Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’84 (Budapest, 1985)

IV. Budapest Főváros Levéltára munkájáról - Sölch Frigyesné: Budapest Főváros Levéltárának mikrofilmtára

ségből adódó páralecsapódás — ami a filmekre káros hatással lehet - elkerülésére. Hoszszabb távú szállítást — amennyiben nem sürgős — a május-október közötti hónapokban bonyolítsunk, az épületen belüli fűtetlen helyiségből fűtöttbe való átvitelük pedig csak fokozatosan történhet. Tárolási eszközeink: műanyag orsó a 35 mm széles és 25 m hosszúságú filmszalagok elhelyezésére. Az orsókat a Fővárosi Kézműipari V. időszakosan gyártja. Kartondo boz az egyes filmtekercsek elhelyezésre, melyet az UNIPACK Szövetkezet megrendelésre gyárt. Fémdobozok, melyek a mikrofilmekkel együtt kerülnek a levéltár állományába. Felszerelési tárgyaink: DL—2 típusú leolvasó, kézi tekercselő. Filmtári állományunk fotóműhelyünk által felvételezett, ellenőrzött mikrofilmeknek filmtárunk részére történő átadásával folyamatosan gyarapodik. Minden filmátadáskor átadás-átvételi jegyzőkönyv készül, ugyanakkor megkapjuk a fotóműhelytől a részletes filmellenőrzési jegyzék egy példányát is, mely egyben az illető anyag részletes filmjegyzéke. A filmtári anyag zömét a biztonsági filmezés filmtekercsei teszik ki, de az ún. egyedi megrendelések (házon belüli, kutatói stb.) mikrofilmjeit is filmtárunk kapja meg. Ezek többnyire ún. mikrofilmcsíkok, illetve kisebb tekercsek, melyekről a növedéki naplón kívül külön jegyzék is készül a könnyebb áttekinthetőség és nyilvántartás kedvéért. Az átvett anyag elsősorban a növedéki naplóba kerül bevezetésre folyamatos sorszámozással (jelenleg 4000 fölött tartunk). A filmtári raktári számozás ugyancsak folyamatosan növekvő sorszám, a kettő azonban eltér egymástól (raktári számban kb. 2700-nál tartunk). Az eltérésnek az a magyarázata, hogy ha valamely anyagról kameranegativ felvétel és pozitív másolat készül, bevételezési sorszáma mindegyiknek más-más, raktári számuk viszont azonos. Pl.: 1707-1806 sorsz. 1269-1368 rakt. sz. IV. 1303. f. 100 tek. kam. neg. . 1807-1906 sorsz. 1269-1368/a rakt. sz. IV. 1303. f. 100 tek. poz. más. (A pozitív másolatok raktári számát csupán /a-val különböztetjük meg.) A bevételezési sorszám tehát majdnem pontos mutatója a filmtekercsek számának, csupán az ún. egyedi felvételek számait kell kivonnunk belőle, mivel ezek általában mikrofilmcsíkok. A fentemlített külön nyilvántartás ezt könnyíti meg. A bevételezés tényét rávezetjük a kartotékszerű nyilvántartásokra (MF nyilvántartás, fond szerinti nyilvántartás, betűrendes katalógus), valamint az áttekintő raktári jegyzékbe. A filmjegyzékekre pedig rávezetjük a raktári számokat. A tekercseket tartalmazó kartondobozokra ugyancsak rávezetjük a raktári számot, a bevételezési sorszámot és a tekercsen levő anyag fond- és állagszámát. Az elvégzendő bejegyzések száma 2-300 tekercs átvétele esetén több ezerre rúg. Szólnunk kell még néhány szót a mikrofilmezés kapcsán a fondok, állagok megbontásának hátrányairól. Tudjuk, hogy a filmezésre való előkészítés alapos munkát igényel, erről az idézett módszertani füzetben

3 részletes eligazítást találhatunk. Az ideális az volna, ha egy-egy fond vagy állag mikrofilmezése megszakítás nélkül, folyamatosan történne, vagy legalábbis időben nem túl nagy távolság választaná el ugyanazon anyag részletekben történő mikrofilmezését. Mint mondottuk, a bevételezés a beérkezés sorrendjében történik, így tehát egy anyagmennyiség -tói -ig sorszámot és raktári számot kap és a szekrényekben való elhelyezése is a sorszámok sorrendjében történik. Több részletben való beérkezés esetén ugyanazon fond anyagának több -tói -ig számozása van és elhelyezése is megbontott. Természetesen ez a munkasorrend az állagkartotékokon tükröződik. Tárolás szempontjából is az volna az ideális, ha a mikro filmezett anyag is olyan folyamatos rendben lenne elhelyezve, mint amilyenben az eredeti iratanyag található. Elképzelhető olyan tárolási rendszer is, amely nem a sorszámok, hanem különböző egységek szerint helyezi el az anyagot, ez a megoldás azonban már a filmtári rendezés fogalmába tartozik.