Postai és Távközlési Múzeumi Alapítvány Évkönyve, 2002
Leskó Norbert: Informatika a múzeumban
A gyűjtemények tudományos feldolgozása Sokaknak a dokumentáció egyet jelent a katalogizálással, de ez csak egy a számos dokumentációs tevékenység és folyamat közül, amely a gyűjtemények elemeit érinti. A gyűjtemények egyes elemeit biztosítják, restaurálják és kölcsönzik is, és ezek a tevékenységek is dokumentálásra szorulnak. A gyűjteménykezelés többnyire azokat a tevékenységeket foglalja magában, amelyek során az egyes elemek a gyűjteménybe bekerülnek, ott tárolódnak, és felhasználódnak (kiállítás, kölcsönzés, csere). E folyamatok egyes részei az informatika segítségével automatizálhatok. A katalogizálás során az egyes elemekről egy átfogó rekord készül leíró információkkal (méret, állapot, elhelyezkedés stb.), valamint kapcsolódó információkkal, amelyek segítenek a környezetükben elhelyezni a tárgyakat. A dokumentáció tehát nagyon tág információtartalmat takar számos médián. Az információ feldolgozása során lényeges szempont, hogy a tartalom az aktuális médiumtól független maradjon. Ezért fontos, hogy a papír alapú leírókartonok is szabvány szerint készüljenek, valamint a számítógépes megvalósítások is széles körben elfogadott szabványokat kövessenek. A legtöbb múzeum első lépésként egy önálló adatbázisban rögzíti gyűjteményeit a nyilvántartás megkönnyítése érdekében. Idővel kiderül, hogy az adatrögzítés önmagában nem a folyamat vége. Felmerül az igény, hogy a rögzített adatokhoz mások is hozzáférhessenek. A rögzített adatot azonban többnyire át kell dolgozni ahhoz, hogy a kérdező számára értékes információ váljon belőle. Számítógépek segítségével ezt a végfelhasználó is megteheti, ha hozzáfér a megfelelő forrásadatokhoz. Ehhez azonban biztosítani kell a hozzáférést, valamint az érzékeny információk védelmét. Az adatmegosztás jelenleg számos korlátba ütközik. Először is, sok múzeum gyűjteményének jelentős hányada egyáltalán nem vagy csak nagyon rosszul dokumentált. Másodszor pedig nagyon kevés az olyan múzeum, amelynek nyilvántartása digitális formában is elérhető. Harmadrészt szinte mindenhol hiányzik a digitális formában meglévő adatok hálózaton keresztüli elérésének biztosítása az alapinfrastruktúra vagy a megfelelő szabványok és szoftverek hiánya miatt. A múzeumok a gyűjteményeikben szereplő elemekkel kapcsolatban - azok korának, származási helyének és egyéb jellemzőinek megállapítására, valamint az elemek egyes csoportjával kapcsolatban azok környezetének megállapítására - kutatásokat végeznek. Ez a kutatás túlmutat a múzeum saját adatbázisán: enciklopédiák, esszék, naplók, aukciós és kiállítási katalógusok áttekintése szükséges, valamint kommunikáció más múzeumok személyzetével. Ezért az egyes múzeumoknak szükségük van az egymás gyűjteményeiről rendelkezésre álló információk hozzáférésére. Jelenleg ez levélben, telefonon vagy személyesen történik, de sokszor az Interneten keresztül hatékonyabb lehetne. A különböző adatbázisrendszerek közötti keresés ismét technikai problémákat vet fel, legfőképp egy általánosan elfogadott és alkalmazott szabvány alkalmazását teszi szükségessé. A nemzetközi kommunikáció során felmerülő problémák közül a nyelvi korlátok a legszembetűnőbbek. A múzeumi adatbázisokban kutathatnak nem múzeumi kutatók, valamint magánem68
