Ruszoly József: Szeged szabad királyi város törvényhatósága 1872–1944. Tanulmányok és forrásközlés - Tanulmányok Csongrád megye történetéből 35. (Szeged, 2004)
XX. Rész. Intézetek, intézmények és üzemek - XXI. Rész. Ügyrend
475. § Az irattárba, levéltárba kerülő iratokat mindenek előtt meg kell vizsgálni abból a szempontból, hogy a kiadmányozás (leírás) valóban megtörtént-e. Bármilyen hiány észlelése esetén az iratot a kiadónak vissza kell adni. A rendben talált ügy darabot az iktatókönyv vonatkozó rovatából, mint véglegesen elintézettet, keletbélyegzővel ki kell vezetni, s az iktatói és levéltári sorszámot magában foglaló sorszámjelző könyvbe meg kell jelölni. Az iratok irattári kezelése a levéltári alapszámos rendszer szerint történik. E szerint ugyanarra az ügyre vonatkozó minden ügyiratot öt éven át ahhoz a levéltári számhoz kell csatolni, s ez alatt irattárba helyezni, amely levéltári számmal az ügy megkezdődött. Öt év múlva, ha az ügynek további folytatása van, új levéltári számot kell adni, áthozva az iratot a f. évi anyag közé. Minden évben új és külön sortári könyvet kell készíteni annyi számmal, amennyit az iktatókönyv feltüntet. A sortári könyv („Melléklet” 4. sz. minta) arra való, hogy annak segítségével bármely iktatószámnak levéltári száma feltalálható legyen. Ez a nyomtatvány az állandó használat miatt csak a legerősebb papírból készülhet. 476. § Amint az irattárba felszerelés végett beadott iratok fel vannak szerelve, az iktató azokat a felszerelést nem igénylő iktatmányokkal együtt az előadói kiosztó könyvekben, illetve a hivatalok kiosztó könyveibe bevezeti, és ezen átadókönyvekkel együtt az előadóhoz juttatja. A „ma” vagy „sürgős” jelzésű iratokat az irattáros az iktatótól való átvétel után azonnal, a többieket 24 óra alatt köteles felszerelni és az iktatóhoz visszajuttatni, aki azokat az előadónak kézbesítteti (Mellékletek 5. sz. minta). 477. § Az irattáros a kiadóhivatalból az elintézett ügyek visszamaradt iratait (fogalmazványok, előadmányok stb.) jegyzék mellett veszi át, ezeket rendezi, a határidős darabokat kiválasztja, s ezekre nézve az alább következő rendelkezések szerint jár el, míg az irattár számára maradó összes iratokat kivezetés és feldolgozás után az irattárba elhelyezi. 478. § Az iratcsomókból arányos, lehetőleg egyenlő nagyságú iratnyalábokat kell alakítani, melyeket kemény fedelek közé elhelyezve és címfelirattal (számtól - számig, évszám) ellátva hevederrel kell átkötni. Az egyes iratnyalábokat úgy kell megállapítani, hogy a címfeliraton kerek számok legyenek. Olyan iratcsomókat, amelyekhez a következő években új iktatmányok, azaz utószámok érkeznek, mindig abba az iratnyalábba kell áthelyezni, amelybe a folyó évi levéltári alapszám szerint tartoznak. 296
