Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs 39. (1986)

FINK, Manfred: Das Archiv der Republik – ein Archiv der Zukunft? Massenschriftgutverwaltung im Österreichischen Staatsarchiv

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Manfred Fink

aber einmal mehr das grundsätzliche Problem von Archiv und Verwaltung zur Diskussion. So herrschte zwar einmütige Übereinstimmung über die Notwendigkeit eines gemeinsamen, auf die Bedürfnisse von Verwaltung und Archiv abgestimmten Vorgehens („There is a core of functions in which it is necessary for archivists to be involved“25)), doch sämtliche Delegierte konzedierten, daß die Einbeziehung von Archivbediensteten in Verwaltungsfragen in ihren Ländern in nur unzulänglichem Maße entwickelt sei. Obwohl „der Archivar von vornherein mehr in die Vorgänge innerhalb der Verwaltung hineingezogen“ ist „als andere wissenschaftliche Beamte“, obwohl der Archivar auf Grund seiner praktischen Erfahrungen im Beruf viel „zur Koordinierung und Abstimmung innerhalb der Ressorts beitragen“26) könnte, ist von diesen Möglichkeiten von seiten der staatlichen Verwaltung, von wenigen Einzelfällen abgesehen („Wir sind weit weg vom Idealzustand! “27)), auch wirklich Gebrauch gemacht worden.

Ein Grund für diese unbefriedigende Lage ist wohl, daß die Verwaltungen Riesenuntemehmen geworden sind, in denen „Fragen der Führung, Funktionsanalysen, Regelungen des Dienstbetriebes, Gehälter und Sicherheitsfragen, soziale Probleme und ganz allgemein ,die Organisation’ einen immer größeren Raum einnehmen“28); organisatorische Fragen, die letztlich auch immer nur durch den Einsatz neuer Technologien gelöst werden können, von denen die Archivverwaltungen a priori ausgeschlossen sind.

Der Spezialist im Informationswesen ist derjenige, „der die Probleme in den Griff bekommt und die Mittel findet, wie er sie lösen kann“29). Das heißt aber auch, daß er sich aus freiem Willen für die ihm adäquaten Mittel entscheiden kann, die ihm für die Lösung seiner spezifischen Probleme als tauglich erscheinen. Erst wenn es der Archivverwaltung gelingen wird, nicht nur Methoden der Verwaltung im Sinne von „Akten“ zu verwahren und zu verwalten, sondern ganz allgemein aus einem spezifischen Erfahrungsschatz Methoden oder Strategien für die Verwaltung neu zu erschließen, erst dann wird sich diese Frage des Zusammenwirkens von Archiv und Verwaltung als eine rhetorische stellen.

ZWISCHEN ARCHIV: FUNKTIONS- UND AUFGABENBESCHREIBUNG Ausgangspunkt jeder organisatorischen Struktur sind die einem Ablauf zugrundegelegten Funktions- und Aufgabenbeschreibungen30). Dazu gehören einmal grundsätzliche Überlegungen hinsichtlich der Zuständigkeiten. Wem

25) Derek Charman Budapest Conference Report in Quarterly Bulletin of International Records Management Council (July 1985) 8.

2S) Neck Archiv und Verwaltungsreform 45.

27) Fink Gesprächsprotokoll Rudolf Neck (wie Anm. 1).

28) Gauye Die Herausforderung der Archive 19.

29) Michael Cook Bibliotheks- und Archivschulen. Zusatzbeitrag zur Dritten Plenarsitzung am X. Internationalen Archivkongreß (Bonn 1984) 10.

30) Ähnliche Modelle wurden auch im Zwischenarchiv des Deutschen Bundesarchivs in St. Augustin zur Arbeitsgrundlage. Vgl. Irmtraut Eder-Stein und Gerhard Johann Das Bundesarchiv-Zwischenarchiv. Aufgaben, Funktion und Unterbringung in Der Archivar Heft 3 (Juli 1979) 292 ff.