Bács-Kiskun megye múltjából 21. (Kecskemét, 2006)
ELŐADÁSOK - NENAD PREDOJEVIC: ANALITIKUS LELTÁRAK. TUDOMÁNYOS-INFORMATÍV ESZKÖZÖK A VAJDASÁGI LEVÉLTÁRAKBAN
szerzett tapasztalatok alapján kikristályosodott problémákat, dilemmákat, meghatározzák az alapvető kritériumokat, definiálják az általános normákat. E tapasztalatcsere eredményeként elsődleges feladatként meghatározták egy egységes módszertani útmutató kidolgozását az analitikus leltárak és mutatók elkészítéséhez, melyet a leltárak megírásánál mint tájékoztatási segédeszközt használhatnának a levéltárosok. Az analitikus leltár, mint tudományos tájékoztatási eszköz, lényegében a fondok levéltári feldolgozásának magasabb fokát jelenti, az egyes ügyiratok feldolgozásán alapul adott fondon belül. Az analitikus feldolgozás során a levéltáros az ügyiratot elolvassa, rövid tartalmi kivonatot készít, az alapvető információk nyújtásával (ki/mi, kinek/minek írta). Megjelöli továbbá, hol és mikor keletkezett az irat, kire vonatkozik (személynevek és tárgyak meghatározása), megadja az ügyirat helyét a fondban (levéltári és irattári jelzet 4 ), továbbá a lapok számát és a szöveg nyelvét. Analitikus leírást szabály szerint csak az előbb ismertetett darabszinten rendezett levéltári anyagról (levéltári fondokról és gyűjteményekről) készíthetünk. Az analitikus leírási egység viszont egyes ügyiratok feldolgozása. Az analitikus leírás részei a levéltári és az irattári jelzetek, a dokumentum keletkezésének éve, adat a nyelvről, amelyen a dokumentum/ügyirat íródott, a lapok száma és a dokumentum/ügyirat rövid tartalma. A keletkezés évét, az adatokat a nyelvről, a lapok számáról az ügyirat feldolgozása során kapjuk. Az analitikus feldolgozás legérzékenyebb része a rövid tartalmi kivonat elkészítése, ami a feldolgozótól elég nagy tudást, kreativitást kíván, mivelhogy a feldolgozott ügyirat terjedelme egy laptól több tíz lapig terjedhet. A rövid tartalom megfogalmazásának nagy akadálya lehet a feldolgozó szubjektív szelektálása, mivel állandóan arra kell törekednie, hogy minél lényegretörőbben mutassa be az adott ügyiratot. A lehető legalaposabban kell meghatározni az ügy tárgyát, az irat szerzőjének személyét, valamint az intézményt, illetve személyt, akihez folyamodott. Mindezeket a tényezőket azután tömör formában, világosan és pontosan definiálva kell feldolgozni. Egy fond ügyiratainak összegyűjtött analitikus leírásai alkotják az analitikus leltárt, míg a legfontosabb és legérdekesebb tartalmi kivonatok gyűjteménye egy füzetbe, könyvbe vagy nyomtatványba kerülve a dokumentumok katalógusát képezi. Mi, a Vajdasági Levéltár dolgozói azt az elvet valljuk, hogy a kivételesen jelentős, kis terjedelmű fondok esetében az összes ügyirat analitikus leírását megjelentetjük az analitikus leltárak elnevezésű fűzetekben. A nagy terjedelmű irategyüttesek esetében a dokumentumok katalógusát készítjük el, amelyben a legfontosabb és legjellemzőbb analitikus leírásokat gyűjtjük össze, melyek hitelesen mutathatják be adott fondok súlyát, értékét. Egyébként egy fond komplett analitikus leírása a központi számítógép adatbázisában is megtalálható, a kutatók számára mindenkor hozzáférhető. Az analitikus leltár elkészítésének alapvető célja elsősorban a fondok és gyűjtemények bemutatása, amelyeket levéltárunk őriz, továbbá a minél jobb és pontosabb információk nyújtása a leendő kutatók, felhasználók számára. Természetesen az információhoz való hozzáférés gyorsasága sem elhanyagolható, hiszen ez a kutatás idejét a minimumra csökkenti. Egyben a dokumentumok fizikai állapotát is Egyes fondokban a levéltári és a irattári jelzet is megtalálható az iratokon, a nagyobb fondok esetében azonban csak a levéltári jelzet szerepel, aminek egy száma a fond törzskönyvi száma, majd az ügyirat leltári száma.
