Az iratkezelők és irattárosok alapvető tudnivalói. Jegyzet az iratkezelők és irattárosok továbbképzéséhez (Budapest, 1988)
Dr. Szekeres József-dr. Ujlaki Péter: A levéltárak kialakulása és tevékenysége, a levéltár és irattár kapcsolata
Iktatókönyv — az iratkezelő szerv működésének fontosabb eseményeiről, az általa intézett ügyekről vezetett jegyzőkönyv. Gyüjtőív - több szervhez-ugyanabban az ügyben intézett felszólításra, kérdésre érkező válaszok együttesen, egy íven történő iktatása. Ezt az ívet nevezzük gyűjtőívnek. Tárgymutató — a levéltári (irattári) anyagnak olyan mutatója, amely az iratokból, illetve az iratok tárgyának meghatározásából a tárgyi cím- vagy vezérszavakat emeli ki és csoportosítja meghatározott, rendszerint betűrendi rendszerben, feltüntetve, hogy hol találhatók. Névmutató — a levéltári (irattári) anyagnak olyan mutatója, amely az iratokból, illetve az iratok tárgyának meghatározásából a neveket emeli ki és csoportosítja meghatározott, rendszerint betűrendi rendszerben, feltüntetve, hogy hol találhatók. Irattári selejtezés — az az eljárás, amelynek során az irattár anyagának azt a részét, amelyre az iratképző szervnek vagy személynek működéséhez szüksége.már nincs és amely levéltári (történeti) értékkel nem rendelkezik, az irattári terv előírásai alapján elkülönítik a többi anyagtól. Levéltári átadás — az irattári anyag azon részének levéltárba történő átadása, amely történeti értékű és amelyre az iratképzőnek ügyvitele érdekében már nincs szüksége, ezenkívül az irattári terv is előírja. E fogalmak és meghatározások ismertetése után szólni kell a kétféle intézmény közös illetve eltérő vonásairól: 1. A közös vonások között találhatók azok az ismérvek, amelyek egyúttal a kétféle intézmény feladatait is jelentik. Mind a levéltár, mind az irattár — őrzi, kezeli és rendezi a gondjaira bízott iratanyagot, — köteles biztosítani az iratok védelmét és gondoskodni állaguk megóvásáról, — elő kell, hogy segítse és meg kell, hogy könnyítse az iratok mindenkori használhatóságát, kutathatóságát. 2. Látható tehát, hogy az alapfeladatok megegyeznek, viszont az alapfeladatok mélysége és szerteágazó volta nem azonos és lényegében ebből következnek az eltérő vonások. — Az intézmény jellegét és a feladatokat tekintve — a fentebbieken túl — a levéltár tudományos intézmény, amely igazgatási feladatokat is ellát. Ezzel szemben az irattárnak az ügyvitel szolgálata a funkciója. — Különbség van a levéltár és az irattár között jogállásuk szerint is. Amíg a levéltár az esetek nagy többségében önálló intézmény, addig az irattár nem az, hanem a különböző szervek részlegeként működik, annak alárendeltségében. — Eltérés található közöttük az őrizetükben levő iratanyag őrzési ideje vonatkozásában is, amennyiben a levéltár végleges őrzőhely, ezzel szemben az irattár — az iratok döntő hányadát tekintve — ideiglenes őrzőhely. (A levéltárban az iratok meghatározatlan, az irattárban pedig meghatározott ideig őrzendők.) — Ugyancsak más-más az őrzendő iratok köre is. A levéltár, feladatából következően az illetékességi körébe tartozó valamennyi szervtől (értékhatártól függően) vesz át iratokat és őrzi azokat, az irattár viszont csak egy szerv, a saját szerve iratanyagát őrzi. — Eltérő a kétféle intézmény őrzési érdeke is. A levéltár tudományos érdekből, elsősorban a történettudomány érdekében gyűjti és őrzi az iratokat, az irattár ugyanakkor saját szerve gyakorlati munkájának érdekeit, az ügyvitel érdekeit tartja szem előtt. — Az előbbiekből következik az eltérés az őrzendő iratok értékét tekintve. A levéltár a tudomány szempontjainak megfelelően csak a történeti értékű iratokat őrzi meg, az irattár feladata ezzel szemben az ügyviteli értékű iratok megőrzésének elsődlegessége. — Különbség mutatkozik a kétféle intézmény között a begyűjtendő (átveendő) iratok minősége kérdésében is. A levéltár az illetékességi körébe tartozó és értékhatár fölé sorolt szervektől kizárólag a történeti értékkel rendelkező iratokat veszi át, viszont az irattár saját szervének lényegében valamennyi iratát köteles átvenni és bizonyos ideig őrizni. — Az illetékességi kör is jelentős eltérést mutat. A levéltár viszonylag széles illetékességi körrel rendelkezik, sok szerv munkáját felügyeli és sok szerv iratanyagát gyűjti, illetékességi körét jogszabály határozza meg. Az irattár ezzel szemben egyedül saját szerve iratkezelésével foglalkozik és csak saját szerve iratait veszi át.
