Új Szó, 2007. december (60. évfolyam, 277-298. szám)
2007-12-12 / 285. szám, szerda
KARRIER 2007. december 12., szerda 3. évfolyam, 49. szám Ne a pályázó kezdeményezze a kézfogást, csak akkor fogjunk kezet, ha partnerünk nyújtja az övét Árulkodó testbeszéd állásinterjún Állásinteijún döntő szerepe van az első benyomásnak, ami nagyrészt nem az elmondottakból, hanem a megjelenésből, a gesztusokból áll össze. TANÁCS A profi fejvadászok sok információt leszűrnek testbeszédünkből: a kézfogásból, a testtartásból, az arckifejezésből. Ez persze fordítva is igaz: ajelölt is fényt deríthet, mennyire érdekli személye a személyzeti szakembert. A testbeszéd titkairól egy tapasztalt tréner beszél. Az állásinteijún már a jelölt belépésekor elkezdődik, a pályázó megjelenésével. A fellépés azonnal gondolatokat, érzelmeket ébreszt az inteijúztatóban. „Az első benyomás döntő az egész pályázásra nézve. Általánosságban elmondható, hogy ha nem szimpatikus a jelölt, akkor nagyon sokat kell dolgoznia az inteijún azért, hogy tovább jusson a következő fordulóba” - mondja Varga Zsolt a Perfekt Power vezető trénere. Az első benyomás kialakulásában kis szerepe van az elmondott tartalomnak, 85 százalékban a non-verbális jelek döntenek. A pályázóknak tanácsos feszes, kihúzott háttal megérkezni a beszélgetésre, így energikusnak, határozottnak tűnnek. Ezt a munkáltatók többsége pozitívumként könyveli el. Fontos továbbá a kedves, de nem fülig érő mosoly, ami vidámságot, életörömet jelez, és szintén plusz pont lehet. A mosoly egyébként nemcsak a belépéskor lehet segítségünkre, hanem az egész beszélgetés során. A folyamatos „hollywood-i” mosoly természetesen kerülendő, ehelyett próbáljunk meg mosolyogni a szemünkkel. A szemmel való mosolygás módszere sok gyakorlással viszonylag könnyen elsajátítható. Az interjúkat megelőzően álljunk be néhány percre a tükör elé, majd kezdjük el magunkat nézni. Ezt követően próbáljunk meg a szánk mozgatása nélkül mosolyogni. Egy kis idő múlva mi is látni fogjuk a változást, és innentől már könnyű lesz alkalmaznunk mindezt a beszélgetéseken - avat be a szakértő. Az első benyomás kialakulásában szerepe lehet a kézfogásnak is. Tanács: ne a pályázó kezdeményezze, csak akkor fogjunk kezet, ha partnerünk nyújtja az övét. Mivel a kézfogásból is vélemény alakul ki a cég képviselőjében, legyen kézfogásunk határozott, semmiképpen ne ernyedjenek el kézizmaink, tenyerünk legyen a talajra merőleges. A kézfogásban ne tegyünk különbségek férfi és nő között, viszont arra is figyeljünk, hogy túlságosan se szorítsuk meg a másik kezét. A bemutatkozás után a jelölteknek az interjúszobában is helyt kell állniuk. Nem mindegy, hogy ott milyen pózban foglalnak helyet, ahogy az sem, hogy mit csinálnak a beszélgetés alatt a kezükkel. „Ha leülünk, tanácsos kicsit előredőlni, ezzel jelezzük az inteijúztató számára, hogy érdekel bennünket mondandója” - adott tippet a tanácsadó. Gyakori trükk, hogy a beszélgetőpartnerek egy tollat helyeznek el a tárgyalóasztalon, és figyelik, mit csinál vele a pályázó. Ha babrálni kezd vele, akkor tudják, hogy rendkívül ideges. Ha szeretnénk leplezni feszültségünket, akkor inkább ne nyúljunk a tollhoz. Az ingnyak piszkálása és a nyakkendő kiengedése szintén árulkodó jel. Ha valaki ideges, annak kissé megdagad a nyaka és ekkor a passzos ing kellemedenné válik. Aki erre hajlamos, annak érdemes egy számmal nagyobb ingben érkezni. A kéztartásra szintén érdemes odafigyelni. A mell előtt összekulcsolt kéz visszahúzódást jelent, és a legtöbb esetben unszimpátiát vált ki. Ajánlott a kezet inkább az asztalra termi. Nem tanácsos a beszélgetés alatt fogni a fejet vagy az állat, illetve eltakarni a szájat. Ezek szintén negatív hatást keltenek. A gesztusokon kívül a hangszínnel is lehet befolyásolni megítélésünket: Ideális, ha a pályázó középhangon beszél, amit nem nehéz megtalálni. Tegye az egyik kezét a feje tetejére, a másikat pedig a hasára, majd kezdjen egy verset mondani mély hanggal kezdve magas hangig, míg mindkét kezénél ugyanolyan intenzitású rezgést érez. Ekkor beszél ugyanis középhangján a dolgozó. Az igazán profi inteijúztatók emellett sokszor odafigyelnek a jelöltek szemmozgására is, abból ugyanis könnyedén kideríthetik: igazat mond-e a velük szemben ülő. Ezt a következőképpen teszik: először feltesznek két olyan kérdést, amelyekkel kapcsolatban biztosan nem fog füllenteni a pályázó. Például, hogy hol járt iskolába, mi volt az előző munkahelye. Mindeközben figyelik, hogy beszéd közben merre mozog a szeme. Ha jobbról balra mozgott, akkor az volt az igazmondás „iránya”. Értelemszerűen, ha a harmadik, rizikósabb kérdésnél - például hogy mennyire tartja megbízhatónak magát - az ellenkező irányba néz a pályázó, akkor gyanítható, hogy valótlant állított. „Ez egy kikerülhetetlen teszt, hiába próbálkozunk azzal, hogy mereven nézünk a válasznál, ekkor ugyanis szemünk helyett fejünk veszi át a szerepet, és mozdul el az ellenkező irányba. Nemcsak a szem és a fej, a kéz is árulkodó a hazugságot illetően. Füllentésnél például a bal kéz is mozogni kezd” - véli a vezető tanácsadó. Emellett viszont ajánlott tanulmányoznunk a velünk szemben ülő (k) reakcióit is. Mozdulataikból megtudhatjuk, mikor kellene abbahagynunk a beszédet, ahogy azt is, mikor sikerült megnyernünk magunknak az inter- júztatót. „Ha a partner elkezdi piszkálni a fülét miközben beszélünk hozzá, az azt jelenti, hogy mondanivalója van, így érdemes megállnunk a beszédben. Több olyan jel is van, ami azt jelezheti, hogy nem vagyunk szimpatikusak számára. Például, ha a homlokunkat nézi, illetve amíg hátra dőlve karbatett kézzel hallgat. A legjobb jel, ha elkezdi utánozni mozdulatainkat. Például ha mi előre hajolunk, akkor ő is ezt teszi. Ez ugyanis azt jelzi, hogy szimpatikusak vagyunk számára, ráadásul emellett érdekesnek is tartja azt, amit mondunk, (j) Ne égessünk fel magunk mögött minden hidat, viselkedjünk határozottan, mégis barátságosan Nemet is kell tudni mondani a munkahelyen FELDOLGOZÁS Főként pályakezdőkkel és új munkatársakkal fordulhat elő: bizonyítási kényszerből nem mernek nemet mondani, és minden apró kérést magukra vállalnak. Az eredmény: feladatoktól kimerült, frusztrált dolgozó, csökkent motivációval. Mi tehető ellene? Sok függ attól, milyen a cégkultúra. Anna frissen végzett jogászként egy fővárosi tanácsadó irodánál kapott ügyvédjelölti állást. Ám diplomájának és angol nyelvvizsgájának eleinte nem sok hasznát vehette, mivel kezdetben egész nap iratkapcsokat tűzdelt. Néhány hét elteltével azonban megelégelte helyzetét és szóvá tette nemtetszését. Bátorsága kifizetődött: kirúgás helyett azonnal testre szabott feladatokat kapott és végre elkezdhette a szakmai munkát. Mi lett volna, ha nem mer nemet mondani? Az eredmény könnyen megjósolható: a mechanikus feladatok miatt rossz közérzet, stressz, szakmai frusztráció, szélsőségesebb esetben pedig egészségügyi problémák. A munkahelyi érvényesülés komoly diplomáciai érzéket igényel. A kollégák legvadabb, irracionális kéréseit is szolgalelkűen teljesítő munkatársat egy idő után aligha veszik komolyan a többiek. Ám a saját véleményéhez mindig makacsul ragaszkodó, ellentmondást nem tűrő kolléga sem lesz túl népszerű a cégnél. A többiek ilyenkor joggal feltételezhetik: nem alkalmas az együttműködésre, a csapatmunkára. Ezért egyáltalán nem mindegy, miként adunk hangot véleményünknek. A stílus, a hangsúly sok mindent eldönthet. Szöllősi Ágnes karriertanácsadó ezért azt javasolja: ha már nemet kell mondani, azt feltédenül higgadt, nyugodt, tárgyüagos hangnemben tegyük. Soha ne legyünk kategorikusak vagy ellentmondást nem tűrök. Nagyon fontos: ne égessünk fel magunk mögött minden hidat, viselkedjünk határozottan, mégis barátságosan. A válasz ne csak a szimpla „Nem” kimondásában merüljön ki: mindig indokoljuk meg röviden az elutasítás okát is. Érvelhetünk egyéb tevékenységeink, feladataink fontosságával, halaszthatatlanságával, ám soha ne mondvacsinált kifogásokkal hárítsunk. Esetenként elég csak halogatni a feladatot: ezekben a helyzetekben mondjunk valami későbbi időpontot alternatívaként. Pl. X. projekt miatt erre most nincs időm, ezzel legkorábban két hét múlva tudok majd foglalkozni. Tudni kell nemet mondani akkor is, ha nem nekünk való, illetve szakterületünkhöz nem illő feladatot szeretnének a kollégák ránk tukmálni. Ilyenkor nyugodtan felhozhatjuk: ehhez nem értünk, X.Y. kolléga viszont biztosan tud segíteni a probléma megoldásában. A nemet mondást időzíteni is tudni kell: nem teszt jót a produktivitásnak, a csapatszellemnek, ha egy dolgozó épp egy, a cég szempontjából halaszthatatlan feladat kellős közepén lesz túlzottan öntudatos és elutasító a többiekkel szemben. Szintén fontos: ha nem merünk egy feladatra azonnal nemet mondani, de kételkedünk a megvalósíthatóságában, a szakmai hibák kiküszöbölése miatt inkább kérjünk némi gondolkodási idő. (j) A „Tárgy" rovatot mindig ki kell tölteni Az üzleti e-mail írása TANÁCS Látszólag egyszerű e-mailt írni, ám az íratlan szabályoknak megfelelőt, amit ráadásul még el is olvasnak, már nehezebb. Az e- mailezés az utóbbi években az üzleti kommunikáció szerves részévé vált. A partnerek sokszor már nem telefonon, hanem elektronikus úton tartják a kapcsolatot egymással. Az üyen jellegű levelezésnek is megvannak az íratlan szabályai, amelyeket jobb szem előtt tartani. A túl bizalmaskodó, az udvariatlan mailek kárt okoznak, a hosszú- akat és terjengőseket pedig nem olvassák el. Az e-mailezéssel kapcsolatban az első szabály a „Tárgy” (Subject)) mezőre, pontosabban annak kitöltésére vonatkozik. A tapasztalatok azt mutatják, hogy egyáltalán nem szerencsés tárgy nélkül elküldeni egy e-mailt. Egyrészt, mert bizonyos levelezések az ilyen leveleket spamként értékelik, másrészt ezeket nem minden esetben olvassák el a címzettek. Fontos, hogy a tárgynak rövidnek, de annál informatívabbnak kell lenni. Nem jó, ha túl általános. Például, ha egy ajánlatot küldünk ki, akkor ne csak annyi legyen, hogy „Ajánlat”. Ehelyett írjuk azt: „Tréning-ajánlat: Tárgyalástechnika”. A tárgy után következik maga a levél, amelynek első eleme a megszólítás. Ez első levélváltás esetén mindenképp Tisztelt Hölgyem/Uram vagy Tisztelt... (az illető teljes neve) legyen. A „Kedves ...” megszólítás a személyes találkozásig, illetve a közvedenebb hangulat kialakulásig nem javasolt. A megszólítást egyébként csak egy esetben hagyhatjuk el: ha rövid időn belül történik több e-mail váltás. Például, ha időpontot egyeztetnek a felek, vagy ha a partner egy rövid igen-nem választ vár a kérdésére. Ilyenkor nem szükséges újra és újra köszönni a címzettnek. Ha a címzettel a kapcsolat régebbi keletű, természetesen a megszólítás és a levél hangneme is lehet oldottabb. A megszólítás után térhetünk rá a levél tartalmára, amelyet minden esetben érdemes egy rövid mondattal bevezetni. Például „Telefonon történt érdeklődésére:...”, vagy „Az Alkimista kisokos című kiadványukban olvastuk, hogy...” Azonnal nem tanácsos belevágni a mondandóba, előbb mindenképp újuk le, miért küldjük a levelet. Jó, ha az elektronikus levél tartalma rövid és tárgyszerű, és a szöveg maximum 4-5 bekezdésből áll. Az ennél hosszabb e-maileket nem szívesen olvassák el a címzettek. Ha mégis bővebb a mondanivalónk (például szerződésünk módosításait kívánjuk átküldeni), akkor érdemes azt egy külön dokumentumban csatolt fájlként eljuttatni az illetőhöz. Akármiről is lenne szó, ha a levél első néhány bekezdése felkeltette a címzett figyelmét, a csatolt állományt is megnézi. Ha nem, akkor ne raboljuk az idejét. Néhány sort akkor is szükséges írni, ha csak egy csatolt fájlt küldünk a partnernek (például egy szerződést). Ebben az esetben ugyanúgy szükséges a tárgy, a megszólítás és az el- köszönés, viszont ilyenkor nem kell több soros tartalmat felmutatni, elég csak ennyit úni: „Előzetes megbeszélésünkhöz híven mellékelten csatoltan küldöm a...”. Az üzleti levelet „Üdvözlettel,” elköszönéssel tanácsos lezárni, ám az elköszönés előtt érdemes egy mondatban utalni további szándékainkra, vagy épp felajánlani segítségünket a partnernek. Például: „Várjuk jelentkezését”, vagy „Amennyiben bármüyen kérdés felmerül Önben, kérem, hívjon az alábbi telefonszámon.” Az elköszönéssel azonban az e-mail még nem érhet véget. Nem maradhatnak el a levélíró pontos azonosításához szükséges adatok sem: a levélíró telefonszáma, faxszáma, cége honlapjának címe, és titulusa. Ezen adatok kétféleképpen helyezhetők el: aláírásként vagy csatolt névjegyként. Mivel vannak, akik nem szeretik a csatolt fájlokat, inkább használjuk az aláírást. Igen zavaró, ha ezt nem tesszük be, hiszen így a másik fél nem tudja, hol érhetne el minket, ahogy azt sem, hogy a vállalati hierarchia mely szintjéről kapta a megkeresést. Az utóbbi egy-két évben igen el- terjedtté váltak a mosolyjelek. Az üzleti levelezésekben azonban csak igen ritkán használhatók. Tulajdonképpen akkor sem tanácsos alkalmazni őket, ha a partner él velük. Komoly tárgyalópartnerként jobb megmaradni a hivatalos formulánál, személyes hangú levélben azonban kedves hangulatfestők. A használt betűkkel szintén nem árt óvatosnak lenni, jobb elfelejteni például a színes, túl díszes betűtípusokat. Nem tűnik túl komolynak az a cég, amelyik rózsaszín betűket használ. Ehelyett a kétféle szokásos alap betűtípus használandó, az Arial vagy a Times New Roman, fekete színben. Természetesen ha a cég arculatának tervezése kiterjedt az e-mailre is, akkor azt kell használni. (1)
