Varga János (összeáll.): A Csemadok 25 éve 1949-1974

1. számú körlevél

annyit jegyzünk meg, hogy a pénztárkönyvbe minden bevételt és minden kiadást külön-külön be kell írni. Nem helyes tehát több, különféle kiadást vagy bevételt egy összegben bevezetni. Ha pl. valamit rendez a helyi csoport, nem helyes az elszámolást úgy bevezetni a pénztárkönyvbe, hogy a pénztáros a kiadásokat levonja az összbevételből, és csak a tiszta jövedelmet írja be. Külön kell kimutatni, mennyi volt a bevétel a belépődíjakból, a túlfizetésekből, az italból, a büféből, a tombolából stb., ezzel szemben a kiadásoknál külön fel kell tüntetni, mit fizetett ki a pénztár az italokért, a büfé részére vásárolt árukért, a terem díszítéséért és takarításáért, a zenéért, a hivatalos illetékekért (engedélyek, adók, tűzoltói illetékek stb.). Ugyanígy kell eljárni a tagbélyegek rendelésénél is. A rendeléskor beküldött összeget fel kell tüntetni a kiadásoknál és a beszedett tagdíjakat (összesítve is) a bevételeknél: a két összeg közötti különbség adja a helyi csoport 10 %-os tagdíjrészesedését. Nem helyes tehát a pénztárkönyvbe csak a 10 %-os részesedést beírni mint bevételt. A pénztárkönyvbe a helyi csoport minden pénzforgalmát be kell vezetni, különben lehetetlen volna az ellenőrzés. Tilos tehát a helyi csoport pénztárában olyan pénzt tartani („fekete alap"), ami nincs beírva a pénztárkönyvbe. A pénztárkönyvben kimutatott összegnek egyeznie kell azzal a pénzzel, ami a pénztárban van. Az elöljáróság felelős mind a központnak, mind a tagoknak azért, hogyan gazdálkodik. A pénztáros ezért ne mulasszon el minden naptári negyedév végén pénztári jelentést tenni mind a taggyűlésnek, mind a központnak, b) A leltár A helyi csoport minden maradandó vagyontárgyáról (kivéve az apró használati tárgyakat, mint pl. tintatartó, villanyégők, bélyegzők stb.) leltárt kell készíteni, feltüntetve a vételárat, illetve ajándékozás esetén a becsértéket. A leltárt a titkár, vagy ha van ilyen, a leltáros vezeti és őrzi meg gondosan. 3/ Nyomtatványok A helyi csoportok ügyvitelének megkönnyítése, egységesítése és a takarékosság céljából a központ minden szükséges ügyviteli nyomtatványt tömegesen készíttet az összes helyi csoportok számára, minek folytán az előállítás rendkívül ölesóvá válik. Hasonlóképpen akarunk eljárni az egyesületi bélyegzők, s ha szükséges lesz, a fejléces levélpapír esetében is. Azért kérjük a helyi csoportokat, hogy ezeket a körlevél kézhez vétele után rendeljék meg a központnál. A legfontosabb nyomtatványt, a pénztárkönyvet, mely a tagbélyegek kimutatását is tartalmazza, megküldjük minden megalakuló helyi csoportnak anélkül, hogy azt megrendelné, mihelyt a pénztárkönyvek elkészülnek. Addig is kérjük a helyi csoportokat, hogy bevételeiket és kiadásaikat ideiglenesen jegyezzék. Jó munkát! A Csemadok Központi Bizottsága 31