Fejezetek Pest megye történetéből. Tanulmányok - Pest Megye Múltjából 7. (Budapest, 1990)

Hajdu Lajos: A levéltárak és a közigazgatás

iákat senki nem ismerheti jobban, mint a jegyző, aki a döntés fogalmazványát elkészítette és akinek legnagyobb szüksége van az irattár használatára", ezért az ő feladatává teszi a rendelet az indexek vezettetését, az iratok csomókba sorolását és az ó'rzés irattári helyének kiválasztását is. Az irattári repertóriumon vagy általános mutatón kívül a rendelet eló'írta azt is, hogy valamennyi csomóhoz speciális mutatót kell a megyei irattárosoknak készíteniük és ebben — időrendben! — fel kell tüntetniök azt a néhány, de olykor 100-nál is több tételt (positio-t), amelyet az adott iratcsomóban helyeztek el. E kútfők speciális indexeiben mindenegyes tételnél fel kellett tüntetni az ügy iktatószámát, rövid tartalmát, az elintézés módját és a döntés meghozásának napját is. Amennyiben a sok azonos természetű ügy (pl. úrbéri panasz) miatt egy-egy levéltári fasciculus testessé vált — a folyamatosan vezetett tételeket meg lehetett osztani külön kötegekbe (ligatúra), de itt is előírás volt az, hogy csak az öt esztendő elteltével lehetett a speciális mutatót lezárni. Külön kellett nyilvántartani és az irattárban is így kellett elhelyezni az igazgatási valamint bírósági ügyiratokat, a helytartótanácsi „rendelvényeket" (intimátumokat), ezen belül a zsinórmértékül szolgáló elvi rendeleteket, az ún. normálakat. 6. Hogy az irattár valóban az igazgatási munka színvonalának emelését szolgálja és ne váljon aktatemetővé, a regesztrátor pedig temetőcsősszé — előírta a kormányzat azt is, hogy a tisztviselők egy-egy reszortfeladat végrehajtása során, vagy valamelyik igazgatási egység (falú, mezőváros stb..) ellenőrzése előtt kötelesek tanulmányozni az igazgatási előzményeket. Tehát, ha valamelyik hivatalnok a megye egyik körzetében vizitációt hajtott végre — tartozott megnézni az irattárban fellelhető aktákból (az előző ellenőrzési jelentésekből vagy a beküldött panaszokból, kérelmekből) azt, hogy az ellenőrzött körzet falvaiban az előző évek során milyen gondokkal küszködött a helyi igazgatás és a régebben végrehajtott ellenőrzések milyen hiányosságokat (esetleg figyelemreméltó eredményeket) találtak. A konkrét ismeretek, tapasztalatok felhasználása nélkül az igazgatás csak vakon tapogatózik és az előzmények megbízható tudására nemcsak az új tisztviselőnek van szüksége, hanem annak is, aki már hosszú esztendők óta tevékenykedik beosztásában — mert hiszen az emberi emlékezet nemcsak véges, hanem olykor torz is. Elrendelte tehát a kormányzat azt, hogy a tisztviselők — elismervény ellenében — vegyék ki az irattárból a munkájuk elvégzéséhez szükséges aktákat, a kölcsönzés időtartama azonban 4 hétnél tovább nem terjedhetett (bár bizonyos esetekben ezt meg lehetett hosszabbítani) és a kiadás-kivétel adatait egy külön előjegyzésbe is be kellett vezetni. Meg kell azonnal jegyezni, hogy ez az imént vázolt levéltári rend (amelyet a maximaiizmusra törekvés, a valós helyzet figyelmen kívül hagyása jellemez) nagyon kevés megyében alakult ki; a jozefinizmus viharos — és a konkrét körülményekhez ritkán igazodó — reformtevékenysége, valamint a hivatalnokok személyének gyakori változásai miatt a megyék túlnyomó többsége megelégedett azzal, hogy az iratokat nem tárgyi csomók (fasciculus-ok) szerint, hanem az iktatókönyvi sorrendnek megfelelően (sorszámok szerint) helyezte el az archívumban. A tisztviselők azonban gyakorlati tevékenységük ellátása során használták a levéltári anyagot, ezt egyrészt a néhány megyében fennmaradt „kölcsönzési" nyilvántartásokból („Vormerkbuch über die von den Gespanschaftsbeamten ausgehobenen Aktenstücke", latinul „Liber Praenotationum super actis per ofFiciales Comitatenses exceptis") lehet megállapítani, illetve más törvényhatóságnál — ahol 24