Magyar Vízgazdálkodás, 1985 (25. évfolyam, 1-8. szám)
1985 / 3. szám
A TESTÜLETI MUNKA HATÉKONYSÁGÁNAK FONTOS PILLÉRÉ A MEGALAPOZOTT INFORMÁCIÓ Ahhoz, hogy a vezető testületek tagjai érdemileg tudjanak közreműködni a feladatkörükbe tartozó döntések meghozatalában, megfelelő informáltsággal kell rendelkezniök. Ui. egy-egy vállalat munkájának aktív befolyásolása csak akkor lehet igazán eredményes, ha mindazok, akik résztvesznek a döntési folyamatban, kellő tájékozottsággal rendelkeznek a vállalat tevékenységét befolyásoló külső és belső tényezőkről. A TESTÜLETI TAGOK INFORMACIÓSZERZÉSI LEHETŐSÉGEI A vállalatok vezető testületéinek tagjai a hatáskörükbe tartozó feladatok ellátásához a legkülönbözőbb csatornákon juthatnak a szükséges információk birtokába. Az információszerzés egyik nagy területének tekinthetők azok a tájékoztatások, beszámolók, adatközlések, melyeket a szervezeti és működési szabályzat kötelező erővel előír. Ezek lehetnek statisztikai, számviteli, műszaki, gazdasági stb. információk, melyeket a vezető testületek tagjai meghatározott időközönként — tehát rendszeresen — megkapnak. Az ilyen jellegű információk lehetőséget nyújtanak arra, hogy a testületi tagok folyamatos tájékoztatást kapjanak a vállalat működésével és gazdálkodásával kapcsolatos kérdésekről. Célszerű oilyan bizonylati rendet kialakítani, amelynek nyomán az adat minden külön átírás nélkül is továbbításra alkalmas információvá válik. Praktikus, a kis példányszám miatt házilag sokszorosítani a (bizonylatokon kívüli) rendszeres információkra jól megszerkesztett adatközlő lapokat. Ezeket a hosszabb időre szóló, rendszerezett tárolás miatt célszerű kicsire méretezni. Kezelhetőségük ezáltal lényegesen egyszerűbbé válik. Bizonyos esetekben indokolttá válhat a vezető testületek tagjai részére is ún. programtáblák rendszeresítése, melyek gyors áttekinthetőséget biztosítanak a különböző feladatok ütemezése és azok végrehajtásának ellenőrzése tekintetében. Nagy előnyük, hogy — csökkentik az emlékezőtehetség igénybevételét, — szimbolizálásra törekednek, ezáltal az ábrázolások és leolvasások munkáját lényegesen megkönnyítik; — segítségükkel a változások regisztrálása könnyen eszközölhető és a manuális munkák nagy részétől megszabadulhatunk; — fokozzák a kombinációs lehetőséget és lehetővé teszik a változatok gyors összeállítását; — áttekinthetőséget biztosítanak. A testületi tagok számára nagy áttekintést nyújtanak a részükre rendszeresen megküldött komplex vállalati beszámolók, továbbá a mérlegbeszámolók és számviteli információk. Ez utóbbiakra célszerűnek látszik néhány gondolattal kitérnünk. A mérleg korábban sajátos helyet foglalt el a vállalatok információs rendszerében. Miután készítését felsőbb utasítások írták elő, a vállalati vezetés nem igen tekintette magáénak. Ezt a magatartást nem kis mértékben befolyásolta az a körülmény is, hogy a következő évi feladatokat is a vállalaton kívüli szervek szabták meg, s így a mérlegből levonható konklúzióknak a jövő szempontjából a gazdálkodó egység keretein belül jóformán alig volt jelentősége. Nem tagadható, hogy egyetlen vezetőt sem érdekelnek azok a — külső előírások alapján készülő — beszámolók, melyek nem nyújtanak számára kielégítő információt. Lényeges kérdés azért, hogy a vállalatok számviteli információs rendszerében optimális legyen az arány a belső és külső célokat szolgáló adatok között. Fontos ez annál is inkább, mert éppen a szabályozó rendszer egységessége miatt vállalatonként mások lehetnek a súlypontok. Nem szabad tehát megelégedni a felülről elrendelt számviteli adatszolgáltatások produkálásával, hanem kutatni, keresni kell azokat a tényezőket, módszereket, amelyek analizálása, illetve alkalmazása segíti a vállalatok vezetőségét a külső körülményekhez való rugalmas alkalmazkodásban. Ez a megállapítás nem jelenti azonban az egyetlen kívánatos feltételt. Nemcsak arányról van ugyanis szó, hanem arról is, hogy az ún. külső információ „nyomtatványaiból" más következtetés vonható le társadalmi és más vállalati szinten. A lényeg az, hogy a konklúziók levonása mindkét vonatkozásban megtörténjék. A vállalati vezetés információs igénye lényegében abban jut kifejezésre, hogy a számvitelből egyértelműen és világosan meggyőződhessen a műszaki és gazdasági tevékenység hasznosságáról vagy eredménytelenségéről. Az adatok megfelelő feldolgozásával e célra megfelelő információk nyújthatók, amelyek jóval tülmennek a hagyományos könyvelés puszta számoszlopain. A folyó könyvevelés az egyedi esetekben fejezi ki a lényeges adatokat, úgy hogy a könyvelés végeredménye, a mérleg az információk összefoglalásának tekinthető. A mérleg egy meghatározott időpontra vonatkozólag rögzíti a vállalat helyzetét. Míg az évközi mérleg jobbára információs célzatú, addig az év végi az adóhatásóggal való elszámolás, a külső és belső anyagi konzekvencia levonásának alapja. Hiba lenne azonban, ha ezt az „éves zárlatot” csak a könyvviteli számlák egyenlegei rendszerezett összefoglalásának tekintenénk. Olyan adatösszeállításról van szó, amely a vállalatvezetés céljaira a gazdálkodás komplex folyamatának megértéséhez szükséges összes adatokat integrálja. Feleletet ad arra a három kérdésre, amelyeket általában a számviteli előképzettséggel nem rendlekező szakemberek is fel kell tegyenek maguknak: 1. Az adott időszakban milyen öszszegű volt a befektetés? Milyen hatása volt ezeknek az invesztícióknak? 2. Az egész évi gazdálkodás során mekkora eredményt ért el a vállalat és mi történt a nyereséggel? 3. Milyen alapvető adatokkal kell rendelkezni ahhoz, hogy: — a vállalat fejlődése könnyűszerrel figyelemmel kísérhető legyen; — gyorsan észlelhetők legyenek a gyenge pontok és idejében kiadhatók legyenek a szükséges intézkedések; — a vállalat a kitűzött cél elérése és az előirányzat teljesítése felé haladjon? Az előzőek tehát azokra a problémákra keresnek választ, hogy hol tart a vállalat, hogyan jutott ebbe a helyzetbe, milyen intézkedések szükségesek ennek az állapotnak a megjavításához. Mint a felsorolásból is megállapítható, a vállalatvezetésnek csak annyiban kell viszszafelé tekintenie, amennyiben az lehetőséget nyújt a jövőbeni magatartás kialakítására. A mérleg és a hozzátartozó eredménykimutatás éppen ezért önmagában csak üres nyomtatvány marad, ha nem vetik részletesen elemzés ailá. Ebben a vonatkozásban érdemes említést tenni az eredmény kategóriájáról. A gazdaságirányítás új rendszerében köztudomásúan kiemelkedő szerepe van a vállalatok nyereségének. A nyereség alakulása önmagában azonban csak akkor alkalmas minden kritika nélkül a vállalati gazdálkodás megítélésére, ha a társadalom értékítéletét, a tényleges vállalati erőfeszítéseket tükörzi, és helyes képet ad a befektetések, továbbá az élőmunka valódi hatékonyságáról. Amíg a nyereség nem felel meg ezeknek a kritériumoknak, addig analizálni kell keletkezésének forrásait, a vállalatok eredményére ható belső és külső tényezőket, a közvetlen és közvetett preferenciákat, s minden más körülményt, amely az objektív minősítéshez a'lapul szolgálhat. Elismerve a mérleg nagy jelentőségét a vállalati életben, óvokadni kell abszolútizálásától. Vonatkozik ez mint elszámolási okmányra és mint információs bázisra egyaránt. A mérleget csak a hozzáfűzött kommentár teszi és teheti a vezetés korszerű eszközévé. Az üzemgazdasági gyakorlatnak ugyanis nem annyira a hozott döntések alapján történtek elszámolására, hanem egyre fokozódó mértékben a jövőre vonatkozó döntésekre kell orientálódnia. Az eredményes vállalatvezetői tevékenység előfeltétele az összes belső és külső befolyásoló tényező mennyiségi és minőségi rögzítése. A gazdasági környezetre vonatkozó prognózis és a mérlegek alapján készült vállalati elemzés így alapját képezi az integrált tervezésnek. Ez utóbbi minősége viszont a rendelkezésre álló információk minőségétől és mennyiségétől függ. A múlt tapasztalatainak, a jelen adatainak és a jövőre vonatkozó prognózisnak mennyiségi meghatározása (kvantifikálása) nem annyira feldolgozástechnikai probléma, hanem inkább annak a kérdése, hogy rendelkezésre állnak-e a szükséges információk. A megfogalmazás önkéntelenül is az iránytűre emlékeztet, amelyre a vállalatvezetésnek a döntéshozatalhoz szüksége van. Egyúttal azonban rögtön rá kell mutatni arra is, hogy ennek az iránytűnek nem a könyvvitel és a mérleg az egyedüli alapja. A döntéshozatalhoz hozzátartozik az összegyűjtött információk exptrapolációja, s az iránytű szemléletben szükségképpen bennfoglaltatik az előirányzás gondolata is. Éppen ezért a mennyiségi szemlélet mellett lényeges szerepet kell tu25
