Budapest Főváros Levéltára Közleményei ’78 (Budapest, 1979)

I. A levéltár életéből - Ságvári Ágnes: Budapest Főváros Levéltára gondjairól

létrejövő iratok történelmi értékűnek minősittetnek. (Igaz, hogy e feladatok mintaszerű ellátása feltételezné a hivatalok, gazdasági szervek és intézmények működésének, ügykörének teljes ismeretét.) Kétségtelen, hogy az idő előtti döntés hibalehetőségek forrásává válhat. De a "történeti érték" fogalmának az előbbiekben adott meghatározása magában hordozhatja mind a túlzó ovatoskodás, konzervatizmus, mind a leegyszerűsítő dogmatikus módszer veszélyét. Javasolom, hogy még a hibák ódiumát is vállalva, kezdjünk neki - történészek és levéltárosok együttműködésével - a "történeti értéket" termelő szervek tudományos meghatározásához, s alkossunk uj selejtezési szabályzatokat! A levéltári megőrzéshez alakítsuk ki - ha kísérletként is, - a válogatásnak olyan rendszerét, amely következetesen alkalmazva keresztmetszetet adhat egy adott korban, bizonyos területekről. Gazdaság-, de társadalomtörténeti vonatkozásban is döntő lenne a gazdasági szervek változásainak, sőt ugyanazon szervek ügykörei módosulásának a leirása. (A Központi Gazdasági Levéltár feloszlatása óta még egy központi fórum lehetősége is kérdésessé lett.) Ezek nélkül ui. olyan alapvető kérdésekre, mint kontinuitás és diszkontinuitás, stabilitás és dinamikus fejlődés-, bürokrácia és racionalizálás, nem tudunk megnyugtató választ adni. Figyelemreméltó, hogy az angol irattárak pl. a termelt iratoknak 1 %-át (!) tartják meg és juttatják levéltárba. Az iratokat az ügymenetből való kikerülésük után 5 évvel vizsgálják meg és selejtezik, a visszatartott iratokat pedig (amelyek az un. átmeneti raktárakba kerülnek) 25 év multán. A második felülvizsgálatot a levéltár végzi. A vezetők "magánlevelezésének", a terveknek, térképeknek, valamint a bizalmas iratoknak a felülvizsgálatát kiemelten, kezdettől a levéltárosok és irattárosok közösen látják el. Ezek közül a megőrzendőket rendszeresen ellenőrzik, egészen a levéltárba kerülésig. Szovjet és amerikai levéltárak az iratoknak mintegy 5 %-át őrzik meg. A majdnem magyar országnyi népességű Moszkvában központilag feleannyi szervvel foglalkoznak közvetlenül, mint nálunk. Igaz, hogy szakáganként úgynevezett "selejtezési értékhatár megállapitó bizottságok" egész hálózata működik a levéltárak élén álló tudományos intézet, a levéltár és az illetékes szakigazgatási szerv kijelölt vezetőjének a részvételével. Olaszországban a levéltárak által előkészített irattári tervek kidolgozásában és szigorú betartásában keresik a levéltári munka egyszerűsítésének a megoldását. Az elv az 1963 évi miniszterelnöki rendeleten alapszik, amely rendelet megállapítja, hogy az állami szervek irattáraiban őrzött anyag a nemzeti levéltári fond szerves részét képezi. Az irattári tervnek, hogy megkönnyítse az átvevő levéltárak ellenőrzési és begyűjtési munkáját, tartalmaznia kelh 1. az egyes szervek tevékenységét, működésének lényeges elemeit: 2. az ország valamennyi intézményénél alkalmazott rendszer egységesítését.

9 Felmerül emellett - joggal - az úgynevezett átmeneti raktárak igénye is, melyekben a levéltárakba nem kerülő, de meghatározott időre megőrzendő anyagot tárolhatnánk. (Ilyenek működnek már a Szovjetunióban, az USA-ban,az NSZKban, Franciaországban.) Ha nem kezdjük meg sürgősen központilag az un. értékhatárvizsgálatokat, szűkös raktárainkat részben megőrzésre nem érdemes iratokkal töltjük meg. Ez nemcsak a raktározás, a levéltári belső munka csődjét hozná magával, de a jövőben mind az ügyfélszolgálatot, mind a tudományos kutatást lehetetlenné tenné. Fábián Istvánné: Olasz törekvések egységes irattári tervek létrehozására. Levéltári Szemle, 1969. 2.sz.