Magyar Vízgazdálkodás, 1988 (28. évfolyam, 1-8. szám)
1988 / 3. szám
A felettesek csakis akkor lépnek közbe, ha a beosztottak áthágják a határt, vagy ha olyan kérdés vetődik fel, amelyre nem terjednek ki az előírások. Ennek eredményeképpen minden szinten megszilárdul a beosztott pozíciója. Túlságosan merev szabályok. Megeshet azonban, hogy a szabályok túlságosan specifikáltak és részletesek. Ez a bürokrácia egyik tünete. A különleges szabályokat nehéz betartani, ezért a hiányosan végrehajtott szabályok a fegyelem általános lazulásához vezetnek. De amennyiben sikerül is ezeket betartani, a dolgozók csupán a minimális követelményeket teljesítik, s úgy vélik, ezzel eleget tettek — mindannak, amit a szervezet ésszerűen megkövetelhet tőlünk. A szabályok, különösen ha ésszerűségük nem magától értetődő, vagy nem magyarázták meg őket kellőképpen, gyakran azt az érzést keltik a dolgozókban, hogy béklyóba verik őket; ilyenkor a szabályok sértődöttséget és agresszivitást szülnek, s néha azt a vágyat a dolgozókban, hogy csak dacból is megszegjék őket, s így bizonyítsák be függetlenségüket. A túlzottan merev szabályok bénítólag hatnak az egyéni véleményalkotásra és kezdeményezőkészségre, s megnehezítik a szervezet változó körülményekhez való alkalmazkodását. Mankót nyújtanak a tehetségtelen főnöknek, melynek segítségével elsántiká'lhat, s lehetőséget adnak számára, hogy megkerülje az önálló döntéshozatallal járó kockázatvállalást. A tehetséges főnököt viszont meddőségre kárhoztatják, s meggátolják, hogy a maximális hatékonysághoz szükséges rugalmassággal dolgozhasson. Végső fokon pedig bürokratikus ügyintézést és energiapazarlást honosítanak meg. A szabályok helyes alkalmazása. A szabályokat egy általános irányvonal kialakítása céljából hozzák, hogy segítségükkel valamiféle egyöntetűséget és állandóságot biztosítsanak. A szabályok alapvető értelme azonban nem az egyén korlátozása, hanem a szervezet általános fellendítésének előmozdítása és kitűzött céljainak valóra váltása. Amikor valamely adott szabály meggátolja a szervezet céljainak megvalósítását, túl kell lépni rajta, s kivételt kell tenni. A lényeg az, hogy a kivételről egyértelműen meg kell mondani, hogy kivétel. A szabály meghatározása olyan, mint amikor kijelölik egy hajó útirányát. Megeshet, hogy a hajó eltér a kijelölt útiránytól — például rossz idő esetén —, de a hajó tisztjeinek tudniuk kell, hogy mikor és milyen mértékben térnek el az előre meghatározott iránytól, ha azt akarják, hogy a hajó befusson rendeltetési helyére. Összegezve: az értelmesen megalkotott szabályok az okosan megkonstruált szervezetekben meglehetős szabadságot biztosítanak az egyénnek önálló döntések hozatalára. Annak biztosítására azonban, hogy tevékenysége ne váljék teljesen szabályozatlanná, cselekedeteinek összhangban kell állniok az egész szervezet céljaival. Ezt a biztosítékot a dolgozók által helyesnek tartott és elfogadott irányvonalak rögzítésével teremtik meg. A beosztottaknak nem kell minden egyes esetben tanácskozniuk főnökükkel, ahányszor csak egy-egy gyakorlati lépés vagy döntés szükségessé válik; maguk is ismerik azokat a határokat, amelyek között kifejthetik tevékenységüket. A felsőbb szintű vezetőnek csak akkor kell közbelépnie, ha valamelyik beosztott áthágta az előzetesen megszabott határokat, vagy ha olyan eset merül fel, amelyre a már rögzített irányvonal nem tér ki. A túlszervezettség következményei Komoly veszélyt jelenthet a szervezeti felépítés szempontjából a túlszervezettség, amely annak folytán következik be, hogy bizonyos olyan akadályokat, amelyek a szervezet működése folyamán merülnek fel, azzal akarunk legyőzni, hogy tovább tagoljuk a szervezetet és fokozzuk a specializációt. Ezek az intézkedések bonyolultabbá teszik a szervezetet, a szervezet túlszervezettsége viszont megnehezíti a koordinációt és az ellenőrzést, rendkívül sok koordinációs eszközt kíván (értekezletek, ülések, tanácskozások, irányelvek, rendelkezések és utasítások stb.), és azzal a következménnyel jár, hogy a szervezet egyes részei nem azonosítják magukat a szervezeti célokkal. A túlszervezettség dezorganizációs elemeket is kivájt. Ezek természetesen csökkentik a szervezés hatásfokát, mert hiszen ilyen esetekben a szervezet egyik része „üresjárat"-ban dolgozik. E tevékenységek közül a legjelentősebbeket ki kell emelni, ezekre különleges rendet kell megállapítani, hogy ne szenvedjenek túlságosan az improvizáció és a dezorganizáció hatása alatt. A túlszervezettségnek ez a gyógyítási módja persze nem valódi gyógyítás, mert hiszen lényegileg fenntartja a betegséget, tűri azt. A dezorganizáció, a szervezet megbomlása olyan mélyebben lejátszódó folyamat, amelynek során a dezintegráló erők megzavarják a szervezetet integráló erőket. A szervezet formális struktúrája felbomlik, a szabályok megsértésének esetei sokasodnak, gyengül mind a formális, mind az informális ellenőrzés, az értékrend pedig megsemmisül. A dezorganizáció forrásai elhelyezkedhetnek a szervezeten kívül is, viszont azok a dezorganizáló tényezők, amelyek a szervezet keretei között alakulnak ki, dezorganizáló hatást fejthetnek ki az adott szervezet környezetében is. A szervezési szabályozások élettartama Figyelembe véve azt a körülményt, hogy a gazdasági élet dinamikus fejlődése következtében számos olyan tényező változik meg időközben, amely valamely kérdés szabályozásának időpontjában fennáll It, a gyakorlatban sokszor előfordul, hogy az érvényben levő szervezési szabályozások hatékonysága az idő múlásával többékevésbé csökken. E hatékonysági csökkenés formáit és okait sokoldalúan meg kell vizsgálnunk, hogy meg tudjuk hozni a kellő ellenintézkedéseket, vagyis időben fel tudjuk oldalni a kialakult ellentmondásokat. Ez a vizsgálat egyidejűleg választ ad arra is, hogy a hatékonyság csökkenésének milyen az időbeni lefolyása. Megteremti továbbá annak a lehetőségét is, hogy meg tudjuk határozni a szervezési irányvonalak optimális élettartamának feltételeit. A hatásfok csökkenését előidézheti maga a szabályozás fogadója vagy a környezeti feltételek megváltozása. E különböző zavaró értékeknek megfelelően megkülönböztethető „endogén" és „exogén” hatásfok csökkenési forma. Az endogén jellegű hatásfokcsökkenés egyik — igen sok kárt okozó — megnyilvánulása az, amikor a szabályozás már eleve ellenállásba ütközik és azt csak vonakodva hajtják végre. E mögött rendszerint az a körülmény húzódik meg, hogy vagy személyi vagy pedig érdekellentétek állnak fenn a szabályokat elrendelők, illetőleg utasításokat kiadók és azok végrehajtására kötelezettek között. A szervezési szabályok hatásfokának a környezeti körülmények megváltozásából eredő csökkenését exogén hatásfok csökkenésének nevezzük. Itt rendkívül sok tényező játszhat közre, ezért igen körültekintően kell figyelemmel kísérniük környezetvédelmi és vízügyi szerveinknek a környezetükben, kapcsolataikban, irányukban megnyilvánuló elvárásokban végbemenő változásokat, hogy ezekre időben tudjanak reagálni különböző szervezési intézkedésekkel. A szabályozási hatásfok csökkenése bizonyos mértékig anélkül is bekövetkezhet, hogy ez azonnali korrigáló jellegű intézkedéseket váltson ki. Nem ez a helyzet azonban akkor, ha a hatásfok csökkenés eléri az ún. kritikus határt. Ekkor azonnali radikális beavatkozásra van szükség, mivel egyébként súlyos károk állhatnak elő. Ezt a körülményt figyelembe véve a felelős döntéshozónak a szervezési szabályozásoknál a kritikus határ megállapításához bizonyos kritériumokat kell felállítania. Nem szabad soha szem elől tévesztenünk, hogy a hatásfokcsökkenés kritikus határát mindenekelőtt a szabályozás saját illeszkedő, alkalmazkodó képessége, és a tárgyi, valamint az alaki céloknak a környezeti változásokkal szemben megmutatkozó érzékenysége befolyásolja. A keretszabályozások tehát nagyobb fokú rugalmasságot tesznek lehetővé, mint a túlzott részletekbe menő szabályozások. Ez utóbbiak ugyanis merevséget idéznek elő, számtalan esetben lassítják az ügyek intézését, túlzottan gúzsba kötik a végrehajtásban közreműködők kezét és korlátok közé szorítják kezdeményezőképességeiket. Summázva: a részletekbe menő felesleges szabályozások a bürokrácia elburjánzásának legfőbb okozói és az alkotói munka kibontakozásának, valamint a felelősségvállalás egészséges kifejlődésének akadályai. L. F. 10
