Ort János - Szekeres József: Budapesti 1. sz. Állami Levéltár 2. Budapest főváros törvényhatósági és tanácsköztársasági szerveinek levéltára - Levéltári Alapleltárak (Kézirat. Budapest, 1959)

I. BUDAPEST FŐVÁROS TÖRVÉNYHATÓSÁGI SZERVEINEK LEVÉLTÁRA - A) KÖZPONTI IGAZGATÁSI SZERVEK IRATAI

M u t a tó k ö n y v e k : Az 1873. év? mutató az iktató könyvvel közös kötetbe kötve, utána 19014g a mutatók évi 1, majd több kötetben betűrendben adják a személyi és tárgyi címszavakat, un. vezérszavakat az irat rövid tárgymegjelölését és az iktatókönyv vonatkozó iktatószámait. Egy-egy betűn belül a bejegyzések az iktatószámok növekvő rendjét követik. 1885-•*>$ az ügyiratok számának növekedésével szorosabb betűrend van, (ba-*be-*i stb.) 1902-től a mutatók közösek a tanácsi iratok mutatóival: ismertetésüket Id. a tanácsi-polgármesteri ügyosztályi iratoknál. * S z á r.i s o r k ö n y v e k : Évi 1 vagy 2 kötetre terjednek. 1886-48S9-ig az iktatószámok folyó számrendjében mutatják a vonatkozó levéltári számot. Egyúttal kezelő-könyvek is* mutatják az iktatmány esetleges kiadásának napját, a vonatkozó kézbesítési iv számát, az elintézés napját és módjának rövid megjelöléséi (felterjesztve, levéltárba stb.) A beiktatott iratok, ha előzményük nem volt. elintézésük után évi folyószámrendben kapták meg levéltári számukat előzmény esetén az ,iktatmányt az előző évi levéltári számhoz csatolták., melyre az iktatószám vonatkozó levéltári szám rovata utal. 1900-1901-ben a számsorkönyvnek 2. rovata van: egyik az iktatószámok íolyő számrendjét mutatja, a mellette lévő rovat a vonatkozó levéltári számot. A rovatok elnevezése megtévesztő, minthogy más célú nyomtatványt használtak fel : az iktatószámok rovatának elnevezése «tanácsi iktató szám» a levéltári szám rovatáé »az ügyosztály iktatószáma», 1909-1911-ig az elnöki ügyosztály számsorkönyvei kezdetben a tanácsi ügyosztályok számsorkönyveinek kivonajtai, a bejegyzések ott is megtalálhatók. Az egyik rovata itt is az iktatószámokat adja, a másik a vonatkozó levéltári számot. 1902-4908-ig az elnöki ügyosztály számsorkönyvei közösek a tanácsi ügyosztályok számsorkönyveivel. ./ Idegen számsor könyvek: 1887-1901 -tg évi 1 kötetben. Kezdetben 100 ezer folyószámig terjednek, majd tovább bővül-' nek. 100 folyószámot tartalmazó ivlapókból állanak, folyamatos sorszámozással. A tanácsi vagy más hatóságoktól eredő megkeresések iktatószámának megfelelő számjegy mellett közlik az azévi elnöki ügyos ztályi iktatószámot Az idegen számsorkönyv tehát nem mutatja kitől jött az irat csak számhivatkozások esetén ad útbaigazítást 1900-tól a számsorkönyv hatóságok szerint van tagolva s 1-40 száravég&ődés szerinti rubrikákban mutatja az idegen hatósági számot és vonatkozó elnöki iktatószámot Az idegen számsorkönyvek 19024ől közösek a tanácsi ügyosztályok idegen számsorkönyveiveL Az iratok használatához 1873-1877, évek között az ügy legutolsó iktatószámának ismereté szükséges, mely a mutatókönyvi és iktatókönyvi bejegyzésekből állapítható meg. Amennyiben az iktatókönyv nem mutatja az irat elörekapcsolását és az irat nincs irattári helyén, a következő évi mutatókból keressük az ügyre vonatkozó iktatószámokat minthogy az előrekapcsolásí az iktatókönyv rendszeresen nem mutatja ki. 1 »78-1885 között az iktató könyvből, majd 1886-1904. közöt-, a számsorkönyvböl megállapítható levéltári szám ismerete szükséges az irat kiemeléséhez,- A kutatónak a keresett tárgy iktatószámát és évszámát kell megadni.