Levéltári kézikönyv (Budapest, 2009)

6. Állományvédelem és reprográfia

6.2. A levéltári anyag károsodásai ■ 569

6.2.2. A károsodások megelőzésének lehetőségei

6.2.2.1. INTÉZMÉNYI ÁLLOMÁNYVÉDELMI PROGRAM ÉS INTÉZKEDÉSI TERV, ÁLLOMÁNYVÉDELMI ISMERETEK OKTATÁSA

A levéltár törvény által előírt kötelezettségének, a levéltári anyag minél hosszabb ideig, hozzáférhető állapotban való megőrzésének teljesítése (Ltv. 3/A §) nem lehetséges intézményi állományvédelmi program és annak megvalósítását szolgáló intézkedési terv nélkül. Az állományvédelem valamilyen mértékben a levéltár minden tevékenységét érinti, ezért a levéltári munkaterveknek tartalmazniuk kell az állományvédelmi feladatok ellátását is. Az állományvédelmi stratégia kidolgozásának részleteivel a 6.3. alfejezet foglalkozik.

A rendkívül sérülékeny levéltári anyag károsodásainak megelőzéséhez vagy bizonyos esetekben legalább a károsodások mértékének csökkentéséhez elengedhetetlen, hogy a levéltár valamennyi munkatársa - a feladatkörének ellátásához szükséges tartalmú és mélységű - korszerű állományvédelmi ismeretekkel rendelkezzen, hiszen a károsodások túlnyomó része nem szándékosságból vagy hanyagságból, hanem a szükséges tudnivalók hiányából ered. Az állományvédelem a XX. század végére Magyarországon is a tananyag részévé vált a levéltári szakemberképzés valamennyi szintjén. Ez önmagában nem elég, hiszen a levéltár régi dolgozói a generációk által egymásnak átadott (gyakran nem helyes vagy idejétmúlt) módon igyekeznek megőrizni a gondjaikra bízott dokumentumokat. A korszerű, hatékony állományvédelmi ismeretek elsajátítására ismétlődően oktatást kell szervezni számukra. Az oktatás az új ismeretek átadásán túl azok begyakorlását is jelenti.

6.2.2.2. OPTIMÁLIS RAKTÁRKÖRNYEZET

A raktári környezet minőségét objektiven mérhető tényezők, értékek határozzák meg: hőmérséklet, nedvesség, megvilágítás és a belső levegő minősége. Ezekre a tényezőkre a levéltári épület környezete és maga az épület is jelentős hatást gyakorol. Az épület szerkezete és állapota határozza meg, hogyan tudja a raktárakban lévő levéltári anyagot megvédeni a külső környezet hatásaitól. A raktári tényezők nem függetlenek egymástól: például zárt helyiségben a hőmérséklet változása a relatív páratartalom ellentétes irányú megváltozását vonja maga után. Az optimális raktárkörnyezeti körülményeket tehát komplexitásukban kell kezelni.

A környezeti hőmérséklet és a légnedvesség értékeinek figyelemmel kísérésére mérőeszközöket kell elhelyezni, és a mérési eredmények kiértékelése alapján meg kell hozni a szükséges intézkedéseket a kedvezőbb körülmények biztosítására. Legjobb, ha a mérőeszköz valamilyen módon (elektronikusan vagy írószerkezet segítségével papíron) regisztrálja a mérési adatokat. Az előbbit nevezik dataloggernek (adatgyűjtőnek), amelynek memóriájából az adatok számítógépre kerülnek. Amennyiben ilyen berendezések nem állnak rendelkezésre, a kihelyezett hőmérők és lég