Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

6. Állományvédelem és reprográfia

6.3.4. A prioritások meghatározása

580 ■ 6. Állományvédelem és reprográfia

Természetesen a maradandó iratok kijelölésekor és átvételekor történik egy iratértékelés, a levéltárba kerülés után azonban az egész gyűjteményben elhelyezve újra meg kell vizsgálni egy-egy levéltári egység értékét. Történeti értéke, jogbiztosító szerepe és/vagy kutatottsága alapján fontos megjelölni a kiemelt értékű gyűjteményrészeket, esetleg egyedi dokumentumokat is. Egyértelmű, hogy ez talán a legnehezebb levéltárosi feladat, hiszen egy-egy levéltári egység vagy egyedi irat értéke nagyon sok szemponttól függ, és különböző kontextusokban is változó lehet. Mégis fontos elvégezni ezt a munkát, mert az iratértékelés alapvetően meghatározza az állományvédelmi döntéseket, például a tömeges konzerválási eljárásokra történő iratkiválasztást. Jó példa erre a fent említett savasság kérdése. A rendelkezésre álló szűkös anyagi források csak kis mennyiségű savas irat tömeges savtalanító kezelését teszik lehetővé, ezért nagyon körültekintően kell dönteni arról, hogy mely levéltári egységek legyenek ezek, és melyekről készüljön valamilyen formájú másolat. Az iratok túlnyomó többségének kezelése, illetve másolása feltehetően nem lesz megoldható, azonban a raktározási körülmények javításával lassítható a káro- sodási folyamat, így a pusztulásra ítélt iratok élettartama meghosszabbítható.

Az optimális raktározási körülmények biztosítása a legtöbb levéltárban nem vagy nem minden raktár esetében biztosítható. A világ minden országában szembesülnek a kulturális örökség védelmével foglalkozó szakemberek azzal a problémával, hogy nem áll rendelkezésre elegendő anyagi forrás az összes irat optimális körülmények között történő tárolására és kutatására, ezért egyre inkább előtérbe kerül a levéltárakban, a könyvtárakban és a múzeumokban a kockázatbecslés szükségessége.

6.3.5. Kockázatbecslés, kockázatkezelés

A kockázatbecslés és a kockázatkezelés más területeken (például a munkahelyi egészségvédelemben) széles körben használt fogalmak. A levéltári kockázatbecslés egy átfogó információgyűjtési és vizsgálati módszer, amely feltárja a levéltári anyagra veszélyt jelentő kockázati tényezőket, és meghatározza azok mértékét. A kockázat a mindennapi és a technikai szóhasználatban egyaránt „lehetséges veszteséget” jelent. A gyűjtemények állományvédelme egyenlő a jövőbeni veszteségek csökkentésével, ezt nevezzük kockázatkezelésnek. A kockázatkezelés a gyűjteményekben nem rövid távú feladat, a gyakorlat azt mutatja, hogy a praktikus időtartam, amiben gondolkodhatunk, száz év. A kockázatbecslés csapatmunka, amely különböző szakterületek képviselőinek szoros együttműködése révén valósul meg. A folyamatot a munkában részt vevők gondosan dokumentálják. Különböző kockázatbecslési módszereket dolgoztak ki, amelyek mindegyike három alapelv köré rendeződik: ♦ Rendszerszemlélet (a levéltári anyag, a tárgyi feltételek, az emberi és anyagi erőforrás, valamint a természeti környezet olyan rendszert alkot, amelynek részei