Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Purcsi B. Gyula: Az irattár és az irattári munka

A megfelelő raktári rend létrejöttét és megőrzését segítik elő: A raktári szám, amely az egyes iratcsomók helyét mutatja meg a raktárban. Ezek a számok kisebb irattárnál lehetnek folyamatosak, nagyobb raktárban azonban először az állványokat kell, mégpedig római számmal megjelölni és csak utána az állványon levő dobozokat, könyveket sorszámozni. A raktári számmal ellátott iratcsomókat azután be kell vezetni a raktárjegyzékbe, az ú.n. irattári térképbe. A raktárban levő egyes iratcsomók visszakeresését szolgálja a raktári jegyzék vagy irattári térkép. A „térkép" elnevezés csak képletes, mivel a jegyzék az iratok helyét mutatja meg. Adatai a következők: az irattári tervben szereplő nagyobb ügykör vagy szervezeti egység neve; az állvány és a csomó (esetleg polc) sorszáma, pl. XVIII. állvány 1—34.; az iratok évköre; az egyes csomók sorszáma, keletkezési éve, tételszáma, a tétel megnevezése és iktatószám-kerete. (Az irattári térkép segítségével lehet tehát eljutni a keresett egyedi iratig akkor is, ha a raktárt jól ismerő irattáros éppen nincs jelen.) Egyes iratfajtáknál a tételszámos rendszeren belül az általánostól eltérő rendszerezési igény is jelentkezhet. A levelezést célszerű a küldő vagy a címzett betűrendjében csoportosítani, tehát ügyfelenként (akár természetes, akár jogi személy vonatkozásában). Kiterjedt bel- és külföldi levelezésnél beiktatható még a földrajzi hely szerinti bontás is. Operatív tárolásnál a levelezést legjobb nyitott iratgyűjtőkben, gyorsfűzőkben lerakni, iratgyűjtőn belül pedig szoros időrendben (legkorábbi legalul, legkésőbbi legfelül). Nagy mennyiségű levélváltásnál az áttekinthetőséget növeli a válasz csatolása. A személyi és munkaügyi iratok többsége formanyomtatványból, feljegyzésből és levelezésből áll. A lerakás a dolgozó neve, ezen belül szoros időrend szerint történik. A személyi nyilvántartó kartonok ugyancsak betűrendben kezelhetők, melyek számára célszerű álló tárolásokra alkalmas dobozokat beszerezni. Az anyag- és áruforgalom iratai közül a megrendelések többsége levelezés. A megrendelési nyilvántartó lapok szállítónként csoportosítva tartják nyilván a megrendeléseket, a megrendelési tasakok a felzeten tartaimaznatjak magát a nyilvántartást, míg a tasakban összegyűjthetők az igénylések, a levelezés stb. főszámlákat szállítónként és ezen belül időrendben kell lerakni, de ajánlatos legalább egy másolat szoros számsorban történő elhelyezése is. A kivitelezési- és tervdokumentációt munkaszámos csoportosításban ajánlatos lerakni, amelyhez külön nyilvántartás vezetése is szükséges. A különböző bizonylatok kezelésére a bizonylati fegyelem előírásai az irányadók, így ezzel külön nem foglalkozunk. fj A külön kezelendő iratok rendje A tételszámos irattári rend tagoltsága - mint láttuk - centralizált iktatás esetén az irattári tervben meghatározott általános ügykörökhöz, decentralizált iktatásnál a szervezeti egységek ügyköreihez igazodik. Az első esetben ú.n. állag nélküli irategyüttesről, a másodikban állagokra tagolódó irattárról beszélünk. A szervezeti egységek iratain kívül az irattárban más irategyüttesek is létrejöhetnek sőt létrehozandók mint pl. a szervnek megőrzésre átadott letéti iratanyag, a jogelőd szerv iratai vagy a levéltárnak átadandó iratok. Mind a letéti anyagra, mind a jogelőd szerv iratanyagára vonatkozik az a szabály, hogy a szerv élő iratanyagától elkülönítve és eredeti rendjét megőrizve kell tárolni, tehát nem szabad a tételszámos rendszer szerint rendezni. (Hai az iratok segédkönyvei eltűntek, úgy kényszerűségből a tételes rendhez hasonló, a visszakeresésüket szolgáló tárgyi rendet kell bennük kialakítani.) A levéltári átadásra kerülő, nem selejtezhető anyag kiválogatásának és külön raktárrészben történő őrzésének az a célja, hogy beszállítás esetén mennyisége felmérhető legyen, és mivel a levéltár csak megfelelően előkészített iratanyagot vesz át, ily módon a kiválogatás és az előkészítés folyamatosan végezhető. A levéltárnak átadandó iratanyagot is a mindenkori iratkezelési és szervezeti rendnek megfelelően kell megőrizni és átadni. g) Az 1969. előtt keltezett iratok rendje A tételszámos iratkezelési rendszert megelőző (az 1969. évi 27. tvr. és a 30/1969. Korm. sz. rendelet életbeléptetése előtt keletkezett) iratanyagra is természetesen érvényes az eredeti rend megőrzése, anél-