Jároli József: A Békés Megyei Tanács, Végrehajtó Bizottsága és szakigazgatási szervei iratai 1950-1990. Ismertető leltár - Segédletek a Békés Megyei Levéltárból 1. (Gyula, 2006)
A tanácsi ügyiratkezelésre vonatkozó legfontosabb ismeretek
A tanácsi ügyiratkezelésre vonatkozó legfontosabb ismeretek A tanácsok működése során az elmúlt negyven év alatt nagy mennyiségű történeti értékű iratanyag keletkezett. A megyei és az alárendelt tanácsok jogszabályok által meghatározott rendszerben kezelték irataikat. Ezek a rendszerek időnként változtak a kor követelményeit többé-kevésbé követve. A kutató számára is szükséges az iratkezelési rendszerek vázlatos ismerete, mert ennek birtokában tud tájékozódni az egyes tanácsi fondképzők iratanyagában. A szervezeti változások, a hatáskör és az ügyrend ismerete mellett ezek az információk fontosak a kutató számára. A tanácsokhoz, így a megyékhez is a felsőbb hatóságoktól, alárendelt szervektől, magánszemélyektől, esetenként az adott tanácsi szervezeten belülről is érkezhettek iratok, amelyeket az illetékes szervezeti egység nyilvántartásba vett, vagyis iktatott, majd hozzáfogott az ügy intézéséhez. Az iktatás rendszerének kialakításakor Békés megyében kétféle megoldást alkalmaztak: 1. Minden szervezeti egység 1957-1980 között külön iktatta a hozzá érkezett iratokat, külön iktató-, mutatókönyvet vezetett (decentralizált iktatás). 2. 1980tól minden iratot egy központi iktató irodában iktattak, itt vezették az iktató- és mutatókönyveket, később áttértek a számítógépes iktatásra (centralizált iktatás). Nyilvántartásait a rendezés során a megyei tanács igazgatási osztálya iratai között helyeztük el, hiszen az iratkezelés, irattározás felügyelete ennek az osztálynak volt a feladata. A hivatalhoz érkező ügyek iratai egy vagy több iratdarabból, aktából állnak. Az egyes ügyek iratainak nyilvántartásba vétele két alapvető rendszer szerint történhetett: 1. Az adott ügyben keletkező valamennyi aktát évenként és egyenként különkülön beiktatják. Az ügy intézése akár éveken át is tarthatott. Az egy ügyben keletkezett összes iratból a csatolás révén állt össze az ún. ügyirat. Ez a közigazgatásban 1949 előtt használt alapszámos iktatási rendszer. A tanácsi igazgatás nem ezt a rendszert alkalmazta. 2. 1949-ben vezették be a Botár Olivér által összeállított úgynevezett rendszámos iktatási és irattári rendszert. Ez a közigazgatási számrendszernek nevezett szisztéma nem évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos iktatószámokkal operált, hanem az iratokat az ügyek tárgya szerint csoportosította. Mivel minden azonos tárgyú ügy egy rendszámot kapott, ezért a nyilvántartás alapja nem az akta, hanem az ügyirat lett. A rendszámok az igazgatásban előforduló valamennyi ügytípust felölelték, közigazgatási ágazati bontásban. Az ágazatokon belül a rendszámok osztályok, alosztályok, csoportok szerint határozták meg az egyes ügyek besorolását, azaz az ügyiratok helyét. A besorolás alapja a decimális rendszer, a 4 vagy 5 jegyű rendszám első vagy első két száma az osztályt, a második, vagy harmadik az alosztályt, az utolsó két számjegy pedig az ügycsoportot jelenti. Mivel az egyes egységeket két szám is jelentheti (így a rendszám lehet 5 jegyű is), a decimális rendszer nem következetes. A közigazgatási szakosztályok nevének ismerete a legfontosabb információkat adja meg a kutatónak.
