Gerelyes Ede (szerk.): Közlemények 1978. Budapest Főváros Tanácsa Tudományos Intézményei (Budapest, 1978)
Intézményeink életéből
mellett gépi feldolgozás alapjául szolgálhat. 5500 tervanyagról u.n. törzsadatlapot állítunk össze. Ezeknek a tapasztalatai és megfelelő konzultáció alapján készül el a „munkautasítás”, amely modell lehet a Fővárosi Tanács intézményeiben egységesen bevezetésre kerülő nyilvántartási rendszerhez. Űjtípusú segédletnek minősülnek a tipográfiai mutatók. Ezek a régi és mai Pest-Buda településeit, ingatlanait egységesen mutatják be, azáltal, hogy közlik a régi telekkönyvi számokat és az általuk jelölt ingatlan mai helyét. Belváros, Terézváros, Vár, Krisztinaváros topográfiáit kiadtuk,újabbak előkészület alatt állnak. E kézikönyvek mentesítik a kutatókat, építészeket, néprajzosokat, történészeket és egyes ingatlanok helyrajzi meghatározásával járó aprólékos munkától. Mint a felsorolásból is kitűnik, a társadalmi és műszaki tudományok, a várospolitika és városrendezés számos területéhez készítünk segédleteket. A munkák igen időigényesek, de értékük a használat során meghatványozódik. A levéltárak jobb felhasználhatóságához — mondhatnám megismeréséhez — a továbbiakban szükséges: a. ) a fondjegyzékek népszerűsítése — levéltárismertetők, regesztajellegű kiadványok megjelentetése, b. ) a különböző szintű oktatásban a levéltárhasználat, forrásolvasás és elelmzés tanítása, c. ) a régóta esedékes „tesaurus” munkálatok haladéktalan megkezdése. A tesaurus feltételezi, hogy rendszerezzük a társadalom—, gazdaság—, hivatal— és kultúrtöténetre vonatkozó ismereteinket, azok csomópontjait meghatározzuk — azaz katalogizáljuk, minden levéltárban nemcsak formailag, de tartalmilag is azonos rendszert vezethessünk be, a keletkezés sorrendjében készült hagyományos levéltári rendszer megtartása mellett. Ezzel új, áttekinthető tematikus segédletek, információs szolgálat alapjait fektethetjük le. Az u.n. reprospektív információ értékesítése mellé felsorakozik a ma keletkező iratok, modern adathordozók révén keletkezett dokumentumok minősítése, selejtezése, nyilvántartása. Sürgősen foglalkoznunk kell a kérdéssel azért is, mert a tömeges irattermelés korát éljük, s ebben eligazodni, a lényegest a lényegtelentől elválasztani külön tudomány, de még azért is, hogy a jövőbeli levéltári munkát már most megalapozzuk. Ezeket a feladatokat foglalja magában az u.n. gyűjtőterületi munka. A levéltárak illetékességi körének szabályozásáról szóló 101/1975./M.K.3/sz. utasítás — a területi elvet érvényesítve — igazgatási feladatainkat jelentősen megnövelte. E rendelkezések értelmében a 955 tanácsi szerv mellett 586 szövetkezet, továbbá 809 olyan szerv iratkezelésének és iratselejtezésének ellenőrzését is el kell látnunk, amelynek a minisztériumok és országos hatáskörű szervek közvetlen felügyelete alá tartoznak. Így a jövőben szihte a teljes budapesti ipar iratanyagait is kell gyűjtenünk. (A méretekre jellemző, hogy például a népgazdaság kiemelt 50 nagyvállalata közül 29 a BFL gyűjtőkörébe tartozik). A ma érvényes iratkezelési rendszer 1975-re épült ki teljesen többezer helyszíni ellenőrzés és az azok alapján készült ú.n. szervnyílvántartási rendszer segítségével. A tanácsi felügyelet alá tartozó szervek esetében az ellenőrzést lehetőleg a szakigazgatási szervekkel egyeztetett program szerint végeztük. Különösen nagy súlyt helyeztünk a tanácsi szervek ügyiratkezelési szabályairól 14
