Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 47. (1999)
MAZANEC, Markus – VENUS, Theodor – WIRTH, Maria: Digitale Archivierung von Kabinettsakten des Österreichischen Staatsarchivs. Ein Zwischenbericht über ein gemeinsames Pilotprojekt mit der „Stiftung Bruno Kreisky-Archiv“
der praktischen Realisierung dargestellt wird, wurde daher aus zeitökonomischen Gründen nicht die Kombination von OCR-Erfassung im Kombination mit Volltextrecherche gewählt, sondern die Kombination von Digitalisierung der Dokumente (graphische Erfassung) und Recherchemöglichkeit mit Hilfe eines Index der Vorzug gegeben. Technische Aspekte (Markus Mazanec)1 Marktanalyse Im Folgenden soll das Projekt aus Sicht der technischen Realisierung beleuchtet werden. Zuerst wurde versucht, ein geeignetes am Markt befindliches System ausfindig zu machen. Der Besuch zahlreicher Produktdemonstrationen, Verkaufs- und Beratungsgespräche führte allerdings zu einer raschen Ernüchterung: Bei dem Großteil der am Markt erhältlichen Software wurde man mit einer ungeeigneten grundsätzlichen Ausrichtung, nämlich Geschäftsanwendungen, d. h. Massenarchivierung von qualitativ ähnlichen (oder gleichartigen) Belegen o.ä. ohne tiefgehende inhaltliche Klassifikation konfrontiert und ebensowenig Erfassungsprobleme aufgrund ständig wechselnder Formate, Farben oder Vorlagenqualität bereiten. Derartige Systeme bieten keine Möglichkeit, eine Datenbasis zu erstellen, welche als Grundlage für wissenschaftliche Auswertungen und Folgeprojekte dienen kann. Viele der untersuchten Lösungen verfügten über mehr oder weniger flexible Möglichkeiten die Datenbankstruktur anzupassen. Diese oft gepriesene Flexibilität wird aber mit verringerter Zugriffsgeschwindigkeit bezahlt; ein Entscheidungskriterium bei der Suche nach geeigneten Systemen stellte aber das Verhältnis der durchschnittlich zu erwartenden Antwortzeit des Systems zu der anvisierten Größe des zu erfassenden Datenbestandes dar. Ein weiterer relevanter Faktor war der Preis — der Großteil der untersuchten Programmpakete war schlichtweg zu teuer. Man entschied sich schließlich für eine Eigenentwicklung. Es sollte ein System geschaffen werden, das sich für die wissenschaftliche Archivierung und Recherche großer Bestände eignete. Da alle Rechte der Software beim Autor verblieben sind, konnte ein konkurrenzloses Preis-/Leistungsverhältnis erreicht werden. Datenmodell Das Datenmodell wurde in intensiver Zusammenarbeit mit Mitarbeiterinnen der Stiftung erarbeitet. Es bildet die physikalische Bestandsstruktur ab: Dokumente werden in Mappen zusammengefaßt, Mappen liegen in Boxen, die in Regalen aufbewahrt werden. Als zentrales Element werden die Dokumente gesehen, denen, wie Mappen, beliebig viele Schlagworte aus verschiedenen Schlagwortklassen eines Digitale Archivierung von Kabinettsakten des österreichischen Staatsarchivs 1 Geschäftsführer von M-IT Mazanec Informationstechnologie, Gesellschafter bei service.at EDV Dienstleistungen und Mitglied der ACM (Association for Computing Machinery). Für Anregungen und Fragen stehe ich gerne unter seiner e-mail-Adresse mazanec@acm.org zur Verfügung. 283
