Kruzslicz István Gábor - Makó Imre: Hódmezővásárhely Város Levéltára 1691-1950 - A Csongrád megyei levéltár kiadványai. Segédletek 4. (Szeged, 1994)

A VÉGREHAJTÓ SZERVEK IRATAI

keltét, továbbá a szükséges kiadványok kész fogalmazványait és a kiadó részére szóló utasítást vezették rá az előadó aláírásával. Az előadó meghallgatása után a tanácsülés szótöbbséggel határozott, egyenlő számú szavazat esetén az elnök szava döntött. A javaslat elfogadása esetén az elnök kiadmányozási ellenjegyzéssel (aláírással) látta el az előadói ívet és átadta azt a jegyzőnek, aki jegyzőkönyvet vezetett a tanácsülésben elintézett tárgyakról. A közigazgatás rendezéséről szóló 1929. évi XXX. tc. megszüntette a tanács testületi hatáskörét, ugyanakkor szélesebbkörű hatósági jogkörrel ruházta fel a polgármestert. A közgyűlésre tartozó ügyek előkészítése az említett törvény alapján létrehozott testület, a kisgyűlés feladata lett. A tanácsi ügyosztályok a továbbiakban a polgármesteri hivatal közegeiként működtek. A tanácsi fond iratanyagát — részben ügyintéző egységek (ügyosztályok, bizottságok), részben irattípusok alapján — 14 állagra tagoltuk. Tanácsülési jegyzökönyvek (a. állag). Ezek ülésenként feltüntetik a tanácskozás időpontját és a jelenlévők névsorát. A jegyzőkönyvi lapok bal hasábján az adott tárgy előterjesztésének szövege, jobb hasábján pedig a tárgyban hozott határozat olvasható. A tárgy sorozati pontokat évenként újrakezdődő folyamatos sorszámmal látták el. 1884 után a jegyzőkönyvek csak az ülés időpontját, az előterjesztett ügyek előadóját, iktatószámát és a szavazás kimenetelét („egyhangúlag" vagy „szótöbbséggel") rögzítették. Az 1884. évvel bezárólag betűsoros mutató is készült a jegyzőkönyvekhez. Iratok (b. állag). A tanácsi iratokat sorszámos iktatással vették nyilvántartásba. 1885-ig külön gyűjtötték a tanácsülés elé kerülő, és külön a testületi döntést nem igénylő darabokat. Az előbbieket a tanácsülési számok, utóbbiakat az iktatószámok sorrendjében irattározták. A tanácsülési darabok esetében az iktatókönyv adja meg az őrzési helyet. A későbbiekben az alapszámos kezelési rendszert alkalmazták: a már beiktatott és elintézett iratokat ügyenként vagy ügykörönként adott külön levéltári szám alatt rakták le, az ún. alapszámot rávezették minden egyes iratra. Az alapszámonként nyitott, borítóul is használt iratjegyzéken feltüntették a benne elhelyezett iratok iktatószámát és esetleges csatolásukat. Az egyes iktatószámoknak megfelelő alapszámot az ún. sortárkönyvbe jegyezték be, így az nélkülözhetetlen segédlet az iratok iktatókönyv vagy mutató alapján történő visszakeresésénél. Az iratanyagban végzett levéltári selejtezés során kiemelték a történeti szempontból értéktelennek ítélt darabokat. Az így is terjedelmes állagban iktató- és mutatókönyvek könnyítik meg az eligazodást, a fontosabb ügyda-