Tolnai Népújság, 2004. február (15. évfolyam, 27-50. szám)
2004-02-27 / 49. szám
TOLNA MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT BALASSA JÁNOS KÓRHÁZA 7. OLDAL 2004. Február 27., péntek Betegadminisztráció, betegfelvétel, archiválás Szerteágazó tevékenységet végez a dokumentációs osztály Dokumentációs osztály - a kívülálló számára az osztály elnevezése teljesen mást takar, mint valójában azok a tevékenységek és összetett feladatok, amelyeket az itt dolgozók végeznek. A dokumentáció szó ugyan utal bizonyos mértékig arra - mivel egészségügyi környezetről van szó -, hogy elsősorban „beteg-dokumentáció” állhat a tevékenységek hátterében. Az osztály munkatársai által végzett szerteágazó tevékenységét Németh Istvánné osztályvezető mutatta be.- Összefoglalva az osztály tevékenységeit, az itt dolgozók feladata a beutalóval, előjegyzéssel, sürgősséggel felvett és távozott betegek ápolása során keletkezett - személyi, diagnosztikai, terápiás- adatok ellenőrzése, rögzítése, nyilvántartása, a finanszírozáshoz való előkészítése, a dokumentáció archiválása, valamint megbízható adatszolgáltatás - mondta Németh Istvánné osztály- vezető hozzáfűzve, hogy mindezek a tevékenységek megoszlanak az osztály három csoportja - betegfelvételi, betegadminisztráció, mikrofilm - között. Mivel ezek a csoportok a kórház területén más-más helyen vannak, ezért a munkakapcsolat többnyire telefonon bonyolódik. A dokumentációs osztály három részlegének 17 dolgozója van, a betegadminisztráción 9-en, a betegfelvételi irodán 3-an, a mikrofilm csoportnál szintén 3-an dolgoznak, valamint 2 orvos szaktanácsadó. lamközi egyezmények keretein belüli, valamint fizetőköteles betegek adatainak nyilvántartása - vezetése is. Mindezeket a tevékenységeket átfedéses munkarendben, három adminisztrátor, (kettő nyolc órában és egy négy órában) látja el naponta 6-16 óráig. Betegadminisztrációs csoport A dokumentációs osztály betegadminisztrációs csoportjának feladata a betegek ápolása, kezelése alatt keletkezett diagnosztikai és terápiás adatok ellenőrzése, rögzítése, számlázása és továbbítása a finanszírozáshoz. A finanszírozási tevékenység szempontjából a járó-, és fekvőbeteg teljesítményelszámolása nem azonos. Járó betegek teljesítmény-elszámolása: előírt szakmai szabályok alapján történik, amely meghatározza az adott eljárás elszámolható mennyiségét az egymás mellett nem, vagy csak együtt elszámolható eljárásokat, valamint időintervallumhoz kötött (egy hónap, három hónap, egy év, három év) beavatkozásokat. A beavatkozások finanszírozása meghatározott pontértékek alapján történik. A teljesítményelszámolás alapadatait az osztályos ambulanciák, szakrendelések, diagnosztikai egységek, gondozók, terápiás munkahelyek biztosítják. A járó betegek száma évről évre nő, 2003-ban közel 800 ezer beteget láttak el a munkahelyek. Az elszámolás nélkülözhetetlen adata az érvényes és hibátlan TAJ-szám, mivel az OEP csak ennek a megléte mellett finanszírozza a teljesítményeket. A fekvő betegek finanszírozása 1993. július elsejétől homogén betegség csoportok (HBCs) szerint történik. Ennek az a lényege, hogy azonos típusú megbetegedéseket - számos egyéb körülmény figyelembevételével - azoA betegadminisztrációs csoport Betegfelvételi csoport Feladata, a Balassa János Megyei Kórház Szekszárdon lévő gyógyító osztályaira, valamint a Palánkon és Pincehelyen lévő osztályokra beutalóval, előjegyzéssel érkező betegek felvételével kapcsolatos személyi adatok számítógépes rögzítése, beteg- osztályra való irányítása, különböző adminisztratív tevékenységek elvégzése, nyilvántartások vezetése.- A felvételi iroda dolgozóinak jó kommunikációs készséggel, néha sok megértéssel kell rendelkezniük, hogy az esetleg türelmetlen és nehezen szóra bírható személyekkel is megtalálják a közös hangnemet - mondta Németh Istvánné. A számítógépek kezelésén és az adatrögzítésen kívül az itt dolgozó három munkatárs tevékenysége közé tartozik még különböző nyilvántartások - törzskönyv, névmutató, etikett nyomtatás, álNémeth Istvánné dokumentációs osztályvezető Érettségi után 1967-től dolgozik a szekszárdi megyei kórházban, némi megszakítással. A laboratóriumban kezdett, de mivel nem iskolázták be rögtön és közben járt Pécsett a SZÜV-nél, ahol megismerkedett a számitógépes adatfeldolgozással, arpi megtetszett neki, pályát módosított. A kórház akkori igazgatója, dr. Szentgáli Gyula által létrehozott számítógépes dokumentációs részleg munkatársa lett, azóta is ezen a területen dolgozik. 1983-85 között másfél évig a szekszárdi SZÜV-höz tett rövid kitérőt. 1996-tól osztályvezető. Szakmai végzettség: információszervező 1971., folyamatszervező 1979. Nyelvtudás: német Család: férje a bonyhádi televízió kereskedelmi igazgatója. Két lányuk van, a nagyobbiktói egy 7 éves fiú unokájuk. Kisebbik lányuk idén érettségizik Szekszárdon, a Bezerédj István Kereskedelmi Középiskolában. Lakás: Szekszárd. Hobbi: olvasás Kiss Jánosné és Frai Lászlóné a betegfelvételi irodán nos átlagos díjjal finanszírozza az egészségbiztosító. Ennek a bevételnek jelentős szerepe van a kórház működésében, mert a fekvő betegek ellátására csak ez a forrás áll rendelkezésre. A dokumentációs osztály tátumokat. Az osztályokon megbízott- kódolásért felelős - orvosok kódolják az adatlapokon szereplő betegségeket és beavatkozásokat. A havonként rögzített és finanszírozásra kerülő adatok leválogatása előtt különböző ellenőrzésekre is szükség van. Ezek az ellenőrzések többségükben manuális tevékenységek, amelyek a felvett, áthelyezett, távozott betegek osztályos létszámjelentésével való összevetését jelenti. Az osztályok teljesítéseikről havonta visszajelzést kapnak, kinyomtatott teljesítménytablók formájában. A teljesítményadatok javítása, pótlása meghatározott ideig lehetséges. Havi fekvő beteg forgalmuk változó, 3100-3300 fő közötti. A csoport személyi összetétele szakmai végzettség szempontjából nagyon változatos. Az egyes tevékenységek elvégzéséhez az osztály dolgozóinak szaktudása megfelelő. A személyi és diagnosztikai adatok hivatali titokként történő megőrzéséért felelősek az osztályon dolgozó személyek.- A fekvő és járó betegek informatikai adatainak védelme intézetünkben megoldott. Az adatok hozzáféréséhez, azokba való betekintésre csak az arra jogosult személyeknek van módja - állítja Németh Istvánné. igyekszik a HBCs finanszírozási szabályok bonyolult rendszerében naprakész információkat nyújtani az ápoló osztályok részére. A fekvő beteg finanszírozásának pénzügyi alapbizonylata az ADATLAP, amely tartalmazza a személyi adatokon kívül a beteg diagnózisait (betegségeit), műtétéit, egyéb beavatkozásait, különböző terápiás eljárásokat, inplanA betegadminisztrációs csoport tevékenységei közé tartozik: a különböző statisztikai jelentések és nyilvántartások vezetése, amelyek meghatározott időszakra vonatkoznak, vagy esetiek. Ilyenek:- a struktúra és ágyszám változás jelentése OEP Finanszírozási Informatikai Főosztálynak, a járó- és fekvőbeteg forgalom, szakorvosi óraszám KSH-nak,- egyedi betegszámla készítése, ráfordítási költségszámítás „extrafinanszírozott” fekvő beteg esetén OEP-nek,- intézet vezetése, kontroling csoport felé egyedi adatszolgáltatás,- orvos-nyilvántartásban történt változásjelentés a MEP-nek,- esetfinanszírozott eszközök, beavatkozások jelentése MEP- nek,- Országos Rákregiszter alapján onkológiai esetek jelentése Országos Onkológiai Intézetnek,- kórboncolás céljából végzett halottszállítás nyilvántartása, jelentése a MEP-nek,- egyezményen alapuló, külföldi állampolgárok ellátásának jelentése az OEP-nek,- megtérítési eljárásokhoz egyedi betegszámla készítése,- intézeti szinten bélyegzők nyilvántartása, rendelése, selejtezése,- rendőrség, bíróság, egyedi kérések alapján betegdokumentáció visszakeresése, fénymásolása. Mindezeket a tevékenységeket 11 munkatárs végzi az osztály- vezetővel együtt. Van köztük statisztikus, kódellenőrző-rögzítő, betegadminisztrátor, informatikus, folyamatszervező, orvosszaktanácsadó. Betegdokumentációt archiváló, mikrofilm-csoport Tevékenységük a fekvő betegek ápolása alatt keletkezett összes orvosi dokumentáció összerendezése, archiválása, tárolása, selejtezése. A kórlap-dokumentáció irattározása manuális tevékenység a csoportnál, amit meghatározott elv alapján végeznek. Az adott éven belül távozott, valamennyi beteg dokumentációja - születési dátum szerint sorba rendezve - dossziéba kerül. Ha egy beteg az adott évben többször feküdt a kórházban, akkor az összes ápolási dokumentációja egy dossziéba kerül. A betegdokumentációk tárolása intézeten belül kijelölt, valamint a város több pontján bérelt irattárakban történik. A dokumentáció tárolásának több formája is megtalálható a kórházban. Eredeti papír formában, dossziéban tárolt dokumentációk, roll-filmen fémdobozban tárolva, mikrofilm kártyán speciális szekrényben tárolva. A régebben alkalmazott archiválási technológiák már elavultak, a korszerűek pedig drágák. Az egészségügyi dokumentációk megőrzési ideje - az adatvédelmi törvény alapján - 50 év! A dokumentáció selejtezése, megsemmisítése (zúzdában) szigorú keretek között, intézeti adatvédelmi felelős jelenlétében, jegyzőkönyv készítése mellett történik.- Visszakeresés történhet egyedi kérés alapján (leszázalékolás, kártérítési igény) rendőrségi, bírósági megkeresés alapján, valamint az intézet orvosainak tudományos munkák elkészítéséhez. Egyedi kérés alapján 10 évnél régebbi dokumentáció visszakeresése, fénymásolása, postázása térítésköteles és igazgatói engedélyhez kötött. Éves szinten, a visszakeresendő dokumentáció száma nagy - mondta Németh Istvánné. Az évenkénti betegforgalom növekedésével a tárolandó betegdokumentáció mennyisége is jelentősen megnő, így tárolása is egyre nagyobb problémát okoz. Az itt dolgozók fizikai leterhelése is nagy, mert éves szinten közel 40 ezer dokumentációt „mozgatnak” meg a különböző igények és archiválás miatt. E feladatokat két fő nyolcórás, és egy fő négyórás dolgozó végzi.- A dokumentációs osztály szervezetileg közvetlenül az orvos-igazgatóhoz tartozik. Kapcsolatunk az intézet vezetésével jó, az adatszolgáltató járó- és fekvőbeteg-egységekkel, ha néha nem is zökkenőmentes, de kollegális - mondta Németh Istvánné. Steib Györgyné és Ötvösné Csehák Cecília archivál Az oldal a Tolna Megyei Ön- kormányzat Balassa János Kórházának támogatásával készült. A cikkeket írta, az oldalt szerkesztette: F. Kováts Éva, a fotókat Gottvald Károly készítette. Okmányok szükségesek Nagyon fontos, hogy a betegek a beutalóval együtt a személyi okmányaikat, személyi igazolványt, TAJ-kárlyát - külföldi állampolgárok esetén útlevelet, biztosítási okmányokat - a betegek magukkal hozzák a kórházba, járóbeteg-szakrendelésekre, mert a személyi adatok pontos, hiánytalan kitöltése is fontos a finanszírozáshoz, sőt a TAJ-szám hiánya az ellátás elszámolását sem teszi lehetővé az Országos Egészségbiztosítási Pénztár (OEP) felé. 9
