Nógrád Megyei Hírlap, 2014. december (25. évfolyam, 277-300. szám)
2014-12-03 / 279. szám
J 2014. DECEMBER 3., SZERDA A MUNKAHELYI KOMMUNIKÁCIÓ 2. RÉSZ • Általánosságban mit lehet elmondani a céges kommunikációról? A vállalaton belüli kommunikáció a menedzsment és a dolgozók közötti, illetve a különböző csoportok, szervezeti egységek és osztályok egymás közötti szervezett és spontán működő információ cseréjét jelenti. A sikeres kommunikáció kulcsa a belső információáramlás minősége. Ha sikerül a vezetőségnek kialakítani és működtetni az oda-vissza irányú kommunikációs csatornákat, az nagyban befolyásolja a vállalat sikereit nem csupán a kommunikáció, hanem a hatékonyság terén is. Azt is fontosnak tartom kiemelni, hogy minél nagyobb létszámú vagy térben kiterjedtebb a szervezet, annál tudatosabban felépített belső kommunikációra van szükség. A belső kommunikáció elengedhetetlen feltétele a szervezet összehangolt, egységes képet sugárzó hatékony működésének. • Mi a sikeres belső kommunikáció titka, ha egyáltalán van ilyen? A megfelelően tervezett és végrehajtott belső PR munka lehetővé teszi többek között a munkatársak azonosulását a szervezet küldetésével és céljaival; a hatékonyabb munkavégzést és belső információáramlást; a jó munkahelyi légkör megteremtését; a munkatársak megtartását; a szervezet vezetésének hatékony kommunikációs támogatását, valamint a szervezet külső megítélésének, hírnevének alakítását. Ráadásul a belső kapcsolatok megfelelő menedzselése a hosszú távon eredményes külső kommunikáció egyik kiindulópontja. A sikeres belső kommunikáció egyik alapfeltétele, hogy mindenki ismerje és elfogadja a szervezet küldetését. A belső PR munka szervezésénél a szervezeti kultúra és küldetés figyelembevételével érdemes átgondolni és meghatározni többek között: a tevékenység felelősét és felelősségi körét; a kommunikációs célokat a stratégia célok és a helyzetelemzés, háttéranalízis eredményeinek figyelembevételével; a célcsoportokat; ezek igényeihez igazodó üzeneteket, a kommunikációs eszközöket, csatornákat; a szükséges dokumentációs hátteret; a feladat-, idő- és költségterveket, valamint az értékelés, visszacsatolás elveit és módszereit. A hatékony belső kommunikáció érdekében minden egyes célcsoportnak testre szabott, a kommunikációs szokásaikhoz, a használt kommunikációs csatornákhoz illeszkedő üzenetet érdemes közvetítenünk. • Mik lehetnek a belső kommunikáció eszközei, illetve módjai? Ahhoz, hogy a megfelelő kommunikációs eszközöket használjuk, elengedhetetlen a szervezeti kultúra és hagyományok ismerete, a szervezetben dolgozók kommunikációs szokásainak feltérképezése. Sokat segíthetnek, a szervezeti megbeszélések, a belső továbbképzések, illetve ha egyénileg és csoportosan is értékeljük a kollégák munkáját, eredményességét. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a XXI. századi technika nyújtotta lehetőségekkel egyfelől egyre könnyebb és gyorsabb az információáramlás, másfelől viszont a klasszikus interperszonális-kommunikáció hanyatlásnak indult. Az internet-felhasználás robbanásszerű növekedése a világon mindenhol újabb feladatok elé állítja a szervezeteket. A megbeszélések, értekezletek, brainstormingok helyét egyre inkább az elektronikus levelezés veszi át. „Chatelünk” kollégáinkkal, e-mailen kapjuk az utasításokat a feletteseinktől, e-mailen, sms-ek áradatán keresztül „beszélgetünk” a barátainkkal, házastársunkkal, gyerekeinkkel. Jó lenne csak akkor használni internetet, vagy e-mail-t, ha gyorsan akarunk információhoz jutni, ha nagyon gyors válaszra van szükségünk, vagy ha hosszabb dokumentumokat akarunk továbbítani. Persze jó dolog a gyorsaság, de mint ahogy az előbb is mondtam ez az emberi kapcsolatok rovására is mehet. érni. További előnye, hogy nincsenek fizikai távolságok, azaz a különböző telephelyeken dolgozók egy időben elérhetők. Emellett használhatunk közös naptárt, belső adatbázisokat, dokumentációkat, hírleveleket és szervezhetünk munkaidőn kívüli közös tevékenységeket is, amelyek szintén segíthetik a belső kommunikációt. • Mit emelne még ki a jó munkahelyi kommunikációval kapcsolatban? Az interperszonális kapcsolatok fontosságát. Hiszen ideális esetben a munkáltató és a munkavállaló között olyan sajátos bizalmi viszony alakul ki, amelyben mindkét fél megkapja a másiktól azt, amit elvár: a munkáltató az utasítás szerinti, hatékony munkavégzést, a munkavállaló pedig a munkájáért járó díjazást, megfelelő munkakörülményeket stb. Ez a pont talán a legkényesebb a munkahelyi kommunikációban! Azaz a munkahelyi vezetők emberi kapcsolatainak egyik legnagyobb problémája az, hogy hogyan alakítsanak ki zavartalan együttműködést a jó munkahelyi atmoszféra érdekében anélkül, hogy a közös munkának és tekintélyének ártana, és lehetőség szerint minél kevesebb konfliktust okozzanak a beosztottjaiknak. A vezetőnek nemcsak a hozzá eljutó információk tartalmával és a döntések racionális megoldásával kell foglalkoznia, hanem szabályoznia kell a körülötte lévő emberi kapcsolatokat is. Kívánom, hogy minden vezető találja meg ezt az egyensúlyt! Figyeljen munkatársaira, vegye Őket „emberszámba”! Fordítson napi néhány percet arra, hogy igazán odafigyel rájuk, meghallgatja, megdicséri őket! Ha pedig nem végzik jól munkájukat, akkor arról is adjon visszajelzést, de azt korrekt, nem bántó módon tegye. Hiszen ne feledjük, a példamutatáson, a következetességen nagyon sok múlik munkahelyi szinten is! • Az e-mail mellett mit használhatunk a munkahelyi kommunikációban? Az intranet segítségével csupán egy kattintással tetszőleges számú munkatársat el tudunk Elérhetőség: E-mail: korom.kinga@workwayclub.hu | tanacsado@workwayclub.hu Mobil: +36-20-849-5142 | +36-20-849-5176 Work Way Club A MUNKAERŐ MESTER www.workwayclub.hu Sajnos egyre többször fordul elő, hogy a magánéletünkhöz hasonlóan a munkahelyünkön sem beszéljük át kellő alapossággal az esetlegesen felmerülő gondjainkat, pedig megfelelő kommunikációval a legtöbb vita, probléma elkerülhető vagy legalábbis gyorsan megoldható lenne. Éppen ezért most arról kérdezte Kopeczny Zsuzsa Tóth-Korom Kingát a Work Way Club Kft. vezető HR szaktanács- adóját, hogy milyen eszközökkel segíthetjük elő a jobb munkahelyi kommunikációt egy szervezeten belül.
