratokhoz felcsatolni, ha azokra szükség van. 480. § Az érdekelt ügyfeleknek és igazolt képviselőiknek a polgármester megengedheti, hogy az irattárban őrzött iratokat a hivatalos órákban megtekinthessék és lemásolhassák. Ha valamely irat lemásolását az ügymenet hátránya nélkül, de az engedély alapján a fél megbízásából a hivatal valamelyik alkalmazottja végzi, ezért a szabályszerű állami okirati illetéken kívül a hatósági díjakról szóló rendeletekben megállapított másolási díj — ez idő szerint minden megkezdett oldal után egy pengő —jár. Egy-egy oldalra legalább 32 sort kell írni, anélkül, hogy a szavakat feltűnően elnyújtanák. Az irattáros a polgármester engedélyével saját neve alatt igazolványt adhat a feleknek arról, hogy valamely ügyirat az irattárban, esetleg az előadónál van, vagy nem érkezett az irattárba, vagy esetleg onnét kivétetett. 481. § Közbenső intézkedéseket (felvilágosító irat kérése, hiányzó mellékletek bekíváná- sa) válaszos levelezőlap felhasználásával kell megtenni olyképpen, hogy a levelezőlapot maga az előadó állítja ki és adja ki, sőt a válasz cím oldalát is kitölti. Feltünteti egyúttal a levelezőlapon azt is, hogy a hivatal vagy a fél hova küldje a választ. Az ilyen ügyek kezelői kezelés nélkül az előadónál maradnak a válasz beérkeztéig, tehát a kezelés szempontjából elintézetlenként szerepelnek. A közbeeső intézkedésre adott választ nem kell iktatni. Úgy a kapott, mint az adott határidőket nyilvántartásba kell venni. Ezt vagy az irattáros, vagy az azzal megbízott végzi. A határidők nyilvántartására határidő napló szolgál, amely a dolog természeténél fogva egyúttal sürgetési napló is. Ez a napló bekötött könyv, az év minden egyes napjára külön lappal (Mellékletek 6. sz. minta). A határidő naplóba azoknak az ügyeknek iktatószámait és levéltári számait kell bevezetni, amelyben az egyes szakhivatalokhoz intézett rendeletekre, vagy más hatóságokhoz intézett megkeresésekre jelentést, illetve választ várnak, vagyis a kapott és adott határidőket egyaránt. Az irattáros a kezelés után irattárba kerülő ügydarabok közül kiválasztja a határidőseket, és átadja azokat a nyilvántartásba vétellel megbízott alkalmazottnak. A határidőt feltűnően, színes irónnal kell az iratra feljegyezni. A határidőnek naptárilag meghatározott napra (pl. 1942. december 1.) kell szólni, nem pedig pl. határidő 8 nap. Ezért a kiadó a határidős ügyeket a többi előtt másoltatja le, hogy a kitűzött határidő ne előzhesse meg az elküldést. Ha a kívánt válasz a kitűzött határidőre megérkezik, a nyilvántartásba ezt a tényt be kell vezetni. 297
