Szabolcs-Szatmár-Beregi levéltári évkönyv 16. (Nyíregyháza, 2003)

Szegőfi Anna: Tapasztalataim és észrevételeim a tanácsi iratok selejtezése és rendezése közben

az iratkezelési folyamat optimalizálása az ISO látókörébe. Az elképzelés nemes és támogatásra méltó, ha az iratkezelési folyamat optimalizálásáról van szó, de a levéltári szakmai kontroll már a minősítési szempontoknál is elmaradt, jelenleg sincs a minősítő munkába beleszólásunk, így félő, hogy az optimalizálás nem abban az irányban indult el, ami a maradandó értékű iratok védelmét szolgálná. Néhány - véletlenül - tudomásomra jutott fővárosi, kerületi példával szeretném a problémát érzékeltetni. Az ISO előírások szerint optimális esetben egy ügyintézőnél csak 8, azaz nyolc elintézetlen akta lehet, s ennek egyik kerületünkben egyetlen iratkezelési megoldását ismerték el, ha az összes többi akta határidőbe kerül. Ugyanez az előírás azt is kimondja, hogy határidős irat nem lehet az ügyintézőknél, csak az irattárban. A végeredmény, hogy határidős raktárrá változott a központi irattár, s az iratkezelés legfontosabb teendője a határidő nyilvántartás, a határidős iratok kiemelése és ügyintézőhöz történő továbbítása lett. A másik történetet egyik megyei levéltárunkban hallottam; tanulságos és figyelmeztető. Az iratkezelési folyamat optimalizálóinak látókörébe került egy nagy mennyiségű iratanyag, amelyet már elintéztek, irattári elhelyezésre várt, de ember és idő hiányában az iktatókönyvi kivezetése, és az irattári elhelyezése még nem történt meg. Az ISO minősítés érdekében a legegyszerűbb megoldást választották, a kérdéses iratokat mint zavaró tényezőt megsemmisítették. Mindez arra figyelmeztet, hogy az önkormányzati irattárak rendjére, selejtezettségére, rendezettségére oda kell figyelnünk, s ha szükséges, kompromiszszumokat is kell kötnünk az iratanyag érdekében. Ilyen kompromisszum lehet, hogy az önkormányzatok selejtezésénél a levéltári selejtezéshez készült mintajegyzékek használatát engedélyezzük, sőt szorgalmazzuk, s ezzel segítünk helyet felszabadítani az irattárakban. Ez természetesen a selejtezés ideje alatt, és a selejtezés végeredményének ellenőrzésekor nagyobb odafigyelést, többletmunkát igényel, de megéri. Ha a levéltáros nem választja el az irattári és levéltári selejtezést gondolatban mereven, akkor segít az irattárakban, s ha segít, magán is segít. Miközben az irattározási követelmények javításán fáradozik, menti a maradandó értéket, és mi tagadás, munkát takarít meg. Az ügyviteli selejtezések színvonalának emelésére a teljes irattári anyag levéltárba szállítása, s levéltári szakemberekkel történő selejteztetcse - azaz az átmeneti levéltár - lenne a másik megoldás. Sajnos az „új LÜSZ" sem adott erre választ, sőt egyáltalában nem foglalkozik a levéltárakban végrehajtott ügyviteli selejtezések kérdésével, így fennmarad az eddigi, levéltáranként eltérő gyakorlat. Rendezés Az „új LÜSZ" megjelenése nem változtatott azon az évtizedek óta bevált rendezési munkafolyamaton, hogy a rendezés első lépése a fond meghatározása. A tanácsi iratokat illetően éveken át tartó szakmai vita bontakozott ki, ami „egy tanács, egy fond" elveként vonult bc a köztudatba. Ennek az ismertetésnek a ke-