Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)
6. Állományvédelem és reprográfia
578 » 6. Állományvédelem és reprográfia ♦ A levéltári anyag kiállítási célú kölcsönzése (milyen feltételekkel, mennyi időre kölcsönöz a levéltár, szállítás, az átadás és átvétel módja, állapot-ellenőrzés, kiállítási körülmények meghatározása és ellenőrzése). Az állományvédelmi koncepció és stratégia kialakítása minden levéltárban fontos feladat, a dokumentumok nagysága, részletezettsége és a feladatok tekintetében azonban nagy különbségek lehetnek közöttük. Ez függ a levéltár körülményeitől, felszereltségétől és nagyságától, valamint az általa őrzött anyag összetételétől. Meg kell jegyezni, hogy a fent tárgyalt fogalmak és a mögöttük rejlő tartalom még kialakulóban van hazánkban. A Magyar Országos Levéltárban például állomány- védelmi program név alatt kidolgoztak egy 5 évre szóló dokumentumot, amely egyaránt magában foglalja a koncepciót és stratégiát, és amelyhez minden évben új intézkedési terv készül. Az első ötéves ciklus végéhez közeledve le kell vonni a tapasztalatokat, és szét kell választani a koncepciót a stratégiától. Az állományvédelmi koncepció, vagyis a célok megfogalmazása az első lépés, hiszen célok, alapelvek nélkül nem lehet megalapozott tervet készíteni. Az egységes állományvédelmi stratégia mellett azonban több kisebb terv is készül, amelyek egy-egy szőkébb területre, illetve problémára koncentrálnak. Ilyenek például a tűzvédelmi terv, a katasztrófa- és menekítési tervek vagy a másolatkészítési terv. A stratégia kidolgozásához azonban sok levéltár esetében nem áll rendelkezésre elegendő információ a levéltári anyag vagy a raktárak állapotáról, a kockázati tényezőkről stb. Ilyen esetben a szükséges felmérések és vizsgálatok elvégzése az első lépés. 6.3.3. Állapotfelmérés statisztikai módszerrel A felmérés célja egy átfogó kép kialakítása a gyűjtemény állapotáról, a leggyakoribb károsodási típusok és azok mértékének meghatározása. Mivel egy levéltár állományának laponkénti vizsgálata rendkívül idő- és munkaigényes feladat lenne, ennek elvégzésére nincs reális esély. A gyűjtemény fizikai, kémiai állapotának ismerete azonban elengedhetetlen a hosszú távú állományvédelmi tervezéshez, ezért statisztikai módszeren alapuló állapotfelmérési eljárásokat fejlesztettek ki. Az eljárások lényege, hogy statisztikai módszerrel viszonylag kis számú, de a teljes gyűjteményt jól reprezentáló mintát választ ki a felmérést végző csapat, majd ezeket a mintákat vizsgálja, az eredményeket pedig a teljes gyűjteményre vetíti. A gyűjteményben őrzött dokumentumok típusától (könyvek, egylapos - más néven: szálas - iratok, oklevelek, térképek) függően különböző mintakiválasztási módszerek ismertek. A Holland Nemzeti Levéltár munkatársai által kidolgozott UPAA (Universal Procedure for Archive Assessment) eljárást több ország levéltáraiban, így a Magyar Országos Levéltárban is alkalmazták.
