Barta László - Labádi lajos: Szentes Város Levéltára 1703-1950 - A Csongrád megyei levéltár kiadványai. Segédletek 5. (Szeged, 1995)

POLGÁRI KOR

A fond két állagra tagolódik: al Elnöki iratok. 1855 januárjától külön iktatták a felsőbb hatóságoktól elnöki szám alatt érkezett megkereséseket, rendeleteket. Az iratokat évenként újrakezdődő sorszámozással iktatták és irattározták, jelenleg is ebben a rendben vannak. Az iratokon fel van tüntetve a küldő fél iktatószáma is. A polgármesteri hivatal saját elnöki iktatószámát aláhúzással különböztették meg, az iratok ezek emelkedő sorrendjében fekszenek. Az 1861—67 közötti évekből elnöki iratok nem maradtak fenn, valószínűleg nem is keletkeztek. 1868-ból mindössze két darab elnöki irat található, 1869. augusztus végétől végleg megszakadt a külön elnöki iktatás. Elnöki iktatókönyvek az 1855—59 közötti évekből maradtak. bl Általános iratok. A polgármesteri hivatalban 1852. augusztus 2-től kezdődött el az önálló iktatás. Ezt megelőzően minden iratot a tanácsi iktatóban tartottak nyilván. A városi tisztikar személyi összetételének stabilizálódása után Basa József járási főszolgabíró a szolgabírói hivatalban meghonosított iratkezelést vezettette be a szentesi polgármesteri hivatalban is. A beérkező iratokat évenként újrakezdődő sorszámozással iktatták és irattározták. Az iktató- és mutatókönyv mellett rendszeresítettek egy ún. levelezőkönyvet, amelyben a választ igénylő megkereséseket külön is nyilvántartották. A levelezőkönyv tartalmazza a küldő hatóság nevét, iktatószámát, a megkeresés tárgyát, valamint a polgármesteri válasz kivonatát. Az iktatókönyvtől függeüen sorszámozással vezették, de a levelezőkönyvi sorszám mellett feltüntették a választ igénylő levél polgármesteri iktatószámát. A levelezőkönyvi sorszám folyamatos, ellenben a polgármesteri iktatószámok hézagosak, összevissza következnek, ahogyan az adott ügyet időbelileg intézték (pl. 82—25/1852). Általában a polgármesteri iratokon is feltüntették a levelezőkönyv sorszámát. Az iktató- és mutatókönyvek csak 1854-től maradtak fenn. 1855 januárjától felhagytak a levelezőkönyv alkalmazásával. A segédkönyvek mindvégig magyar nyelvűek. A német nyelvű megkeresésekhez mellékelve van a magyar fordítás. A rendezett tanácsú jogállás elvesztése után hivatalba lépő főbíró 1865. augusztus 18-tól megszakítás nélkül vezette a polgármesteri iktatókönyvet. A fond közvetlen jogutóda: Szentes város polgármesterének iratai 1872-1944 (V. B 177.)