Gárdonyi Albert (szerk.): A főváros egyesítésére vonatkozó okmányok gyűjteménye (Budapest, 1913)

Tartalom

361'

Levéltári hivatal.

62. §. A levéltári hivatal feladata: a) a főváros minden iratait rendben tartani és megőrizni;

b) a kiadóhivatal által földolgozott folyó ügyiratokat átvenni és azokat azonnal levéltári kezelés alá venni;

c) az igtatóhivatalból hozzáérkező új tárgyiratokat az előiratokkal fölszerelni és az illető ügyosztályhoz juttatni;

d) a hivatalos tárgyalásokhoz szükséges levéltári iratokat az erre jogosított egyéneknek kiadni és a levéltárból kivett iratokat nyilvánosságban tartani;

e) szabályrendelet-könyvet (gyűjteményt) készíteni és rendben tartani;

/) arról gondoskodni, hogy akár a folyó ügyiratokhoz csatolt, akár térítvény mellett kivett levéltári iratok kellő időben visszakerüljenek, mire nézve a főlevéltárnok köteles, az iratok kiadási napjától számított három hó lefolyása után, az illető ügyosztályt vagy tisztviselőt a künlévő iratok visszaküldésére rövid nyomatott figyelmeztetéssel felszólítani és amennyiben ezen figyelmeztetés után az iratok 8 nap alatt vissza nem érkeznének, erről a polgármesternek jelentést tenni;

g) feleknek értesítéseket adni és e szabály korlátain belül levéltári iratok hiteles másolatait kiszolgáltatni.

63. §. A levéltári hivatal belső ügykezelésének, nevezetesen az ügyiratok mikénti rendezésének legcélszerűbb módját a főlevéltárnok javaslata alapján a tanács határozza meg, a kezelésnél azonban irányelvül veendő, hogy az ügyiratok, amennyire csak lehetséges, az ügyosztályok tárgyai szerint csoportosíttassanak, hogy ugyanegy ügyre vonatkozó minden beadvány és irat együtt maradjon és hogy a levéltári segédkönyvek oly módon legyenek berendezve, miszerint minden hosszadalmas keresés nélkül a szükséges iratokat feltalálni vagy azok hollétéről biztos tudósítást nyerni lehessen.

64. §. A levéltári hivatalnak átadott oly eredeti okmányok, melyek tartalmuknál fogva — amennyiben jogok és kötelezettségekről szólanak — nagyobb fontossággal bírnak, mint p. o. eredeti szerződések, térítvények, végrendeletek stb., egy külön tűzbiztos szekrénybe helyezendők el és kettős zár alatt tartandók; a zár egyik kulcsát a főlevéltárnok, másikat az első allevéltárnok őrzi, kik a hatóság, valamint egymás irányában ugyanazon viszonyban állanak, mint a pénztárnok és ellenőr és az őrizetükre bízott iratokért, egyetemlegesen felelősek.

Az ily módon elzárt okmányokról egy külön betűsoros mutatókönyv készítendő.

65. §. A levéltári irományok csak hivatalos tárgyalásra adatnak ki, mégpedig: ha azok folyó ügyiratok felszereléséhez szükségeltetnek, az ügyosztály nevének és az új ügyirat igtató számának feljegyzése után egyszerűen az illető ügyirathoz csatoltatnak, ha azonban a levéltári iratok nem folyó» ügyszámhoz kéretnek: akkor azok csak az átvevő tisztviselő által sajátkezűleg. aláírt térítvény mellett adhatók ki.