Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

6. Állományvédelem és reprográfia

576 * 6. Állományvédelem és reprográfia

♦ Emlékezteti a levéltári dolgozókat és a kutatókat a levéltári anyaggal kapcsolatos kötelezettségeikre.

♦ Tisztázza, hogy a levéltári anyag túlélését csak együttes erőfeszítéssel lehet megvalósítani.

♦ Mutatja, hogy a levéltári dolgozók beosztástól és munkakörtől függetlenül tudatában vannak az állományvédelmi problémák fontosságának.

♦ Közvetíti a levéltári anyagban őrzött kulturális javak megőrzésének felelősségét a társadalom felé.

Az állományvédelmi koncepció a következőket foglalja magában:

♦ Nyilatkozatot a levéltár törvény által meghatározott felelősségéről és tevékenységéről. (Ez ad tekintélyt a dokumentumnak.)

♦ A levéltár kötelezettséget vállal arra, hogy a levéltári anyag megőrzése és hosszú távú hozzáférhetősége érdekében a leginkább költséghatékony megoldásokra törekszik.

♦ Kötelezettséget fogalmaz meg a megfelelő raktározási és klimatikus körülmények megteremtésére, valamint a körülményeknek megfelelő biztonsági feltételek és eszközök biztosítására.

♦ Az intézmény megfogalmazza a jogát a kutatás korlátozására abban az esetben, ha a dokumentum állapota a mozgatástól, használattól tovább romlana.

♦ A levéltár kötelezettséget vállal arra, hogy biztosítja a másolás feltételeit a kutatók számára. Ugyanakkor a levéltári anyagot károsító másolási eljárások megtiltására jogot formál.

♦ Az intézmény kötelezettséget vállal a konzerváláshoz, restauráláshoz szükséges erőforrások biztosítására.

Az alapelvek tehát megfogalmazzák a levéltár állományvédelmi céljait. A célok

eléréséhez vezető utat az állományvédelmi stratégia dokumentuma jelöli ki.

6.3.2. Állományvédelmi stratégia és intézkedési terv

Az állományvédelmi stratégia középtávú (általában 5 éves) terveket fogalmaz meg egy-egy cél elérése érdekében. Az ebből adódó konkrét feladatokat 1-2 éves időszakra a stratégiához kapcsolt intézkedési terv részletezi. Az állományvédelmi koncepciót és stratégiát legalább 5 évente át kell tekinteni és meg kell újítani. Az intézkedési tervet pedig - az előbbiek alapján értelemszerűen - 1-2 évente újra meg kell határozni. (A stratégia és az intézkedési terv szükségességét a NKÖM- rendelet 24. §-a is megemlíti állományvédelmi terv néven.)

A fenntartható fejlődés, valamint a források hatékony elosztásának igénye elengedhetetlenné teszi a rendszerszemléletű gondolkodást, ami az állományvédelem területén is egyre nagyobb teret hódít. Ez a szemlélet egy egységes rendszer részeként kezeli a levéltári anyagot, a tárgyi feltételeket, az emberi és anyagi erőforrást, valamint a természeti környezetet, hiszen mindezek folyamatos kölcsönhatásban vannak, és végső soron a levéltári anyag állapotát együttesen határozzák