Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

6. Állományvédelem és reprográfia

6.5.2.2. A LEVÉLTÁRI ANYAG JELÖLÉSE, CÍMKÉZÉSE

A levéltári anyagra jelzet, egyes esetekben tulajdonbélyegző kerül. Az irattároló dobozokon is megjelölik tartalmukat: vagy közvetlenül ráírva, vagy címke használatával. A levéltári anyagok azonosító jele lehetőség szerint csak a tárolóeszközén szerepeljen. Amennyiben elkerülhetetlen a közvetlen jelölés, olyan íróanyagot vagy bélyegzőfestéket kell használni, amely nem károsít, nem oldékony, és időálló. Ha nem megfelelő jelölőanyagot használunk, a jelölés átnyomódik, elhalványodik, el- mázolódik, feloldódik. Eredeti anyag jelölésére vagy közepes keménységű grafitceruzát, vagy pedig az időállósági követelményeknek megfelelő, nem károsító különleges tintát, golyós- vagy filctollat és bélyegzőfestéket kell használni. Ezek az anyagok külföldről beszerezhetők.

Öntapadós címkét nem szabad eredeti levéltári anyagra, például kötetekre ragasztani. Kötetek címkefeliratát lapok közé helyezett, 4-5 cm széles, a kötetből fölül 5-8 cm-re kilógó, lúgos (pufferolt) kartoncsíkra ajánlott írni. Közvetlenül a kötetekre írni nem szabad.

Az öntapadós címke a levéltári dobozról is lehullik, ezért itt is kerülni kell a használatát. Helyette keményítővel vagy nem savas műanyag ragasztóval lehet a címkéket a tárolódobozokra ragasztani.

6.5. Egyéb, a levéltári munkával kapcsolatos állományvédelmi követelmények ■ 599

6.5.3. Közvetlen anyagvédelem

A levéltári anyag közvetlen védelmére az idők folyamán sokféle anyagot és eszközt használtak. A megfelelő anyagból készült, jó szerkezetű, könnyen kezelhető védőtároló eszközök ideális esetben megvédik a bennük elhelyezett sérülékeny vagy már sérült iratokat a környezet káros hatásaitól. Ha teljes védelmet általában nem is tudnak nyújtani, egyedi jellemzőiktől függően megelőzik, lassítják vagy csökkentik az iratok fizikai, kémiai és biológiai eredetű károsodásait.

A magyar levéltárakban hagyományosan használt ún. deklis tárolási mód (két papírlemez közé szorított iratcsomó) alig védi az iratokat, sőt fizikai és kémiai úton károsítja azokat: az összeszorító heveder a lapszélek beszakadását, a pecsétek összetörését okozhatja, míg a papírlemez savassága az iratok bomlását segíti elő. A köny- nyebb kezelhetőség és hatékonyabb védelem miatt régóta használnak szabványos vagy egyedi irattároló dobozokat. A doboz védelmet nyújt a fizikai sérülések (abban az esetben, ha mérete a tartalmának megfelelő, nem tesznek bele a kívánatosnál több iratot, szükség esetén térkitöltőt alkalmaznak, az iratcsomót „összerendezik”, nem tárolnak együtt nagyon eltérő jellegű és méretű anyagokat, stb.), a fény, a por, a levegőszennyeződés és bizonyos ideig a beázás ellen is. A belsejében kialakuló mikroklíma viszonylag stabil, mert tompítja a külső változások hatását.

A korszerű tárolóeszközök anyagával szemben az a követelmény, hogy ne tartalmazzanak olyan anyagokat, amelyek károsak a bennük lévő dokumentumokra. Vagyis ne legyen bennük sav vagy savasodásra hajlamos összetevő (például facsi-