Darvas Lóránt et al. (szerk.): A Csíki Székely Múzeum Évkönyve 5. Régészet, történettudományok (Csíkszereda, 2009)
Művelődéstörténet - Bernád Rita Magdolna: Római katolikus gyűjtőlevéltárak Hargita megyében. A Gyergyószentmiklósi és a Székelyudvarhelyi Gyűjtőlevéltárak fondjegyzékei
Bernád Rita Egy másik központosított levéltári forrása a plébániai irategyütteseknek a rendszeresen végzett egyházlátogatások jegyzőkönyvei, az úgynevezett visitatio canonicak avagy erdélyiesen canonica visitatiok. Ezekben a vizitációs jegyzőkönyvekben említést tesznek az egyes plébániák könyvanyagáról, és ezek közé sorolják be a leggyakoribb esetben az anyakönyveket is vagy más kötetformájú iratanyagokat is. A helyszíni szemlék és ezzel párhuzamosan a rendszeresített begyűjtések alkalmával figyelmesen át kell nézni a könyvtári állományt is az esetleges kötetes formátumú levéltári anyag felkutatása végett. Ilyenek lehetnek: anyakönyvek, egyháztanácsgyűlési jegyzőkönyvek, historia domusok, különböző protokollumok, számadáskönyvek stb. A plébániai iratok rendezésének elméleti alapját a provenienda elve határozta meg, az iratok eredeti rendszerének visszaállítására törekedtünk, és csak másodlagosan folyamodtunk a pertinencia elvéhez, tematikus rend kialakításához, és csakis ott, ahol a szükség diktálta.12 A rendezés folyamata során először az anyakönyveket különítettük el, abból alakult ki egy sorozat. Utána a plébániai iktatott iratok következtek, amelyekből sok esetben szépen elkülönültek a házassági iratok, majd a gazdasági, esetleg iskolai és a vegyes iratok állaga. A köteteknek, amelyek a hitbuzgalmi egyesületi és az egyháztanácsgyűlési jegyzőkönyveken kívül historia domusokat és protokollumokat is tartalmaznak - egy külön sorozatot szenteltünk. Tudatában vagyunk annak, hogy ez csupán egy formailag megkülönböztető állagnév, de az állományvédelmi követelményeknek eleget téve a köteteket is dobozokba osztottuk, és így a tematikus jelzővel is ellátott elnevezés, megkönnyítette feladatunkat. Minden levéltári doboz felirata tételenként jelzi a benne lévő köteteket. Az egyházközségi archívumok rendezése szakaszokban történt, az irategyüttesek beszállításának és esetleges fertőtlenítésének sorrendjében. A plébániai levéltárak anyaga részben ügyviteli célú segédletek - iktatókönyvek - által, részben egyenkénti átnézéssel kutatható. Az iktatás a plébániai hivatalokban azonos módon történt, mégpedig sorszámosan. A hosszabb ideig tartó ügyek esetében általában az alapiktatószámhoz csatolták az időben utána következő ügyiratdarabokat. Az iratok összegyűjtése és központba szállítása a gyakorlatban a kezdetektől, a plébánia alapítási évétől - amennyiben esedékes, 1990. évvel bezárólag történt, de van eset, hogy 2006-ban keletkezett irat is belekerül az állagba. Általában a plébános javasolhatja, ha ezekre nincs szüksége a folyamatos ügyintézés folyamán. A plébánián maradt és marad minden olyan irattári anyag, amelyre a kurrens ügyvitelben, a mindennapi ügyfél12 A római katolikus plébániai iratanyag tagolódásához, iratfajtáihoz és irattípusaihoz lásd BERNÁD RITA: Plébániai levéltárak, egyházközségi archívumok. In: Keresztény Szó, 12. sz., Kolozsvár, 2005. 296
