Jároli József: A Békés Megyei Tanács, Végrehajtó Bizottsága és szakigazgatási szervei iratai 1950-1990. Ismertető leltár - Segédletek a Békés Megyei Levéltárból 1. (Gyula, 2006)

A tanácsok működésének történeti áttekintése

gyú ügyiratot két különböző csoportszámmal láttak el, ami később a gyors visszakeresést nagyban megnehezítette. Az 1058/1956. (VI. 26.) MT rendelet hatályon kívül helyezte a csoportszámos iktatást elrendelő 195 l-es keltű MT rendeletet. Elrendelte, hogy a tanácsi iratkezelés 1957. január 1-től a vb által összeállapított iratkezelési szabályzat alapján folyjék. A rendelet alapján született a Tanácsok Közlönye 1956. október 15-ei számában (IV. évf. 56. sz.) közölt „Minta-ügyiratkezelési szabályzat a tanácsi vb-k számára" című összeállítás. E minta alapján készült el a „Békés Megye Tanácsának Végrehajtó Bizottsága által megállapított ügyirat-kezelési szabályzat" című füzet. Az új iratkezelési rendszer visszatért a korábbi, folyószámos (numerus currens), naplószerű iktatáshoz, amely minden naptári évben 1-gyel kezdődő sorszámrenden alapult. Az 5/1963. (T. K. 78.) K. E. utasítás 1963-ban tovább pontosította a kezeléssel kapcsolatos teendőket. Itt már szó van arról, hogy az egyes szakigazgatási szervek iratait ún. számkeretben kell iktatni, ami azt jelenti, hogy minden szervezeti egység ezer esetleg kétezer iktatószámot tartalmazó keretet kap, és annak megfelelően vezeti az iktatókönyvbe az iktatandó ügyeket. (Pl. az utasítás szerint 1-6000 pénzügyi osztály, 6001-8000 tervosztály stb.) Az évente a titkárság által meghatározott számkeretek listája alapján az iktatószámból megállapítható, melyik szervezeti egység vette nyilvántartásba az ügyet, azaz decentralizált iktatás folyt, minden osztály külön iktatott a számára kijelölt számkeretben. Az elintézett ügyek iratait az iktatószámok sorrendjében sorba rakva tették irattárba. Az iratok között az iktatással egy időben felfektetett név-, hely- és tárgymutatókönyv segítségével lehetett tájékozódni, és lehet a levéltárba került iratokban is. A 30-12/1971. MT TH utasítás szerint a folyószámos rendszerben lerakott iratokra rá kellett vezetni az irattári jelzőszámot (a jelzőszámok egy-egy ügykört, tárgyi csoportotjelöltek), aminek az iratok megőrzése és selejtezése szempontjából volt jelentősége. (A számok rendszerét az utasítás közölte.) Az irattári őrzés szempontjából alapvető változást hozott a 8/1973. (TK. 51.) MT TH utasítás a tanácsi szervek ügyiratkezeléséről. Az utasítás 4. számú melléklete közölte a tanácsok irattári tervét, amely a tanácsi gyakorlatban előforduló tételeket, ügycsoportokat tartalmazta, nem mechanikusan követve a tanácsi szakigazgatás ágazati rendszerét. Az újítás lényege az volt, hogy egyesítette a sorszámos iktatást a tételes, tárgyi irattározással, ami jelentősen könnyítette a tájékozódást és az iratselejtezéseket is, hiszen már nem darabonként, hanem tételesen lehetett azt elvégezni. Minden sorszámosan iktatott irat az elintézés után kétjegyű ügykörszámból, ágazati betűjelből és a selejtezési időt rögzítő egytagú számból álló irattári jelet (tételszámot) kap. Az irattározás az irattári jelek, azaz tételek alapján történt. A tételeken (tárgyi-tematikus egységeken) belül az egyes iratokat az iktatószámok rendjében rakták le. A levéltárba csak a 0-ás selejtezési időjellel ellátott tételek kerülnek, ezek sorrendjét egy-egy éven belül az ágazati betűjel és az ügykörszám határozza meg. A tanácsi irattári terv két nagy csoportra osztotta az iratanyagot. Az ún. általános részbe kerültek a belső személyzeti és munkaügyek, belső szervezet, működés, ügyvitel, belső költségvetés, pénzkezelés, szakmai oktatás, továbbképzés, vállalatfelügyelet, intézményirányítás, statisztika-információ, állami törvényességi és szakmai felügyelet-irányítás, árügyek, energiagazdálkodási ügyek, közérdekű bejelenté-