Szántó László: A Kaposvári Városi Tanács testületi üléseinek napirend-katalógusa 1950-1990 - Somogy megye múltjából. Segédletek 2. (Kaposvár, 2005)

1. Bevezetés

amikor egy, vagy több ülés egész előterjesztési anyaga hiányzott, akkor nem köttették be a hiányos anyagot. A kutatás megkönnyítése és az anyag könnyebb kezelhetősége érdekében lapszámoztuk a köteteket (a hiányos előterjesztések éves anyagát is!), kezdve a jegyzőkönyvekkel, s folytatólag az előterjesztési kötetekkel. Tehát, nem külön lapszámoztuk az egyes köteteket, mert ebben az esetben bonyolultabb lett volna az adatok szerepeltetése a napirend-katalógusban. A katalógus szerkezetéről: minden jegyzőkönyv teljes dátumát közöljük kiemelt szedéssel, majd az egyes napirendi pontokat, új sorszámokkal, de az eredeti sorrendben. A második rovatban tüntettük fel az elfogadott határozat (ok) sorszámát. Megjegyzendő, hogy kezdetben nem hoztak határozatot, vagy nem látták el sorszámmal. Olyan eset is előfordult, hogy hibás sorszámmal látták el a határozatokat. Természetesen, az eredeti számot adtuk meg, de nem jeleztük külön a hibát. A következő rubrikában szerepeltetjük a határozat kötetbeli lapszámát. Fontosnak tekintettük, hogy a kutató és/vagy egyéb okból tájékozódó olvasó elegendő információt kapjon a jegyzőkönyvekhez csatolt mellékletekről is, vagyis, legyen tisztában azzal, hogy milyen információs források találhatók egy-egy napirendi pont kapcsán. Ezért nemcsak a lapszámokat közöljük, hanem az előterjesztés fajtáját is feltüntetjük. A korabeli jogszabályok, de főként utasítások és ajánlások egy idő után előírták, hogy milyen szerv, vagy mely személy, milyen fajta anyagot köteles készíteni a tanács- vagy vb-ülésen való megtárgyalásra. Rögtön hozzátehetjük, hogy ezt nem lehet pontosan nyomon követni a jegyzőkönyvek megfogalmazásain, vagy magukon az előterjesztett anyagokon. Mindenesetre, a következő mellékletek készülhettek: jelentés, beszámoló, tájékoztató, javaslat, vagy egyéb előterjesztés. Megjegyezzük, hogy gyakran csak annyi szerepel a jegyzőkönyvben vagy a mellékleten, hogy „előterjesztés". Ha a jegyzőkönyv, vagy a melléklet címe, esetleg tartalma alapján egyértelműen megállapítható volt a fajtája, akkor azt tüntettük fel ebben a rovatban. Amennyiben ez nem volt megállapítható, vagy az anyag tartalmi jellege vegyes (például jelentés és terv felvázolása egyszerre), akkor előterjesztés megnevezéssel jelöltük a mellékletet. Figyelemmel voltunk arra is, hogy szóbeli, vagy írásos; illetőleg, rögzítettek-e a jegyzőkönyvben olyan szóbeli kiegészítést, amely érdemi új adatokat tartalmazott a napirendi ponttal és/vagy előterjesztéssel kapcsolatban. Terjedelmi korlátok miatt „sz" rövidítéssel jeleztük az ilyen jegyzőkönyvi részeket. Az utolsó rovatban közöljük a mellékletek lapszámát. Ha az olvasó nem talál adatot, akkor az annyit jelent, hogy nem maradt fenn a melléklet, illetve nem rögzítették a szóbeli kiegészítés tartalmát a jegyzőkönyvben, csak annak tényét. A különféle előterjesztések természetesen eltérő mennyiségű és történeti értékű információt hordoznak. A kutató, vagy más érdeklődő a jelentések és beszámolók anyagából szerezhet bőséges információt egy-egy témáról, eseményről, a tanács és szerveinek működési módjáról, tevékenységéről. Ezeket a végrehajtó bizottság és a szakosztályok, valamint a tanácsi intézmények és vállalatok vezetői készítették saját működésükről, egyes témákról, stb. A tanáccsal szoros kapcsolatban lévő szervek, intézmények és vállalatok tájékoztató jellegű jelentéseket készí-