Magyar Vízgazdálkodás, 1983 (23. évfolyam, 1-8. szám)

1983 / 2. szám

A munkamegosztás során kell meghatározni

— az osztható, illetve megosztható tevékenységet;

— a munkamegosztás legcélszerűbb szempontjait;

— a munkamegosztás helyes mértékét.

A munkamegosztás szempontja lehet a munkavégzéshez megkövetelt szakképzettség, az alkalmazandó technoló-, gia, a feladattal járó jogkör, illetve felelősség, a munkavégzés területe, a munkafolyamat tagoltsága stb. Ennek eredménye a szervezetet alkotó szervek specializáltsága, a szervek közötti horizontális és vertikális munkamegosztás, A munkamegosztás mértéke a feladatkörök és jogkörök centralizálásában, illetve decentralizálásában jelentkezik.

Az összehangolás (koordinálás) az a szervezői tevékenység, amellyel a megosztott munka elemeit egymással harmonikus összefüggésbe hozzuk.

Az egyik alapvető tevékenység itt a részekre tagolt munkafolyamat elemei között a gördülékeny kapcsolat kialakítása, tehát a folyamatképzés. Az elemző és tervező munkánál is figyelembe veendő követelmények:

— az előkészítés elve, ami megköveteli az előzmény, a tevékenység és a hatás összehangolását;

— az egyidejűség elve, ami megköveteli több azonos, vagy hasonló munkának egy munkamenetbe való összevonását;

— a párhuzamosság élkerülésének elve, ami lényegében az előzőekből következik.

A másik alapvető tevékenység a tagolt munkaelemek valamely munkamegosztási szempont szerinti összegyűjtése és az együvé tartozó munkaelemek munkaigénye alapján a struktúra megalkotása.

Megállapítást nyert, hogy az ésszerű tevékenységnek a „gondolkozz, mielőtt bármihez kezdenél" útmutatáson alapuló keretrendszere mindenfajta munka végrehajtásakor meghozza a kívánt eredményt. Az átgondolás ugyanis nem más, minta meglevő állapot elemzése és a jövőre vonatkozó következtetések levonása. Ha tehát valamilyen munkát hatékonyan (gyorsan, takarékosan, könynyen) hajtottak végre és ez a munka megelégedést von maga után, akkor bizonyosak lehetünk afelől, hogy megvalósításakor alkalmazták a szervezési ciklus aíapelveit.

A szervezési ciklus a következő fázisokra osztható:

1. A tevékenység konkrét céljának pontos megjelölése és e cél megvalósítására iránydió döntés meghozatala.

2. A tevékenység azon konkrét feltételeinek, módszereinek és eszközeinek meghatározása, amelyek összefüggésben állnak a kitűzött cél elérésére irányuló törekvésekkel, tehát:

a) a feladatok meghatározása és alkotóelemekre való bontása, ami viszont lehetővé teszi a feladatok pontos elemzését és a végrehajtásukat biztosító feltételek, módszerek és eszközök meghatározását;

b) az adott körülmények között és meghatározott nézőpontból legjobb tevékenységi módozatok és eszközök kiválasztása ;

c) a tevékenység módszereinek és eszközeinek tárgyi és időbeli elrendezése, más fogalmazásban a tevékenységi terv kialakítása.

3. A kitűzött cél megvalósításához nélkülözhetetlen feltételek megteremtése.

4. A tervben előirányzott résztevékenységek végrehajtása, figyelembe véve a terv és a végrehajtás közötti összhang felügyeletét és ellenőrzését is (valamint a tervnek az időközben megváltozott körülményekhez igazodó esetleges módosítása).

5. A végrehajtást követően az eredmények értékelése, amely kiterjed:

a) a cél megvalósításának ellenőrzésére ;

b) az egyes részfeladatok teljesítésének elemzésére, ami lehetőséget nyújt annak megállapítására, hogy milyen a tervtől való eltérés mértéke;

c) a következtetések levonása a tervtől való eltérés feltárt okainak figyelembevételével.

A rendszerközpontos közelítésmód

A szervezés alapvető tökéletesítését, hatékonyságának fokozását szolgálja a rendszerelméleti megközelítésmód. Ennek megfelelően a szervezet nem különálló részek, részfolyamatok halmaza, hanem a résztevékenységeket tükröző, specializált egységekből felépülő, a cél elérését szolgáló, a részek közötti öszszefüggéseket figyelembe vevő integrált, szervezett rendszer.

A rendszerben változat-sorozat megy végbe, melyre egyrészt a rendszer és a környezet, másrészt a rendszerben levő, a rendszert alkotó elemek, részek közötti kapcsolat a jellemző. Fontos feladat a rendszerben végbemenő állapotváltozások sorozatának, a folyamatoknak a szabályozása. Biztosítani kell, hogy a rendszer bemenetei azt az állapotot (kimenetet) eredményezzék, melynek elérését célul tűztük ki. Amennyiben a visszacsatolás révén azt állapítjuk meg, hogy az eredmény kedvezőtlen, a bemeneten módosítást hajtunk végre mindaddig, amíg a kívánt állapotot nem érjük el.

A rendszer egyes részeinek, éleméinek szervezésére irányuló partikuláris erőfeszítések fokozzák a koordinációs igényeket és a mind gyakoribb beavatkozás szükségességét. Egy-egy terület munkájának eredményes megjavítása ugyanis csak az összefüggő területek munkájának figyelembevételével, az összhang megteremtésével képzelhető el. Ennek az elvnek a szem előtt tartása a környezetvédelem terén különös jelentőséggel bír, éppen a sokoldalú összefüggések és egymásra hatások miatt.

Rendszertervezés, modellezés

A rendszertervezés, tehát valamely új rendszer elemkapcsolatainak létrehozása igen nagy körültekintést igényel. A rendszer elemeit olyan integrált egységbe kell összefogni, amely a célkitűzésben foglalt feladatok legeredményesebb ellátására képes.

A rendszertervezés során igen fontos feladat a rendszer dinamikus egyensúlyának biztosítása. Dinamikus egyensúly esetén a rendszer működése a rendszer elemeinek, folyamatainak, környezetének, az elemek kapcsolatának állandó változása esetén is eredményes marad.

Helyes rendszertervezés esetén a rendszer minden része, minden egyes eleme, alrendszere, mindenekelőtt a rendszernek mint egésznek a hatékonyságnövelését, minden egyes rész az egészet szolgálja. Fontos feladat tehát az egész rendszer céljainak, érdekeinek széles körű tudatosítása.

A rendszer kialakításánál, tervezésénél az áttekinthetőség biztosítása is igen fontos követelmény. Helyes szervezés esetén a rendszerben hozott döntések következményei áttekinthetők.

A bemenetek és a kimenetek közötti viszony könnyűszerrel megállapítható, a rendszer eredményessége könnyen mérhető, az egyes változatok közötti eltérések kimutathatók.

A szervezési feladat, illetve célkitűzés meghatározásánál messzemenően tekintettel kell lenni a realitásokra. Tisztában kell lenni azzal, hogy milyen követelmények merülnek fel a rendszerrel szemben, (milyenek a létrehozandó kimenetek) milyen lehetőségek vannak a kívánatos működéshez (milyen bemenetekből valósíthatók meg a kimenetek), továbbá, hogy milyen módszerekkel kell a bemeneteket kimenetekké átalakítani. Rögzíteni kell a szabályozandó rendszer működési paramétereit, illetve az ezektől való. eltérés lehetőségeit, korlátáit, illetve mindazokat a kötöttségeket, amelyek a rendszer működését befolyásolhatják. ügyelni káli arra is, hogy a célkitűzés egyértelműen határozza meg az elérendő célt, a szervezés után elérendő kívánt színvonalat. Helyes, ha a célkitűzés a cél megválasztásának indokait is tartalmazza.

Szervezései a rendszer erőforrásainak fokozott kihasználását, a munka eredményességének növelését kívánjuk elérni. A meglevő adottságok célszerűbb felhasználását eredményező tevékenységek azonban csak a helyzet részletes vizsgálata, illetve ismerete alapján tervezhetők meg. A rendszer elemeinek kapcsolatait, összefüggéseit feltáró helyzetvizsgálat tehát minden szervezési tevékenység alapja.

A helyzetfelmérés módszere, részletessége a szervezési feladat jellegétől, az elérendő céltól, a szabályozandó rendszer információkat ad a befogadó fejlettségi színvonalától és sok más körülménytől függ. Minden esetben gondoskodni kell azonban megfelelő előkészítésről, a célkitűzés szerint leglényegesebb vizsgálati területek kijelöléséről, a felvétel és elemzés alapjául szolgáló jellemzők kitűzéséről és a felvételezés technikai feltételeinek biztosításáról.

A helyzetvizsgálat során nagy súlyt kell helyezni a rendszer környezetének, illetve a külső feltételeknek vizsgálatára. Ezek irányvonalaikban általában adottak, de azért a rendszeren belüli tevé-23