Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)

Dr. Barcza Tibor: Az iratkezelésre és iratképzésre vonatkozó jogszabályok

Éppen a háborús és az utána bekövetkezett pusztulások, a gazdátlanság, az ellenőrzés nélküli selejtezések és iratveszélyeztető tárolások, tehát a felmérhetetlen károk eredményezték az új jogszabály, a levéltárakról szóló 1950. évi 29. sz. törvényerejű rendelet (tvr.) kiadását. A tvr. igyekezett felszámolni a magyar levéltárügy szervezetlenségét és az egységes állami fond-elv alapján próbálta megteremteni az új szervezetet és szabályozni a feladatokat. A tvr. a „történeti fejlődés írott emlékeit — mint a magyar társadalom fejlődésére vonatkozó értékes forrásanyagot" kívánja fokozott védelmében részesíteni. A továbbiakban szervezeti szabályozást ad a levéltárakra nézve és az igazgatási egységeken belül konkretizálja a feladatokat, meghatározza a levéltárak személyzetének alkalmaztatási és képesítési feltételeit. Lehetőséget biztosított a levéltári anyagban történő tudományos kutatásra és ennek feltételeit az egyes levéltárak ügyviteli szabályzataiban kötelezte meghatározni. Intézkedett arról, hogy az e kérdésben esetleg felmerülő vitákban a Levéltárak Országos Központjához kell fordulni. Meghatározta a levéltárak rendszerét, mely a Magyar Országos Levéltárat valamint az Állami kerületi Levéltárakat foglalta magába és egyúttal megszüntette a törvényhatósági (megyei, városi, községi), káptalani és konventi levéltárakat. Ezek mellett elismeri a „nemzeti érdekű magánlevéltárakat", amelyek természetes vagy jogi személyek birtokában vannak és amelyeket a Vallás- és Közoktatásügyi Minisztérium „magánlevéltárrá nyilvánít". A tvr. hibájául kell felróni, hogy csak általában tesz említést az „iratokról, irattári anyagról", ami szelektálás nélkül iratátvételi kötelezettséget jelentett a levéltáraknak. (E szabályozás káros hatása még a mai napon is érződik, ugyanis ezután sok olyan anyag került a levéltárak őrizetébe, amelyek értéke — pontosabban értéktelensége — nem indokolta ezt.) Az irattárakkal kapcsolatban intézkedik a „közhatóságok és közhivatalok" (ideértve a közjegyzőket is) valamint a „közérdekű" irattárakról. Kimondta, hogy az ilyen irattárak anyagának kezelési és megőrzési módját a levéltári érdekekre tekintettel, a tvr. hatálybalépésétől számított „egy éven belül" az illetékes miniszter és a vallás- és közoktatásügyi miniszter együttesen kiadott szabályzatban fogja rögzíteni. (Ez a rendelkezés helyes volt, mert előrevetítette az iratkezelési szabályzatok és irattári tervek készítését. „Mindössze" annyi volt a bökkenő, hogy nem szabta meg a hatálybalépés időpontját és így nem volt mitől számítani az egy évet!) E problémakör tárgyalása során intézkedett az iratok selejtezéséről és levéltárba történő átadásáról. Ezeknek az intézkedéseknek az elvei lényegében megfelelnek a jelenleg is érvényben levő elveknek és követelményeknek. A Levéltárak Országos Központjának életre hívásával, e jogszabály hatályba lépésétől számíthatjuk a levéltárak egységes irányítását, a feladatok egységesítését, a levéltárak rendszerének kialakítását és megszilárdítását. A tvr. minden hibája ellenére nagy jelentőségű volt, mert alig öt évvel a háború után képes volt a levéltári—irattári szervezetnek új formátt, általános organizációt adni, és az adott lehetőségek között nemcsak a meglévő értékeket igyekezett a megváltozott társadalmi-gazdasági viszonyokhoz igazodóan menteni és az ország számára biztonságba helyezni és megőrizni, de a levéltárügynek ehhez területileg és hatáskörileg is egyetemes szervezetet törekedett teremteni. Ezenkívül célul tűzte ki, hogy a közkincset jelentő értékek mindenki számára hozzáférhetővé, a történettudomány és egyéb kutatások alapjaivá válhassanak. A tvr. megjelenését követően alig egy héttel, kiadásra került a tvr. végrehajtási utasítása, az 1610— 26/1950. (VIII. 8.) V.K.M. sz. rendelet „A levéltárakról szóló 1950. évi 29. számú törvényerejű rendelet végrehajtása tárgyában". A rendelet a tvr. alkalmazásában határozza meg, hogy mit kell iratnak, írott emléknek tekinteni — e meghatározás lényegében megfelel az 1969-es jogszabályok definíciójának. A jogszabály gondoskodott a különböző hatóságoknál található iratok őrzéséről, leltárba vételéről és egyúttal elrendelte egyrészt az öt évnél régebben keletkezett iratok évenként levéltárba történő átadását, másrészt a megszüntetett levéltárak anyagainak az állami levéltárakban való elhelyezését. Intézkedett a levéltárak alapleltárainak elkészítéséről is, ami az iratanyag felmérését célozta. Az országos levéltári hálózat kiépítésével és a rendszer megszilárdításával összefüggésben megszüntette a levéltárak országos felügyelőjének állását és a felügyeletet kollektívára (Levéltárak Országos Központja) bízta. A tárgyalt jogszabályok megjelenése után és ezek szellemében kezdődött meg az a munka, amely az iratok ellenőrzését keletkezésüktől a levéltárba történő átadásig, nemkülönben a mindennapi életben már nem használt, bárhol tárolt vagy látens iratok nyilvántartásba vételét, védelmét, őrizetének megszilárdítását és végül levéltári elhelyezését célozták. Bár — mint láttuk, még nem volt a maihoz hasonló