Nógrád Megyei Hírlap, 2013. október (24. évfolyam, 227-252. szám)
2013-10-02 / 228. szám
HIRDETÉS Az időhiány gyötrelmei Rohanó világunkban az emberek többsége küzd az idő nem megfelelő beosztásából fakadó időzavarral. Ugye mindenkinek ismerős?! Mi sem vagyunk ezzel másképp... Éppen ezért beszélgetett Tóth-Korom Kingával, a Work Way Club Kft. vezető HR szaktanácsadójával Kopeczny Zsuzsa. Work Way Club A MUNKAERŐ MESTER Mikor kezdjünk gyanakodni, hogy gond van? Az időzavar gyakorlatilag „népbetegség" és szinte mindenkit érint. Szakemberek szerint a stressz mellett az időhiány a másik leggyakoribb probléma, ha a munkáról van szó. Biztosan mindenki érezte már azt, hogy hiába dolgozott egész nap, mégsem haladt semmit és hogy a magánélet, végképp nem fér bele a napjába. Az ember alapvetően a stressz és a nem megfelelő motiváció miatt érezheti szétesettnek magát. Mindenkivel előfordulhat, hogy rossz napja van és nehezére esik elvégezni a feladatokat, ráadásul a megfelelő időben. Vannak, akik folyamatosan ilyen gondokkal küzdenek, mások azt állítják, hogy minden összeesküdött ellenük, és sokan pedig folyamatos időzavarban élnek. Akadnak olyan tényezők, amelyek eleve nehezítik a megfelelő időgazdálkodást. Ilyenek lehetnek a főnökök, a kollégák, a munkaeszközök meghibásodása, az értékelitek és, minden a munkavégzőkre nehezedő nyomás és társas érintkezés. MindéWfci 'gazdáTttocTík az. idővel, csak az a kérdés mennyire jól, és ez hogyan befolyásolja a teendői elvégzését. A probléma akkor válik komoly gonddá, amikor saját életvitelében tapasztalja, hogy valami már nem fér bele egy napba. Időt kell fordítani arra, hogy időt takarítsunk meg! Azaz célszerű átgondolni és megtervezni a napi teendőket, mert ahogy a mondás is tartja: „Mindenkinek csak arra van ideje, amire időt szakít magának, és mindenki csak arra szakít időt, amit fontosnak tart!". Az időgazdálkodási képesség egyik kulcstényezője a fontossági sorrend pontos meghatározása, illetve szükség esetén a rugalmas átszervezés. Természetesen ez a képesség nem velünk született készség, tanulnunk kell akár önmagunk fejlesztésével, akár tréningek alkalmával. Eddig általánosságban beszélt az időhiányról. Kik azok, akiket munkájuk során fokozottan érint ez a probléma? Egyértelműen kijelenthetjük, hogy mindenkit, viszont a vezető beosztásban dolgozókat a leginkább! Egy főnöknek nemcsak a saját idejével kell gazdálkodnia, hanem a mun katársakéval is. Az idő hatékony beosztását elsősorban az gátolja, ha a menedzser nem tud priorizálni, hogy melyik a sürgős és fontos munka, illetve melyik az a teendő, amelyet később is ráér elvégezni. A helyes sorrendet nem könnyű meghatározni, de szükségszerű, mert ez nagymértékben befolyásolja napi döntések helyes meghozatalát. Mindemellett, sajnos egyik főnök sem tudja kiküszöbölni azt, hogy amikor dolgozik, senki ne zavarja, és ne szakítsa meg a munkájában. Pedig a megszakítások jelentősen csökkentik a hatékony munkavégzést. Javaslom, hogy mindenki, aki javítani szeretne időgazdálkodásán, készítsen listát a napi teendőiről. A fontos dolgokkal kezdje; a kevésbé fontosakat hagyja a maradék időre. A megbeszéléseket, találkozókat gondosan készítse elő és minden nap szánjon néhány csendes órát a legfontosabb dolgokra. Ügyeljen az ütemezésre is. Mindig a „mai" feladatokra koncentráljon, ha kész pipálja ki és pihenjen egy kicsit. Az előbb említett feladatlista elkészítése mellett, mivel könnyíthetjük meg az életünket? Az lehet a legjobb megoldás, ha mindenki felteszi magának a kérdést: személyiségének, értékeinek megfelelően él-e, vagy külső elvárásoknak igyekszik megfelelni? Ha harmóniában van a személyisége és az értékrendje azzal, ahogyan él, akkor nem érzi úgy, hogy nincs ideje a fontos dolgokra. Természetesen léteznek jól bevált idő- mqnedzselési módszerek, amelyek segíthetnek hatékonyabbá tenni a munkát és szervezettebbé á mindennapokat. Az egyik ilyen módszer a sürgős-fontos mátrix. Ilyenkor egy táblázatot kell készíteni, amelybe be kell írni a feladatokat, a következők szerint: sürgős és fontos (pl. tárgyalás, határidős projekt), a második kategória a fontos, de nem sürgős (pl. hosszútávú projektek előkészítése, tervezés, tanulás, fejlődés), majd a sürgős, de nem fontos (pl. levelekre válaszolni), és végül a nem sürgős és nem is fontos feladatok (pl. internetezés). Tapasztalatok szerint az emberek hajlamosak csak a sürgős feladatokra koncentrálni. így a nem annyira sürgős, de nagyon fontos feladatokat hanyagolják, s így egy idő után már ezek is sürgősek lesznek, és máris időzavarba kerülnek. így csökken a hatékonyság, elmarad a fejlődés és a munka robottá válik. E technika alkalmazásával átgondolják feladataikat és nem lesz időhiányuk. A következő lehetőség az ABCDE-módszer. Az emberek hajlamosak a kisebb, jelentéktelenebb feladatokkal kezdeni a munkát, mert azok köny- nyebbek, gyorsabban végez velük. Itt az alábbi szerint kell osztályozni a feladatokat: „A" - a legfontosabb teendők - ha nem végzi el ezeket, komoly negatív következményekkel számolhat. „B"-fontos teendők - ha elmaradnak, az sem jár fővesztéssel (pl. levelekre válaszolni). „C" - olyan dolgok, amelyeket jó lenne megcsinálni, de semmilyen negatív hatással nincs az életére, ha elmulasztja ezeket (pl. elolvasni egy könyvet, megnézni egy filmet). „D" - Azok a feladatok, amelyeket átruházhat másokra (pl. számlák befizetése). És végül az „E" - tevékenységek, amelyeket nyugodtan kitörölhet a napi teendők listájáról, mert semmilyen hasznuk nincs a jövő szempontjából (pl. tévénézés, internetezés). Ez a technika abban segít, hogy egy jól felépített fontossági sorrend szerint szervezze az életét. Ha már a nap elején túl jut a legnehezebb munkán, akkor elillan a stressz, és nyugodtan, hatékonyan tud tovább dolgozni. így nem veszik el a részletekben és csak a lényeges feladatokra koncentrál. Végül a pomodoro-technika. Ez az egyik legnépszerűbb időgazdálkodási módszer: az elúszás összes okát segít kiiktatni. A munkát 25 perces szakaszokra - pomodorokra - osztja fel. Mindegyik után, kötelező beiktatni egy 5 perces szünetet (négy pomodoro után legalább negyed órát kell pihenni). 25 perc éppen elég arra, hogy egy komolyabb feladatot is végrehajtson, ráadásul úgy, hogy közben nem lankad a figyelme. Ezután abba kell hagyni a munkát, és mással foglalkozni: felállni a géptől, rendet rakni, elintézni egy-két telefont. A szünetek fontosabb elemei a módszernek, mint maguk a pomodorok, mivel a pihenőkkel tud az agy teljes kapacitással dolgozni. Milyen tanácsot adna még az időzavarral küzdőknek? Merjen segítséget kérni, ossza meg a feladatokat vagy delegálja őket, ha ez módjában áll. Sokat segíthet az is, ha nem idegesíti magát az ember. Bármennyire is furcsán hangzik a naptár az egyik legnagyobb stresszforrás. Ha nem tudja elvégezni betervezett feladatait időben, ne kezdje el őket tologatni egyik napról a másikra, hanem tekintse át újból és tervezze, szervezze újra a napját! Tartsa mindig szem előtt, hogy ha jól gazdálkodik az idejével, akkor nyugodtabban, hatékonyabban és eredményesebben fog dolgozni. A jó időgazdálkodással rendelkező munkatárs számára nagyobb az esély a munka világában történő sikeres boldogulásra. Elérhetőség: korom.kinga@workwayclub.hu • mobil: +36-20-849-5142 • tanacsado@workwayclub.hu • mobil: +36-20-849-5176
