Mikrofilmezés a levéltárban

Az Egyesült Államok Nemzeti Levéltára szorosan öszszekapcsolta mikrofilm-publikációs programját az anyagvédelmi célokat szolgáló mikrofilmezési programmal. Ez azt jelenti, hogy a két program kombinált müvelet. Az anyagvédelmi program elsődleges célja, hogy állandó értékű levéltári anyag ról készítsen másolatot, amely hozzáférhető*/l/ ha a sorozat olyan törékeny állapotban van, hogy nem kutatható, /2/ ha a kutatók és a levéltárosok által történő állandó használat súlyos pusztulási vagy csonkulási veszéllyel jár, /3/ ha gyakran készitenek válogatott egységeiről mikrofilm, photostat, xerox vagy más reprodukciókat, s ezzel túlzott elhasználódásnak teszik ki és /4/ ha a sorozat egyes dokumentumai vagy ira tai viszonylag nem időt állók és esetleg szétmállnak fizikai sajátosságaik miatt, mint pl. a tul savas alapanyagú papir. Az anyagvédelmi mikrofilmezésre történő kiválasztásánál figyelembe veendő a levéltári anyag használatának viszony lagos gyakorisága*és történeti értéke. Természetesen elsőbbségben kell részesiteni azt a levéltári anyagot, amely használtabb és értékesebb. Az iratsorozatot sokkal kevesebb költséggel lehet mikrofilmezni, mint laminálni vagy selyemmel restaurálni. Ez különösen vonatkozik bekötött kötetekre, ahol kötési margót is kell hagyni a laminált vagy selyemmel restaurált lapon. Ha fontos megtartani a kötet-formátumot, lényegében olcsóbb elkésziteni és bekötni olyan xeroxmásolatot, amelyet folyamatos Copyflo másoló géppel készítettek. A mikrofilm-publikációk irányelvei között fent /6/, /7/> /S/ és /9/ alatt emiitettek az anyagvédelmi mikrofilmezési programnál is alkalmazandók. Mielőtt egy levéltári sorozat filmezése megkezdődik, elengedhetetlen, hogy az iratanyag rendezettsége ne legyen tökéletes. Annak ellenére, hogy a levéltári egység^rendje tökéletes, néha szükséges az iratok rendjének megváltoztatása annak érdekében, hogy a filmmásolat könnyen használható legyen. Általában az alábbi szabályok alkalmazhatók: /l/ Indexek, lajstromok, jegyzékek és más kutatási segédletek az előtt az anyag előtt veendők filmre, amelyre vonatkoznak. /2/ Üres lapokat nem kell filmre venni. /3/ Az egyes iratok hátlapján olvasható hátiratok, számok és más adatok az irat szövege' előtt veendők fel.