Magyar Vízgazdálkodás, 1985 (25. évfolyam, 1-8. szám)

1985 / 5. szám

olyan kérdések hangzanak el, amelyekre a választ az előterjesztés megadja, ezek bizonyítékul szolgálnak a felkészületlenségre.

Okosan kérdezni tudni kell. Az átgondolt kérdések és az ezekre adott válaszok elősegítik, hogy az értekezlet témája ne legyen „parttalan", hogy a vita érdemi kérdésekre irányuljon. A kérdések és a válaszok színvonala nagyságrendekkel segíti elő az alkotó légkör kialakítását, az igényességet.

A testületi ülések előkészítése

A testületi ülések sikere, eredményessége döntően azon múlik, hogy azokat szakszerűen és kellő körültekintéssel készítették-e elő. Á napirend megállapításával még nem sokra megyünk. Az ülést tartalmilag is és technikailag is elő kell készíteni.

Elsősorban a következő kérdéseket kell tisztázni:

— Mit akarunk elérni az ülésen? Az ülés céljának a meghatározása.

— Miről kívánunk tárgyalni? A napirend megállapítása.

— Biztosítottuk-e, hogy a tárgyalási anyag megfelelő legyen és időben elkészüljön?

— Az ülés időpontjának kitűzése.

— A résztvevők kijelölése.

— A meghívók, a napirend írásos anyagainak időbeni szétküldése.

— Az ülés időtartamának felmérése.

— Az ülés megindításával és levezetésével kapcsolatos teendők tisztázása.

— Az ülés technikai feltételeinek biztosítása.

A tartalmi előkészítés legfontosabb feladata az ülés céljának és jellegének tisztázása, valamint az ülés anyagának kidolgozása. A technikai előkészítés keretébe az egyeztetés lebonyolítása, meghívók szétküldése és az ülés zavartalan külső körülményeinek a biztosítása tartozik.

Az ülés konkrét céljának tisztázása az általános beszélgetéssel szemben megteremti a megoldás irányába való haladás lehetőségét.

Az ülés anyagának előzetes megküldése az ülés eredményességének egyik legfontosabb feltétele.

Milyen általános követelmények állíthatók fel az előterjesztéssel szemben?

— Ismertesse a helyzetet és a témakör összefüggéseit a kapcsolódó kérdésekkel.

— Legyen igényes a követelmények felállításában, és az objektív körülmények figyelembevételével ismertesse az elérhető célokat.

— Lehetőleg utaljon a megoldás módjára, a szükséges intézkedésekre és a kivitelezéshez szükséges eszközökre.

— Legyen tárgyilagos, kerülje a félrevezető, egyoldalú beállítást.

— Szerkezete legyen áttekintő, a részleteket mellékletben, táblázatokban közölje.

— Szövegezése legyen szakszerű, de ne használjon feleslegesen nehezen érthető szakmai nyelvet. Minél rövidebb az előterjesztés, annál inkább elolvassák.

— Körültekintően készítse elő —összhangban az előterjesztéssel — a határozati javaslatot.

Olyan előterjesztés esetén, amelynél nagy véleménykülönbségekre lehet számítani, illetve az adott témakörben a résztvevők között még hozzávetőleges nézetazonosság sem várható, célszerű az előterjesztést az ülés előtt egyeztetni a résztvevőkkel és kikérni írásbeli véleményüket. Az írásbeli vélemény kikérésének nem az a célja, hogy az ülés vitáit kiküszöbölje, hanem módot adjon a vita leszűkítésére. A vita így meghatározott fő kérdésekre irányítható és időtartama csökkenthető.

Az ülés vezetőjének, ha az ülés elé kerülő anyagot nem maga készítette el, illetőleg nem közvetlen irányításával állították össze, az anyagot kiadása előtt személyesen kell ellenőriznie. Ez nem jelenti azt, hogy saját álláspontjának visszatükröződését követelje meg az előterjesztési anyagtól. Igényessége abban jusson kifejezésre, hogy az ülés céljának elérésére megfelelő színvonalat kíván az előterjesztéstől.

A rendszeres értekezleteknek, üléseknek a bevált gyakorlat szerint, mindenütt titkáruk van. Az ülés titkára is megbízható annak ellenőrzésével, hogy az előterjesztés a megkívánt követelményeket kielégíti-e, alkalmas-e arra, hogy értekezleten tárgyalási alapúi szolgáljon.

Az ülés technikai feltételeinek biztosításával megbízott dolgozó részére pontosan végrehajtandó feladat, hogy gondoskodjék a szükséges időben zavartalanul rendelkezésre álló helyiségről és megfelelő berendezéséről.

Végül az ülés előkészítése keretébe tartozik az ülés vezetőjének a felkészülése az ülés irányítására. Még akkor is, ha az előkészítő anyag összeállítását személyesen végezte vagy személyesen irányította, szüksége van a szóban levő kérdések lényegének ismételt átgondolására és a vita várható lebonyolításának és eredményének felmérésére. Különösen szükséges az ülés előtti közvetlen felkészülés akkor, ha az ülés vezetőjének korábban nem volt alkalma az ülés anyagával megismerkedni. Nem várható az ülés eredményes irányítása attól az elnöktől, aki kizárólag a hozzászólásokból igyekszik tájékozódni az ügyről, aki arra vár, hogy majd az ülés résztvevői összeadják a jó gondolatokat. Az ülés vezetése nem formai szerep, hanem elsősorban tartalmi irányítás.

A testületi ülések levezetése

Az ülés sikerét nemcsak előkészítése, hanem levezetése is nagyban befolyásolja. Ezzel kapcsolatban a következő feladatokat kell megoldani:

— az ülés megnyitása, a résztvevők üdvözlése;

— az ülés céljának és a napirendnek az ismertetése;

— az ülés várható időtartamának közlése;

— az előadó esetleges kiegészítője (amennyiben írásos anyagot adtak ki);

— az ülés anyagának előadása (amennyiben nem adtak ki írásos anyagot);

— a kérdések engedélyezése, az előadó válasza;

— a hozzászólások, vita engedélyezése, a hozzászólás jogának esetenkénti megadása;

— a megbeszélés irányítása, szükség szerint időnkénti összefoglalása, a problémák kiemelése, részletes tárgyalásuk esetleges korlátozása;

— az együttműködés elősegítése;

— az ülés vezetőjének összefoglalója;

— a határozatok hozatala.

Az ülés vezetőjének személyes képességeit, felkészültségét és vezetési rutinját főként az ülés irányítása veszi igénybe.

A jó bevezetőben az ülés egyedi, jellemző problémáinak kiemelése a fontos és nem a formális részek, a minden ülésen egyforma sablon. Világossá kell tenni a kérdéseket, a lényeges kérdésekre koncentrálni a résztvevők figyelmét és hozzászólásra késztetni.

Az ülés vezetőjének célszerű tartózkodnia saját álláspontjának kifejtésétől a bevezetőben. Ne véleményt nyilvánítson, hanem az ülés végén foglalja öszsze az eredményt és foglaljon állást. Ez az egyik lehetséges racionális magatartás az ülés vezetője részére. A másik lehetőség: a vita közben rész-összefoglalást tartani, közben egyéni véleményének is hangot adni, amelyből azonban érzékelteti, hogy hozzászólása nem jelent még kialakult állásfoglalást.

Az ülés vezetője éljen a kezdeményezés lehetőségével. A hozzászólások után kérdéseket tehet fel, problémákat fogalmazhat meg és ezáltal is új, helyesnek ítélt irányt adhat az ülésnek. Tisztázza a félreértéseket és az egymás meg nem értéséből származó, egyébként végtelenbe nyúló vitákat.

Az időnkénti összefoglalók bonyolultabb kérdéseket tárgyaló és hosszabb értekezletek folyamán indokoltak. Az

összefoglalás ráirányítja a figyelmet a vitás vagy még nyitott kérdésekre, szembeállítja az érveket és ellenérveket, kiemeli és egybefűzi a legjobb gondolatokat. A megbeszélés fordulópontjain tartott összefoglalások rögzítik az értekezlet már elért eredményeit, céltudatosabbá teszik és rövidítik az értekezleteket. A részösszefoglaló alkalmat ad arra is, hogy az ülés vezetője tapintatosan a feledésbe süllyesszen olyan hozzászólásokat, olyan gondolatokat, amelyek az értekezlet ügyét nem vitték előbbre, csak a tisztánlátást zavarják. Nagy értekezleteknél a szünetek után a megbeszélés szerves folytatása miatt lehet kívánatos az összefoglalás.

Az ülés vezetőjének saját aktivitását is korlátok között kell tartania. Tanácskozó jellegű értekezlet nem válhat párbeszéddé az értekezlet vezetője és az értekezlet résztvevői között. A vélemények szabad kifejtését gátolja a sok vezetői közbeavatkozás. Hozzászólás félbeszakítása még a legindokoltabb esetben — ha valaki elkalandozik a témától vagy túlzottan hosszúra nyújtja hozzászólását — sem lehet tapintatlan, sértő.

Az ülés vezetőjének tudnia kell a tárgyalást a legmegfelelőbb időpontban befejezni. Az ülést mindvégig irányító elnök legyen ura az ülés időbeosztásának. Az ülés hatékonysága csak

21