Emlékkönyv Borosy András nyolcvanadik születésnapjára (Budapest, 2002)

HORVÁTH M. FERENC: Vác város levéltárának története

akit a tanácsülés „szemre hívatván, keményen megintetett", mivel „az arra menő vásárosokat taxáivá, tőlük ajándékot kívánna, és emellett részegeskedne is".

128 Az irat útja a levéltárig A tanács tisztviselőivel szembeni általános követelmény volt - amire esküjük letételekor kötelezték is őket -, hogy „az váras titkait külső helyekre ki ne hordják, hanem azok iránt minden hallgatások legyenek."

129 Ezt azonban nem mindenki és nem mindig tartotta be. A város két íródeákjáról jelentették, hogy „az tanácsülésekben törtinni szokott állapotokat kihirdetni szokták", s ezt megelőzendő, „az tanácsházban való további munkálkodástól megtiltatván, nékiek más szoba, ahol dolgozni fognak, nyittatni rendöltetett".

130 1802-ben szabályozták az iratkezelést is. Eszerint 15 napnál hosszabb ideig nem tarthattak aktát maguknál a jegyzők, ennél hosszabb időre csak a tanács adott engedélyt.

131 Az első részletesebb iratkezelési utasítást a városi tisztikar részére a Váci járás főszolgabírája adta ki 1851-ben.

132 Anélkül, hogy részleteiben ismertetnénk az önkényuralom idején felfüggesztett önkormányzatú város iratkezelését, csak néhány jellemző jegyét tesszük itt közzé. A szabályozás azt a gyakorlatot kívánta bevezetni, amit a megyéknél és a járási szinteken egy évvel korábban már sikerrel megvalósítottak. Az utasítás általános követelménye volt a „pontos és hív" eljárás, a „szoros és feltétlen engedelmesség", a „nyájas, udvarias szolgálat", a „megelőző szívességű bánásmód a kebelbéli leggazdagabb polgártól kezdve, le a legrongyosabb adózó ... iránt". A városi hatóság élén elnök (a főbíró) állt, aki külön elnöki iktató- és levelezőkönyvet vezetett. Külön iktatta iratait a városi rendőrkapitány, és a jegyző ún. eljárási jegyzőkönyvet vezetett minden ügyről. A kiadó- és leíróhivatal a jegyző, előadói utasítások alapján végezte a tisztázatok elkészítését, postázott és tette levéltárba az elintézett ügyeket. Minden irat esetében előadói ívet kellett használni, ami újdonságot jelentett az iratkezelésben. A város valószínűleg 1897-ben adta ki első ügyviteli szabályzatát, mely a szervezési szabályrendelet része volt. Ennek azonban egyetlen példánya sem maradt fenn.

133 Az iratok kezelésének módját legrészletesebben a már említett 1935. évi szervezési szabályrendeletben rögzítették, amit a VÜSZ alapján állítottak össze. A 10 és 32 év elteltével selejtezhető, valamint a levéltárban megőrzendő iratok körét is ez alapján határozták meg. Vagyis 10 év után selejtezhetök voltak az adóügyi és a köztartozásokkal kapcsolatos iratok, kihágási ügyek és az általános igazgatási ügyek. 32 év elteltével kiselejtezték a magánjogi és a hadkiegészítési iratokat. Nem selejtezhetök az 128 PMLV. 401-aPüspökváctü.jkv. 216/1799. 129 PML V. 401 -a Püspökvác tü. jkv. 1/1785. 130 PMLV. 401-a Püspökvác tü. jkv. 519/1812. 131 PML V. 401-c/C Püspökvác Mv. Tan. külön kezelt ir., Acta org. 1802-1834. 132 PML IV. 223 Váci Cs. Kir. Szolgabíróság ir., 4/1851. 133 PML V. 472-d Vác v. polgm ir. 9521/1948. Zalaegerszeg város 1948-ban kérte meg Váctól hatályos ügyviteli szabályzatát. Vác érdekes módon az 1897. évi szervezési szabályrendeletet említette - ami akkor még egy példányban megvolt -, pedig a kérés időpontjában már az 1935-ben kiadott szabályrendelet volt érvényben. 251