Sonderband 2. International Council on Archives. Dritte Europäische Archivkonferenz, Wien 11. bis 15. Mai 1993. Tagungsprotokolle (1996)

3. Session / Séance. Sharing of Experience and Exchange of Staff / Partage d’Expériences et Echange des Personnes - Thibodeau, Sharon: The Pitfalls of Terminology and linguistic Barriers / Pieges de la Terminologie et Barrieres linguistiques (english 207 - français 217)

3. Session/Séance: Thibodeau, Pièges de la Terminologie et Barrières linguistiques

que, selon certains systèmes de gestion (peut-être même la plupart), les dossiers sont „organiquement créés et/ou accumulés par une personne physique, une famille ou une personne morale“, et ne sont Jamais mélangés avec des documents d’une autre personne physique, famille ou personne morale“, dans d’autres systèmes (apparemment de plus en plus nombreux) les dossiers sont générés et/ou accumulés par une succession d’organismes différents et sont donc caractériés par un mélange de documents de diverses provenances. Les archives résultant d’un certain type d’action ou de gestion, et même les personnes chargées de gérer les dossiers, passent d’un organisme à un autre, et l’organisme „perdant“ coexiste avec l’organisme „gagnant“18.

Les commentateurs de la „Définition des principes concernant la description archivistique“ insistent sur le fait que, si ceux-ci doivent remplir le rôle qui leur est assigné, il faut qu’ils reflètent les réalités de la gestion moderne et qu’ils incitent les archivistes à adopter des pratiques de description permettant aux utilisateurs des archives,

1. d’identifier les systèmes de gestion,

2. d’identifier tous les documents (ou au moins les plus valables) d’„une personne physique, d’une famille ou d’une personne morale donnée“,

3. d’identifier les documents produits par une fonction gouvernementale donnée.

Un des moyens d’atteindre ce but serait d’adopter la nouvelle définition proposée, plus large, du concept de fonds. Un autre moyen serait de garder le concept traditionnel du fonds tout en le combinant avec le système de la „série“ ou du classement par fonction {file system), en appliquant intellectuellement ce système aux fonds créés par chaque organisme „dans l’exercice de ses activités propres“19.

Que ce soit par une de ces solutions ou non, il est clair qu’un moyen quelconque doit être trouvé pour surmonter l’obstacle que constituent les fonds, si l’on ne veut pas rendre impossible l’élaboration des normes des description20.

18 Voir l’exemple donné en Appendice A pour illustrer la description documentaire; on y verra le genre de transfert de fonctions qui conduit à une confusion dans l’archivage des dossiers et qui pose un défi à la répartition de ceux-ci entre les fonds. L’enregistrement des navires marchands (inscription maritime) est un autre exemple, et sur une plus longue durée, d’une fonction qui a été exercée successivement par plusieurs administrations fédérales des Etats-Unis, entre autres le US Customs Service (1789-1884 et 1942-1967), le Bureau of Marine Inspection and Navigation (1884-1942) et le US Coast Guard (depuis 1967), ce qui rend difficile la répartition de cette documentation entr les fonds des administrations concernées.

19 L’application du premier système dans le cas des dossiers d’inscription maritime visés à la note précédente amènerait à définir le fonds comme „dossiers de la fonction d’inscription maritime du gouvernement fédéral. L’application du second système impliquerait que la description du fonds de l’US Customs Service ne comprenne qu’une partie des dossiers de l’inscription maritime, tandis que d’autres parties seraient décrites dans le fonds du Bureau of Marine Inspection and Navigation et dans celui de l’US Coast Guard.

20 Une première version révisée de la Définition des principes concernant la description archivistique a été adoptée par le Comité „ad hoc“ sur les normes de description à Madrid en janvier 1992. Le contenu du glossaire, notamment les définitions de description et de fonds, diffère à peine de la version originale. Bien que plusieurs participants du Congrès du CIA à Montréal aient exprimé leur crainte que les Principes révisés n’allent pas assez loin pour répondre aux besoins des archivistes, le congrès les a cependant adoptés comme base de la formulation ultérieure de normes internationales.

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