Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Festi Lászlóné-Csík Gergely: Modern irathordozók az iratkezelésben

A kutatói másolási igények kielégítésére a kijelölt eredeti dokumentumokról felvételek készülnek, majd a kívánt méretre lesznek nagyítva. Ezt a célt szolgálja a xerox műhelyünk is, ahol szintén eredeti anyagról készülnek másolatok a kutatói igénynek megfelelően. Végezetül megjegyezzük, hogy a folyamatos biztonsági filmezéssel azt is el akarjuk érni, hogy kutatási célra ne az eredeti anyagot adjuk ki, amivel ugyancsak az iratok megóvását szeretnénk biztosítani. b)A mikrolap A mikromásolatoknak másik fő típusa a mikrolap, melyen a dokumentum oldalai síkban kiterítve egy, esetleg több lapon helyezkednek el. A mikrofilm és a mikrolap a használatmódjuk szerint lényeges különbséget mutat. A mikrofilm átlátszó alapú másolat és vetítéssel olvasókészülékben használható a film továbbítása mellett. A mikrofilmlap (átlátszó mikrolap) a mikrofilmhez hasonlóan átvilágításos vetítéssel tehető olvashatóvá olvasókészülékekben. A mikrokártya (átlátszatlan mikrolap) különleges episzkopikus vetítéssel működő olvasókészülékkel használható. A mikrofilmlap és a mikrokártya általában egy-egy dokumentumot tartalmaz, illetve lehetséges, hogy terjedelmesebb dokumen tumot tartalmaz, illetve lehetséges, hogy terjedelmesebb dokumentumok több mikrolapon helyezkednek el, a többkötetes művekhez hasonlóan. Az egy mikrolapon elhelyezhető dokumentumoldalak számát a mikrolap mérete (75 X 125 mm, 90 X 120 mm, vagy nagyobb) és az egyes oldalak felvételeinek kicsinyítési aránya határozza meg. Egy filmlapon általában 12-24—48 vagy 30-60-120, stb. felvétel helyezkedhet el. A mikrolap (mikrofilmlap és mikrokártya) felső szegélyére szabad szemmel olvashatóan ráfényképezik a mű bibliográfiai adatait, ami lehetővé teszi a mikrolap olvasókészülék nélküli azonosítását, a mikrolap rendezését és katalógusszerű tárolását. c) A mikromásolatok felhasználási területei A mikromásolatok, sajátos tulajdonságaik (minimális helyigény, a szállíthatóság, a többszörözés lehetősége stb.) következtében a tájékoztatási munka legkülönfélébb feladatainak megoldására nyújtanak ésszerű lehetőségeket. A tanácsi munkában történő alkalmazása: a mikromásolaton tárolt dokumentációk kis helyfoglalása és gyors sokszorosíthatósága minden tanácsi szint számára előnyös, és gyorsítja az ügyintézést is. A mikromásolaton tárolt dokumentumokat a legkülönfélébb korszerű módszerekkel lehet visszakeresni. A mikromásolási technológia alkalmazása lehetővé teszi az eredeti anyag hű másának őrzését, több példányban, több helyen. A mikromásolatok tiszták, könnyen kezelhetők, és csekély helyigényük miatt olyan helyiségekben tárolhatók, ahol a korszerű, kellemes munkakörülményeket könnyebben lehet biztosítani. Szakirodalom dokumentációs összegyűjtése: a mikromásolatok igen alkalmasak arra, hogy egy-egy témakörre vonatkozó, különböző helyeken szétszórt dokumentumok mikromásolatok formájában a kutatás helyén összegyűjthetők legyenek. Ez a lehetőség igen fontos pl. helytörténeti vonatkozású dokumentumok gyűjtésénél, mert csak ez a módszer teszi lehetővé a mások tulajdonában, vagy más anyagőrző helyen levő kéziratos vagy más egyedi források beszerzését, és a témára vagy területre vonatkozó teljes anyag összeállítását. Ilyen formában tárolják pl. a külföldi levéltárakban őrzött magyar vonatkozású dokumentumok másolatait az Országos Levéltárban. Könyvtárközi kölcsönzésben különösen fontos szerepet töltenek be a mikromásolatok. Előnyük az eredeti dokumentumok kölcsönzésével szemben az, hogy az eredeti példány nem kerül ki a gyűjteményből, hanem továbbra is a használók rendelkezésére áll. Ezen felül sok esetben, főként rövidebb részleteknél, a mikromásolás költségei alacsonyabbak az eredeti dokumentum szállítási költségeinél. Az állományban keletkezett hiányok mikromásolattal pótolhatók legkönnyebben, pl. a könyvtárközi együttműködés (mikrofilmcsere-egyezmény) keretében. Egyes dokumentumok mikromásolat formájában is megjelennek, sőt vannak kizárólag mikrokiadványként megjelenő publikációk. Ezek mind elősegítik a könyvtár mikromásolat-gyűjteményének a gyarapítását.