Márton Erzsébet (szerk.): Múzeumi Hírlevél, 2005 (26. évfolyam, 1-12. szám)
2005-03-01 / 3. szám
©Múzeumi Hírlevél verrel, amelyet bizonyosan a múzeumi nyilvántartás feladatrendszerének megoldására fejlesztettek ki és még néhány évig 'garanciálisán'javítják: ennél többet, azt hiszem, úgy sem látunk előre az informatikai fejlesztések dzsungelében. Nem állíthatjuk, hogy a rendszer abszolút hiba-mentes, de rendelkezésünkre állnak azok az eszközök, amelyekkel ezek javíthatóak és kiküszöbölhetőek. A kezdőknek kézikönyv és folyamatos telefonos segítség áll rendelkezésére: a hibákat folyamatosan naplózzuk és ezek verziófrissítésenként folyamatosan javításra kerülnek. Az anyagi hátteret a NKÖM szolgáltatja: a Magyar Nemzeti Múzeum saját erejéből egy ilyen méretű rendszerfejlesztést nem tudna finanszírozni. Ez a cikk azonban nem a szoftverről szól, hanem az auditálásról. Minden új folyamatban lennie kell egy elsőnek: a Magyar Nemzeti Múzeum felvállalta ezt a megtisztelő, de biztosan nem hálás szerepet. A múzeumban ezt a nyilvántartási szoftver közel egy éves próbaüzeme előzte meg, amelynek során nagyon sok hibát fedeztünk fel és hárítottunk el (a királyi többes itt egyaránt vonatkozik a tesztelést végző muzeológusokra, külső informatikai szakértőkre és a rendszerfejlesztőkre). A nyilvántartási rendszer két teljes példányát telepítettük a szerverre (mintha két különálló múzeumról lenne szó). Az egyik az ún. Gyakorló rendszer, amelyben bárki létrehozhat saját gyűjteményi leltárkönyvet, tárgyszólistát, lekérdezéseket, tehát a teljes nyilvántartási rendszert kipróbálhatja, megtanulhatja. Természetesen ebben a rendszerben is csak személyre szóló név/jelszó kombinációval lehet dolgozni, amelyet a rendszeradminisztrátor oszt ki a gyűjteményvezetők írásbeli kérésére. Ha a gyűjtemény felelős vezetője és a nyilvántartási rendszerben dolgozó munkatársak már biztosan kezelik a rendszert és a tárolt adatok mennyisége és minősége indokolja, a gyakorló rendszerből az adatokat átteszszük az ún. éles rendszerbe. Ez a gyakorlótól abban különbözik, hogy itt már feltétlenül valós adatokkal, ellenőrzött tárgyszókészlettel dolgozunk. A jogosultsági körök azonos módon szabályozottak mindkét rendszerben. Megkülönböztetünk intézményvezetői, gyűjteményvezetői, muzeológusi, adatrögzítői, vendégkutatói és rendszergazdai jogköröket. A jogosultságokat a gyűjteményvezetők kérésére, írásos javaslatára állítjuk be, kivéve természetesen az intézményvezetői és rendszergazdai szerepet. A nyilvántartási rendszerben jelenleg több, mintegy 200000 adatot tárolunk. Ezek nagy része úgynevezett 'retrospektív' leltárkönyvi tétel, hiszen hivatalos leltárkönyv-nyitást eddig csak próbaként végezhettünk. Az auditálás egyik következménye pontosan az, hogy az idáig tanulás/gyakorlás céljából vezetett számítógépes leltárkönyv hivatalossá, ez által kötelezően vezetendővé válik. Mint a rendelet szövegéből nyilvánvaló, ezáltal nem veszti érvényét a papír alapú leltárkönyv: egy teljes éven át párhuzamosan kell vezetni a két leltárkönyvet, a hagyományosat és a számítógépeset, és a lezárt leltári év végén, a tapasztalatok alapján lehet véglegesen áttérni az új nyilvántartási formára. Retrospektív leltárkönyvből egy gyűjteményben egy lehet, az okmány-jellegű hivatalos leltárkönyvből évente egy. Év végén a hivatalos leltárkönyvet le kell zárni és hitelesítésre kinyomtatni. Egyszerre egy hivatalos leltárkönyv lehet nyitva. A retrospektív és a hivatalos leltárkönyvi adatok azonos módon kereshetők le. Az áttérés legkisebb egysége a gyűjtemény. Noha múzeumunkban több gyűjteményben is jelentős számítógépes leltári adatbázis áll már rendelkezésre, az auditálási folyamatot egy gyűjtemény, a plakátgyűjtemény kapcsán indítottuk meg. Ehhez később csatlakozni fognak mások is. Elkészült egy, a múzeum összes gyűjteményére kiterjedő ütemterv, amelyben a gyűjtemények várható átállását három éven belül tervezzük. A teljes nyilvántartási rendszer működéséről, fizikai értelemben, tehát alaposan meggyőződtünk, mielőtt az auditálási folyamatot beindítottuk volna. Hivatalosan az ügy egy, a NKÖM Múzeumi Főosztályának írott hivatalos levéllel kezdődik, amelyben a múzeum vezetése bejelenti azt a szándékát, hogy legalább egy gyűjteményében át kíván térni a számítógépes nyilvántartásra. Ezután a Múzeumi Főosztály felkéri az Informatikai szakfelügyeletet, hogy vizsgálja meg a számítógépes nyilvántartás bevezetésének feltételeit. Esetünkben, amely nem csak az első fecskeség szempontjából speciális, külső informatikai szakértő segítségét is kértük, részben, mert az informatikai szakfelügyelet fele személyében is érintett, így nem véleményezheti a kérdést, részben, mert még egyikünk se csinált soha ilyet és valóban szükségünk van minden segítségre egy ilyen horderejű kérdésben. A beküldött levéllel az auditálási folyamat megkezdődött. Első lépésként, 2005. február 21 -én megjelentek informatikai szakfelügyelő és szakértő kollégáink (Rajczy Miklós, Munkácsy Gyula és Bosznay Adóm). A múzeum részéről az illetékes főigazgató helyettes, Rezi Kató Gábor (egyben vezető szakfelügyelő), az Informatikai Főosztály vezetője (Szende László), a hálózat üzemeltetésért felelős munkatársunk (Holl Balázs), a 91
