Az indexek (mutatók) és a lajstromkönyvek (protokollumok) az Udvari Haditanács (Hofkriegsrat) megmaradt, több mint 5600 dobozra rúgó iratanyagához tartozó korabeli segédletek. A kötetek sorozata ugyan teljes, de az iratok a nagymértékű selejtezés következtében hiányoznak a fősorozatból, vagy az egyes külön sorozatokba kerültek. Az 1557–1700 közötti időszakból mindössze 75 doboz maradt meg (1768-ig: 676 doboz), de igazán nagy mennyiségű ügyirat az 1770-es évektől maradt az utókorra. Becslések szerint a 16–17. századi irattermelés mindössze 1-2 százaléka található a levéltárban, így az Udvari Haditanács kötetei jelentik a Habsburg Monarchia hadügyigazgatásának alapforrását.

Mind időben, mind térben sokrétű információkat tartalmaznak a kötetek. A könyvekben az egykori Habsburg Monarchia tartományaira, azaz a mai közép- és kelet-európai országok had-, gazdaság-, igazgatás-, és társadalomtörténetére vonatkozó adatok találhatók.

Az 1557-ben alapított Udvari Haditanács volt felelős a Habsburg Monarchia hadügyigazgatásáért, a hadseregért, területi illetékessége a Habsburgok uralta mindegyik országra, tartományra kiterjedt, sőt a 17. század elejétől a 18. század közepéig ez a kormányszerv irányította az Oszmán Birodalommal szembeni diplomáciát.

1557–1752 között az Udvari Haditanács egy egyszerű számrendszeres iktatást alkalmazott: az iratok számozása minden hónapban újra 1-sel kezdődik. Az ügyeket az Udvari Haditanács irodájában három külön könyvbe vezették:

1. Expedit (beérkező iratok)

2. Registratur (kimenő iratok)

3. Justiz (Katonai igazságszolgáltatási ügyek, ilyen típusú önálló kötetek az 1690–1693. évekre, majd az 1704. évtől hiánytalanul maradtak meg.)

1753–1761 között megszűntették a bejövő és kimenő iratok külön kötetekbe történő bejegyzését. A közös kötetben (in publicis) immár közös jelzet alatt találhatók az összetartozó ügyek. Az igazságügyi (Justiz) iratok külön lajstromozása továbbra is fennmaradt. Az iratokat ebben az időszakban 126 tételbe csoportosítva helyezték el az irattárban, bár a lajstromkönyvekben továbbra is havonta számozták az iratokat, a tételszám a bejegyzés mellett található. 1762–1766 között visszatértek az iratok hónap és numerus szerinti irattározáshoz. 1767–1768-ban ismét tételek szerint irattároztak, de már csak 70 tételt használtak.

Uralkodói utazásoknál általában kettévált az Udvari Haditanács, egy Bécsben hátrahagyott (hinterlassene) és egy az uralkodó mellett jelen lévő (anwesende) hivatalra, amelyek az utazások idején külön vezették a hozzájuk beérkezett ügyeket. A mutatókat eleinte a lajstromkönyvekhez kötötték, később az ügyek mennyiségének növekedésével már önálló köteteket alakítottak ki. Az egyes tárgyszavak betűrendben követik egymást. 1573–1644 között a kötetek elején bizonyos kiemelt személyek, helyszínek szerepelnek (pl. Kaiser, Erzherzöge, Hofkammer, Raab ...). 1656-ban visszatértek az egyszerű kronologikus rendszerhez. Eleinte nagyon szűkszavúak a bejegyzések, majd a 17. század második felétől egyre bővebb tartalmai kivonatokat tartalmaznak a lajstromkönyvek, míg a 18. században már igen hosszú iratkivonatokkal is találkozunk.

A mutatókban az egyes társzavak, személy- és helynevek mellett talált számok a csatlakozó lajstromkönyv megfelelő oldalára utalnak. Itt olvasható tehát az irat rövidebb-hosszabb tartalmi kivonata, illetve az év-hónap-szám (numerus) kombinácijából álló jelzet. Ezen szám alatt kellene a fősorozatban elméletileg az iratnak feküdnie. A megmaradt ügyiratokat a kötetben „a” vagy „ass” vagy „asserv”, azaz asserviert – megőrizve szóval jelölték. Sokszor, de nem mindig következetesen jelölik a lajstromkönyvekben a selejtezés tényét, általában a bejegyzések egyszerű áthúzásával.

Az Udvari Haditanács köteteinek részletes, német nyelvű ismertetője az Osztrák Állami Levéltár online rendszerében olvasható:

https://www.archivinformationssystem.at/detail.aspx?ID=4729

A projekt keretében 2022-ben az 1557–1712 és az 1736–1768. évi mutató- és lajstromkönyvek online közzétételére kerül sor. Az 1713–1735. évi kötetek digitalizálása megtörtént, online elhelyezésük folyamatban.