Protestáns Tanügyi Szemle, 1937
1937 / 8. szám - Kun Sándor: A debreceni tankerület igazgatói értekezlete
Kun Sándor : A debreceni lankeriilel igazgatói értekezlete. 351 feltünteti azt, hogy mely iskolák küldték be határidőre a kívánt ügydarabot. A késedelmeskedő igazgatóságot e célra szolgáló nyomtatványon szólítja fel a hivatal. A tanulmányi ügyek jelentékeny hányadát teszik ki a forgalomnak, ennélfogva az új iktatási rendszer jelentékeny munkamegtakarítást jelent. A második csoportba az egyes iskolák személyi és anyagi vonatkozású ú. n. adminisztratív ügyeit sorozzák. Iktatásuk az iskola adminisztratív ívén történik, és az ívben gyüjtetnek maguk az iratok is. A kezelési számban a betűjel ,,a“ betűvel bővül így : 1. Ga. 8. (az első gimnázium 8-adik adminisztratív ügye). Az egyéb iratokat érkezési sorszám szerint iktatókönyvbe iktatják. Ugyanazon ügy második, harmadik, stb. iratát alsorszámmal különböztetik meg. Ilyenkor az együvé tartozó iratok közös gyűjtő- ívbe kerülnek, maga az iktatás a gyüj tőíven folyik, az iktatókönyvben pedig az első irat száma alá bélyegzik a ,,gyüjtőszám“-jelzést. Ezzel az ú. n. gyüj tőszámrendszerrel az együvé tartozó ügydarabok automatikusan egy helyen gyüjtetnek, ami nagyjelentőségű olyan hivatalnál, melynek évi forgalma meghaladja a 10,000 darabot. A bizalmas természetű iratok iktatása külön könyvben hasonló rendszer szerint történik. A kezelési szám ,,eln.“ megjelöléssel bővül. Az ilymódon iktatott ügydarabok az előadókhoz kerülnek, akik naponta, meghatározott időpontban a főigazgatónál jelentkeznek, ismertetik, az ügydarabok tárgyát, megbeszélik az intézés módját, bemutatják fogalmazványaikat. A gépírók tisztázatokat készítenek, ezeket egyeztetik a fogalmazvánnyal. Az aláírt és kellően felszerelt kiadmányok postázásra kerülnek. A Minisztériumba menő és a sürgős iratokat aznap, a többieket kedden és pénteken viszik postára. Ugyanekkor jelentkeznek a helybeli intézetek altisztjei az intézetüknek szóló küldeményekért. A főigazgatói hivatal minden elküldést és átvételt postai, ill. kézbesítő könyvvel tud igazolni. A hivatal a tanulmányi ügyeket a második év végén, az adminisztratív ügyeket az 5., egyéb iratokat a 10. év végén selejtezi, de az okmányjellegű iratokat továbbra is megőrzi. A tanév szerint való iktatás igen jól simul az iskolai ügyek természetéhez. Az egyes iskolák igazgatói is kísérletet tehetnének egy oly iktatási rendszerrel, mely az együvé tartozó ügyeket egy szám (gyüjtőszám) alatt gyüjtené az iskolai év kezdetétől végéig, mikor is az igazgató eleve meghatározhatná az egyes ügyek állandó iktatási törzsszámát. (Pl. értekezleti jegyzőkönyvek 1., tandíjügyek 2., ösztöndíjügyek 3., számadások 4. stb.) A szakelőadó ezután különböző főigazgatói rendelkezések végrehajtási módozatairól tájékoztatta az értekezletet. Űr Márton debreceni állami gimnáziumi mb. igazgató ,,A tanulók viselkedése az iskolán kívül“ című felolvasásában mindenekelőtt azt hangsúlyozta, hogy nem kívánja szaporítani a tárgyalásra kitűzött tételről oly sokszor elhangzott összefüggő előadásokat. Csak vázlat-
